Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

La fiche Avoir  

 

 

Cette fiche regroupe tous les éléments concernant un avoir. Un client peut avoir un nombre illimité d'avoirs.

 

La fiche Avoir comporte 4 pages. Ces pages sont représentées par les onglets :

Nota bene. Un avoir validé ne peut être modifié que par les membres des groupes Administration et Haut niveau.

 

 

Chacun de ces onglets présente une partie basse différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

 

Les champs de la fiche Avoir.

Client : saisissez ici les premiers caractères du code du client auquel est destiné cet avoir, ou de son nom. Lemniscat retrouvera automatiquement la fiche Client correspondante. En cas de doute entre plusieurs fiches, il vous en proposera la liste. Liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner celle de votre choix. Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers ou emails qui seront dès lors préremplis avec les données du client qui sera relié à cet avoir.

Cet accès direct permet un certain nombre d'action :

 

Voir la fiche : affiche en pleine page la fiche Client de cette commande.

Créer courrier : crée un nouveau courrier avec les données du client de l'avoir. De plus, Lemniscat attache ce courrier à l'avoir. Ainsi ce courrier sera-t-il accessible aussi bien dans la fiche Client que dans la fiche Avoir.

Créer email : idem mais crée un... email.

Nota bene. Si vous créez un courrier ou un email à partir de cette fiche Avoir, vous aurez la possibilité d'utiliser les modèles de texte (confirmation de commande, par exemple) qui seront alors automatiquement complétés avec tous les éléments notés dans la fiche Avoir.

Date : par défaut, Lemniscat note ici la date du jour de la création de la fiche. Mais vous pouvez la modifier comme bon vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater.

Facturé le : A priori, ce champ est automatiquement rempli quand l'avoir est créé à partir d'une facture ou si cet avoir est créé dans la page L'onglet Règlement du Tableau de bord. Cela dit, ce champ reste modifiable par vos soins.

Collaborateur : champ avec énumération non modifiable puisque la liste d'aide à la saisie qui s'affiche provient du fichier Collaborateurs. A l'instar du champ Client, ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Nota bene. Si vous faites de la vente par correspondance ou de la vente à distance (c'est du pareil au même...), notez bien que c'est en sélectionnant le collaborateur VPC que Lemniscat comprendra qu'il s'agit d'un avoir lié à une commande  par correspondance, permettant dès lors à tous les traitements de la VPC de se dérouler normalement..

Origine : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi).

Mode de règlement : idem Origine (80 caractères). Afin que Lemniscat puisse gérer au plus fin les modes de règlement, il est souhaitable d'utiliser des notations standard : CHQ pour chèque, CB pour carte bancaire, CRT pour contre-remboursement, ESP pour espèces et ainsi de suite. Tous les champs Mode de règlement disposent d'une liste préétablie dans laquelle il est fortement conseillé de se limiter même si, dans l'absolu, rien ne vous y oblige.

Un mention spéciale pour les règlements dits "multi" (MultiCHQ et MultiCB) qui correspondent à des paiements en plusieurs fois : trois chèques ou plusieurs prélèvement CB par exemple. Si le champ Mode de règlement comporte un tel règlement multiple, il gérera automatiquement le montant de chacune des échéances : 1er règlement créé = la somme totale - 2e règlement créé : les deux règlements valent chacun la moitié de la somme totale - 3e règlement créé : les trois règlements valent chacun le tiers de la somme totale. Et ainsi de suite. De plus, Lemniscat ajoute un mois à la date du jour à chacun de ces règlements.

Référence : si cet avoir a été créé à partir d'une facture, s'inscrira dans ce champ la référence à cette facture. Néanmoins, ce champ reste libre en saisie.

Compensé TTC : Lemniscat note ici, automatiquement, la partie de l'avoir qui a été utilisé, le cas échéant, par le client. Pour en savoir davantage à cet égard, reportez-vous à la page L'onglet Règlement du Tableau de bord

Remarque : idem Origine (80 caractères). Champ libre permettant d'annoter l'avoir.

