Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

La fiche Bon de réception fournisseur 

 

 

Cette fiche regroupe tous les éléments concernant un bon de réception. Un fournisseur peut avoir un nombre illimité de bons de réception.

Dans son principe, un bon de réception correspond à une commande fournisseur. Si votre fournisseur vous livre en plusieurs fois, autant de bons de réception nécessaires seront créés automatiquement par Lemniscat. Un bon de réception (à ne pas confondre avec le bon de livraison) vous permet de pointer les produits livrés par un fournisseur (et, ainsi, incrémenter les stocks) tandis que le bon de livraison liste, le cas échéant, les produits que vous retournez à un fournisseur (pour échange, pour avoir...) et d'en imprimer une liste jointe à votre envoi au fournisseur.

Un bon de réception permet donc de pointer les produits livrés par le fournisseur et, ainsi, d'incrémenter vos stocks. Puis, dans un second temps, une fois les quantités livrées validées dans ce bon de réception, vous pourrez y noter les prix que n'aura pas manqué de vous adresser votre fournisseur. Vous permettant dès lors d'avoir un prix d'achat pondéré (la moyenne du prix des éventuelles quantités en stock pondérée avec le prix de la quantité livrée) toujours conforme à la réalité.

Vous ne pouvez donc pas créer ex-nihilo un bon de réception. Celui-ci provient forcément de la bascule d'une commande fournisseur.

 

La fiche Bon de réception comporte 4 pages. Ces pages sont représentées par les onglets :

 

 

Nota bene. Un bon de réception validé ne peut être modifié que par les groupes Administration et Achat.

 

 

Chacun de ces onglets présente une partie basse différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

Nota bene. Un bon de réception provient forcément d'une commande fournisseur et se voit donc prérempli avec les données de celle-ci. Cependant, rien ne vous interdit d'en modifier les termes même si, ce faisant, vous risquez de perdre la cohérence entre la commande fournisseur originel et son bon de réception..

 

Les champs de la fiche Bon de réception.

Fournisseur : Le cas échéant, saisissez ici les premiers caractères du code du fournisseur auquel est destiné ce bon de réception, ou de son nom. Lemniscat retrouvera automatiquement la fiche Fournisseur correspondante. En cas de doute entre plusieurs fiches, il vous en proposera la liste. Liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner celle de votre choix. Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers ou emails qui seront dès lors préremplis avec les données du fournisseur de ce bon de réception et seront dès  lors reliés à ce bon de réception.

Cet accès direct permet un certain nombre d'action, parmi lesquelles :

 

Voir la fiche : affiche en pleine page la fiche Fournisseur de ce bon de réception.

Créer courrier : créer un nouveau courrier avec les données du fournisseur du BR. De plus, Lemniscat attache ce courrier à ce bon de réception. Ainsi, ce courrier sera-t-il aussi bien visible dans la fiche Fournisseur que dans la fiche Bon de réception.

Créer email : idem mais crée un... email.

Nota bene. Si vous créez un courrier ou un email à partir de cette fiche Bon de réception, vous aurez la possibilité d'utiliser les modèles de texte qui seront alors automatiquement complétés avec tous les éléments notés dans la fiche Bon de réception.

Date : par défaut, Lemniscat note ici la date du jour de la création de la fiche. Mais vous pouvez la modifier comme bon vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Commandé le : date de la commande fournisseur dont est issu le bon de réception. Notez la petite flèche sur l'intitulé de ce champ qui vous permet d'afficher, le cas échéant, la commande correspondant à ce bon de réception.

Facturé le : idem champ précédent mais pour l'éventuelle facture correspondant à ce bon de réception.

Collaborateur : champ avec énumération non modifiable puisque la liste d'aide à la saisie qui s'affiche provient du fichier Collaborateurs. A l'instar du champ Fournisseur, ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Origine : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi), 

Mode de règlement : idem Origine (80 caractères). Afin que Lemniscat puisse gérer au plus fin les modes de règlement, il est souhaitable d'utiliser des notations standard : CHQ pour chèque, CB pour carte bancaire, CRT pour contre-remboursement, ESP pour espèces et ainsi de suite. Tous les champs Mode de règlement disposent d'une liste préétablie dans laquelle il est fortement conseillé de se limiter même si, dans l'absolu, rien ne vous y oblige.

