Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME


 

 

 

Les AIC (Articles en instance de commande) 

 

 

Lemniscat comporte un système complet de commandes fournisseur (reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Commande fournisseur de ce mode d'emploi). Cependant, il peut être utile, notamment lors de la prise de commandes, de notez "quelque part" des produits à commander sans pour autant créer une commande fournisseur spécifique (d'autant qu'il en faudrait autant que les produits à commander comportent de fournisseurs différents !).

Le module AIC permet cela en offrant une page de commande "multifournisseur" que vous pouvez alimenter automatiquement à partir des commandes client (cf. le bouton Vers AIC dans le paragraphe Lignes de détail du chapitre La fiche Commande), une fiche Produit, une ligne de produit dans la liste Produit.

A priori, il ne peut y avoir qu'une seule fiche AIC par enseigne même si, dans l'absolu, rien n'interdit d'en créer plusieurs (Lemniscat est multi-enseigne - si vous souhaitez en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Enseigne dans les préférences générales de ce mode d'emploi).

Comprenez que les produits listés dans l'AIC ne sont PAS en commande fournisseur mais en instance. Autrement dit, chacun des utilisateurs du programme a la possibilité de signaler la nécessité de commander tel ou tel produit en l'ajoutant à cette liste AIC. Ces produits peuvent appartenir à n'importe quel fournisseur (cf. ci-dessous).

 

Nota bene. Une liste AIC validée ne peut être modifiée que par les membres du groupe Administration.

 

 

La fiche AIC comporte un seule page, représentée par l'onglet :

 

Lignes de détail

 

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

 

Les champs de la fiche AIC.

Date : par défaut, Lemniscat note ici la date du jour de la création de la fiche. Mais vous pouvez la modifier comme bon vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Collaborateur : champ avec énumération non modifiable puisque cette liste d'aide à la saisie provient du fichier Collaborateurs. Ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Origine : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi), 

Total HT : total hors taxes de toutes les lignes de commande fournisseur affichées. Ce champ n'est donc pas saisissable.

Total TVA : idem.

Total TTC : idem.

Observations : zone de texte illimité pour vous permettre d'annoter le cas échéant cette fiche AIC.

 

: ce bouton permet de basculer les produits sélectionnés dans la liste en commande fournisseur (réelle, cette fois !).

Sélectionnez les produits à passer en commande fournisseur puis cliquez sur ce bouton. Lemniscat vous demande alors confirmation de cette bascule :

Lemniscat vous confirme la procédure :

 

: ce bouton permet de supprimer la fiche d'articles en instance de commande. Toutes les lignes que comporte cette fiche seront donc supprimées. Ces lignes n'ayant pas été basculées en commande fournisseur, cela n'a donc aucune incidence ni sur les commandes ni sur les stocks.

 

 

 

 

Cette page liste tous les produits qui ont été mis en instance de commande fournisseur (à partir d'une commande Client ou d'une fiche Produit, par exemple). Vous pouvez également ajouter "manuellement" autant de lignes de commande en instance que vous le souhaitez. .

Vous pouvez créer une nouvelle ligne de commande de deux façons. En cliquant sur le bouton ou bien en cliquant dans la zone des lignes de commande avec le bouton droit. Un pop-up menu apparaît alors :

Le bouton : supprime, après confirmation de votre part, la ligne de commande sélectionnée dans la liste. Attention ! Cette suppression est définitive.

 

Une fois une nouvelle ligne de commande fournisseur créée, il vous appartient de la remplir. Voici le détail des champs qui la composent :

Les champs d'une ligne d'Article en instance.

# : cette colonne présente le stock réel du produit indiqué dans la ligne. Lemniscat est multistock, ce qui signifie qu'il peut gérer plusieurs stocks différents. Ce stock réel correspond donc au total des produits que comportent les éventuels différents stocks. Pour en savoir davantage à propos des stocks, reportez-vous au chapitre Stock des préférences générales de ce mode d'emploi.

S : stock sur place. Ce stock correspond au nombre de produits que comporte le stock par défaut tel que défini pour l'enseigne en cours dans les préférences générales. Reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Enseigne des préférences générales de ce mode d'emploi.

C : nombre de produits en commande client.

F : nombre de produits en commande fournisseur.

Code produit : ce champ vous permet d'indiquer le produit à passer en commande. Saisissez les premiers caractères du code ou de la désignation du produit désiré. S'il n'existe qu'un seul produit correspondant à votre saisie, Lemniscat remplit automatiquement tous les champs de la ligne de commande (cf. ci-dessous). Si plusieurs produits correspondent à votre saisie, Lemniscat affiche alors une liste  :

Vous pouvez soit accepter le produit présélectionné en enfonçant la touche Entrée du clavier, ou bien cliquer sur le produit de votre choix ou circuler à l'intérieur de la liste à l'aide des touches Flèches haut et bas du clavier puis en enfonçant la touche Entrée une fois votre sélection atteinte.

Si vous cliquez sur le bouton Annuler (car aucun des produits listés ne vous intéresse), Lemniscat replace le curseur dans ce champ Code afin que vous procédiez à une nouvelle saisie. Si, en théorie, vous n'êtes pas obligé de sélectionner un produit pour remplir cette ligne de commande, ne pas le faire implique une absence ultérieure de tenue de stock, de statistiques, de recherches ultérieures, etc.

Désignation : si vous avez saisi le champ précédent, ce champ Désignation devrait être déjà rempli. Il s'agit d'un champ libre, autrement dit vous pouvez y saisir ce que vous voulez (seul compte, en réalité, le code produit du champ précédent). Cependant, pour une bonne gestion future, il est recommandé de laisser Lemniscat remplir cette désignation après sélection du produit.

Qté : quand vous choisissez un produit pour cette ligne de commande, Lemniscat a placé par défaut la quantité 1 dans ce champ. Vous pouvez, bien entendu, modifier cette quantité.

Fournisseur : ce champ est automatiquement complété une fois que vous aurez sélectionné un produit en fonction de ce qui a été indiqué dans cette fiche Produit.

TVA : ce champ est automatiquement rempli avec les données saisies dans la fiche Produit choisi pour cette ligne de commande. Mais vous pouvez modifier ce taux de TVA comme bon vous semble.

Prix unité : idem champ précédent. Il s'agit ici du prix d'achat HT tel qu'indiqué dans la fiche Produit.

Total : ce total correspond au prix unitaire HT multiplié par la quantité indiquée.

Date : ce champ est automatiquement complété par Lemniscat avec la date du jour. Il ne peut pas être modifié.

Poids : ce champ correspond au poids unitaire du produit multiplié par la quantité indiquée.

 

Un double-clic sur l'une des lignes affichera dans une nouvelle fenêtre la fiche Produit correspondante.

Si vous tenez la touche du clavier Majuscule enfoncée tout en double-cliquant, ce sera la fiche du Fournisseur correspondant qui s'affichera dans une nouvelle fenêtre.