 

Total HT : numérique automatiquement complété.  Somme des montants hors taxes des lignes d'avoir créées pour cette avoir.

Total TVA : numérique automatiquement complété. Somme du montant des taxes des lignes d'avoir créées pour cette avoir.

Total TTC : numérique automatiquement complété. Somme des montants toutes taxes comprises des lignes d'avoir créées pour cette avoir.

Acompte : champ non saisissable qui reproduit, le cas échéant, l'acompte noté dans la facture originelle.

Solde dû : idem Acompte.

Points fidélité : intitulé à titre d'information. Pour en savoir davantage sur les points fidélité, reportez-vous au chapitre correspondant de la page Préférences générales de ce mode d'emploi.

 

Port : cet encadré détaille, le cas échéant, les frais de port correspondant à cet avoir. Ils reproduisent les informations notées, le cas échéant, dans la facture originelle d'où émane cet avoir. Étant entendu que cet encadré ne peut être visible que si la facture liée concerne une vente par correspondance. 

Port soumis : montant hors taxes des frais de port (auxquels s'ajoute la TVA ).

Port non soumis : montant hors taxes des frais de port (qui ne subissent pas d'ajout de TVA).

Taux TVA : taux de TVA qui s'appliquera au montant noté dans le champ Port Soumis.

Poids : ce champ, non saisissable, constitue la somme des poids des produits commandés. Il reproduit ici ce qui a été indiqué dans la fiche Facture.

 

A gauche de la fiche, sous le bouton Alertes, un seul bouton :

: après une double confirmation de votre part, efface définitivement l'avoir affiché à l'écran. Attention ! Cette suppression est vraiment définitive !

Juste sous cette colonne de boutons, une liste hiérarchique présente deux éléments :

Sont listés ici les courriers et emails créés à partir de cet avoir et qui lui sont reliés.

Nota bene. Vous pouvez accéder directement aux fiches Courrier et Email correspondantes en double-cliquant sur leur intitulé ou en effectuant un clic droit sur leur intitulé afin de faire apparaître un pop-up menu.

 

Toujours à gauche de la fiche, mais dans sa partie inférieure, 3 boîtes à cocher permettent de typer l'avoir. 

Restocké : quand vous validez un avoir, Lemniscat vous demande si vous souhaitez restocker le matériel noté dans cet avoir. SI c'est le cas, vous en resterez informé par cette case que Lemniscat coche automatiquement.. 

Validé : cette case à cocher n'est pas saisissable par vos soins. Elle sera automatiquement cochée par Lemniscat lorsque vous aurez validé cet avoir.

Soldé : si cet avoir a été utilisé en totalité par le client, cette case est automatiquement cochée par Lemniscat, vous indiquant dès lors que cet avoir n'est plus utilisable..

 

 

 

 

 

L'onglet Lignes de détail (raccourci-clavier : Ctrl-1)

Sur cette première page de la fiche Avoir sont listés les articles de l'avoir.

A priori, les lignes d'un avoir ont été automatiquement créées lors de la bascule d'une facture en avoir. Cela dit, rien ne vous interdit d'en créer de nouvelles. Vous pouvez créer une nouvelle ligne d'avoir de deux façons. En cliquant sur le bouton ou bien en cliquant dans la zone des lignes de l'avoir avec le bouton droit. Un pop-up menu apparaît alors :

Le bouton : supprime, après confirmation de votre part, la ligne d'avoir sélectionnée dans la liste. Attention ! Cette suppression est définitive.

Une fois une nouvelle ligne de commande créée, il vous appartient de la remplir.

 

Les champs d'une ligne d'avoir.

# : cette colonne présente le stock réel du produit indiqué dans la ligne. Lemniscat est multistock, ce qui signifie qu'il peut gérer plusieurs stocks différents. Ce stock réel correspond donc au total des produits que comportent les éventuels différents stocks. Pour en savoir davantage à propos des stocks, reportez-vous au chapitre Stock des préférences générales de ce mode d'emploi.

S : stock sur place. Ce stock correspond au nombre de produits que comporte le stock par défaut tel que défini pour l'enseigne en cours dans les préférences générales. Reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Enseigne des préférences générales de ce mode d'emploi.

C : nombre de produits en commande client.

F : nombre de produits en commande fournisseur.

Code produit : ce champ vous permet d'indiquer le produit à ajouter à cet avoir. Saisissez les premiers caractères du code ou de la désignation du produit désiré. S'il n'existe qu'un seul produit correspondant à votre saisie, Lemniscat remplit automatiquement tous les champs de la ligne d'avoir (cf. ci-dessous). Si plusieurs produits correspondent à votre saisie, Lemniscat affiche alors une liste des produits correspondants :

Vous pouvez soit accepter le produit présélectionné en enfonçant la touche Entrée du clavier, ou bien cliquer sur le produit de votre choix ou circuler à l'intérieur de la liste à l'aide des touches Flèches haut et bas du clavier puis en enfonçant la touche Entrée une fois votre sélection atteinte.

Si vous cliquez sur le bouton Annuler (car aucun des produits listés ne vous intéresse), Lemniscat replace le curseur dans ce champ Code afin que vous procédiez à une nouvelle saisie. Si, en théorie, vous n'êtes pas obligé de sélectionner un produit pour remplir cette ligne de commande, ne pas le faire implique une absence de tenue de stock, de statistiques, de recherches ultérieures, etc.

Désignation : si vous avez saisi le champ précédent, ce champ Désignation devrait être déjà rempli. Il s'agit d'un champ libre, autrement dit vous pouvez y saisir ce que vous voulez (seul compte, en réalité, le code produit du champ précédent). Cependant, pour une bonne gestion future, il est recommandé de laisser Lemniscat remplir cette désignation après sélection du produit.

Qté : quand vous choisissez un produit pour cette ligne d'avoir, Lemniscat place par défaut la quantité 1 dans ce champ. Vous pouvez, bien entendu, modifier cette quantité.

Remise : si vous souhaitez appliquer une remise à cette ligne d'avoir, saisissez dans ce champ le montant TTC de la remise. Lemniscat calculera automatiquement le pourcentage que ce montant induit et l'introduira dans le champ suivant.

%R : si vous avez saisi un montant dans le champ précédent, Remise, ce champ % Remise a été automatiquement rempli. Mais, en sens inverse, vous pouvez saisir dans ce champ % Remise le pourcentage de remise que vous souhaitez appliquer à cette ligne d'avoir. Lemniscat calculera automatiquement le montant de la remise TTC dans le champ précédent.

 

Remises automatiques.

Si vous souhaitez appliquer a posteriori une remise à toutes les lignes d'avoir, cliquez sur la têtière de la colonne Remise. Un pop-up menu apparaît :

 

Appliquer un taux de remise à toutes les lignes : si vous sélectionnez cet article du pop-up menu, Lemniscat vous présente une fenêtre afin que vous indiquiez le pourcentage de remise à appliquer :

Dès que vous aurez cliqué sur le bouton OK, Lemniscat vous demandera une ultime confirmation :

Ce pourcentage sera alors appliqué à toutes les lignes dont le montant HT et TTC seront automatiquement modifiés ainsi que les totaux de l'avoir.

Nota bene. Si vous indiquez un 0 comme taux de remise à appliquer, Lemniscat comprendra que vous souhaitez effacer toutes les remises des lignes de cette commande. Ce qu'il effectuera après confirmation de votre part.

 

Obtenir un total TTC à partir d'une remise : si vous avez sélectionné la 2e ligne du pop-up menu de la têtière de la colonne Remise (Obtenir un total TTC à partir d'une remise), Lemniscat vous présente une demande :

Indiquez ici le montant total TTC que vous souhaitez obtenir pour cet avoir. Lemniscat calculera automatiquement le pourcentage de chaque ligne à appliquer pour parvenir à ce total TTC :

Nota bene. Si vous indiquez un 0 comme montant à obtenir, Lemniscat comprendra que vous souhaitez appliquer une remise de 100% à  toutes les remises des lignes de cet avoir. Ce qu'il effectuera après confirmation de votre part.

TVA : ce champ est automatiquement rempli avec les données saisies dans la fiche Produit choisi pour cette ligne d'avoir. Mais vous pouvez modifier ce taux de TVA comme bon vous semble.

Prix unité : idem champ précédent.

Total : ce total correspond au prix unitaire TTC multiplié par la quantité indiquée.

Poids : ce champ indique le produit du poids unitaire multiplié par la quantité indiquée.

 

 

 

 

 

L'onglet Informations client   (raccourci-clavier : Ctrl-2)

Sur cette deuxième page de la fiche Avoir sont regroupées les adresses du client. Si la première adresse (dont les données proviennent de la facture originelle) est saisissable, vous ne pouvez pas modifier l'adresse de facturation. Elle n'est ici qu'à titre d'information.

Société : ce champ reprend le nom complet de la fiche Facture, commande ou Client selon le cas. Son intitulé comporte une petite flèche d'accès direct qui permet, à l'instar du champ Nom décrit ci-dessus, d'accéder directement à la fiche du client et de créer automatiquement un courrier ou un email préremplis avec les données du client.

Adresse : l'adresse se compose de trois lignes (voie, lieudit, etc.), d'un champ Code postal suivi, sur la même ligne, d'un champ Ville. Rappelons que vous pouvez indifféremment saisir un code postal (et obtenir automatiquement la ville correspondante) ou une ville (et obtenir le code postal). Si le code postal ou la ville saisis n'existent pas, Lemniscat vous propose alors de les créer pour des usages ultérieurs.

Pays : rubrique avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi),.

Facturation séparée : champ non saisissable et non modifiable..

Nota bene. Ces données proviennent directement de la fiche Facture qui, a priori, les tient de la fiche Client. Mais rien ne vous interdit de les modifier pour chaque avoir (cela ne modifiera en rien les adresses notées dans la fiche du client ou dans sa facture). En revanche, les numéros de téléphone du client ne sont pas modifiables et ne sont affichés ici que pour des facilités de visualisation. Si vous souhaitez les modifier, vous devez le faire directement dans la fiche du client.

Les intitulés du champ Adresse 1 comportent une petite flèche qui indique l'accès à un pop-up menu :

 

Les articles de ce menu permettent :

- de mettre à jour l'adresse en rechargeant celle notée dans la fiche du client ;

- d'effacer l'adresse notée dans l'avoir (mais celle de la fiche Client reste inchangée),

- de mettre à jour l'adresse de facturation en rechargeant celle notée dans la fiche du client ;

- d'effacer l'adresse de facturation notée dans l'avoir (mais celle de la fiche Client reste inchangée),

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Règlements  (raccourci-clavier : Ctrl-3) 

Sur cette troisième page de la fiche Avoir sont regroupés tous les règlements qui concernent cet avoir (et donc de la facture liée à cet avoir). Ces lignes de règlement ne sont ici que pour consultation. Vous ne pouvez créer de règlements que dans les fiches de commande ou de facture.

Nota bene. Un double-clic sur une ligne de règlement ouvre en pleine page la fiche de ce règlement à des fins de visualisation/modification. Vous pouvez également opérer un clic droit sur une ligne de règlement pour faire apparaître un pop-up menu et obtenir le même résultat.

 

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Observations   (raccourci-clavier : Ctrl-4)

Cette dernière page de la fiche Avoir est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

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