Un mention spéciale pour les règlements dits "multi" (MultiCHQ et MultiCB) qui correspondent à des paiements en plusieurs fois : trois chèques ou plusieurs prélèvement CB par exemple. Si le champ Mode de règlement comporte un tel règlement multiple, il gérera automatiquement le montant de chacune des échéances : 1er règlement créé = la somme totale - 2e règlement créé : les deux règlements valent chacun la moitié de la somme totale - 3e règlement créé : les trois règlements valent chacun le tiers de la somme totale. Et ainsi de suite. De plus, Lemniscat ajoute un mois à la date du jour à chacun de ces règlements.

Expédié par : idem Origine (80 caractères). Si vous notez quelque chose dans ce champ, les champs Port de cette commande apparaîtront dans la fiche, vous permettant dès lors d'indiquer le montant des éventuels frais de port qui accompagnent cette commande (cf. ci-dessous).

Remarque : idem Origine (80 caractères). Champ libre permettant d'annoter la commande..

  

Total HT : numérique automatiquement complété.  Somme des montants hors taxes des lignes créées pour ce bon de réception.

Total TVA : numérique automatiquement complété. Somme du montant des taxes des lignes créées pour ce bon de réception.

Total TTC : numérique automatiquement complété. Somme des montants toutes taxes comprises des lignes créées pour ce bon de réception.

Acompte : a priori, ce champ est automatiquement rempli quand le bon de livraison émane d'une facture ou d'une commande. Cela dit, à titre informatif, vous pouvez y noter un montant.

Solde dû : numérique automatiquement complété. Différence entre Total TTC et Acompte

Port : cet encadré détaille, le cas échéant, les frais de port annexés à la commande ou à la facture dont émane ce bon de livraison. Ils peuvent être soumis ou non à la TVA. 

Port soumis : montant hors taxes des frais de port (auxquels s'ajoute la TVA).

Port non soumis : montant hors taxes des frais de port (qui ne subissent pas d'ajout de TVA).

Taux TVA : taux de TVA qui s'applique au montant noté dans le champ Port Soumis.

 

Poids : ce champ, non saisissable, constitue la somme des poids des produits en réception. Il s'incrémente automatiquement si tant que est que le champ Poids du ou des produit(s) concerné(s) a été correctement rempli.

 

A gauche de la fiche, sous le bouton Alertes, 3 boutons :

ou

Tout livré : en cliquant sur ce bouton, Lemniscat remplira automatiquement le champ Livré (colonne rose) de chacune des lignes du bon de réception avec la quantité commandée; cela pour vous éviter de noter une à une les quantités effectivement livrées. Vous pouvez aussi, lors du pointage de la livraison, indiquer les quantités reçues ligne par ligne, ou bien utiliser ce bouton Tout livré, soit mixer les deux méthodes. Vous pouvez modifier comme vous le souhaitez ce champ Livré jusqu'à ce que le bon de réception soit validé. Dans ce cas, vous ne pourrez plus le modifier.

Valider prix : si le bon de réception a été validé, le bouton Tout livré est remplacé par le bouton Valider Prix. Une fois que vous aurez reporté les prix de chaque produit de la facture envoyée par votre fournisseur dans chacune des lignes du bon de réception, vous devrez cliquer sur ce bouton et ainsi mettre à jour le prix d'achat dans la fiche de chacun des produits concernés. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe L'onglet MAJ prix ci-dessous.

Nota bene. Le bouton Valider Prix n'est activé que si vous vous trouvez en quatrième et dernière page du bon de réception, autrement dit quand vous aurez sélectionné l'onglet MAJ Prix (cf. plus bas).

  : valide le bon de réception, incrémente le stock de chacun des produits listés, et le rend dès lors non modifiable.

  : après une double confirmation de votre part, efface définitivement le bon de réception affichée à l'écran. Attention ! Cette suppression est définitive (mais vous pourrez en créer un nouveau à partir de la commande fournisseur)!

 

Juste sous cette colonne de boutons, une liste hiérarchique présente deux éléments :

Sont présentés ici les courriers et emails créés à partir de ce bon de réception et qui lui sont reliés. Des courriers et emails qui seront également visibles sur la fiche Fournisseur.

Nota bene. Vous pouvez accéder directement aux fiches Courrier et Email correspondantes en double-cliquant sur leur intitulé ou en effectuant un clic droit sur leur intitulé afin de faire apparaître un pop-up menu.

  

Toujours à gauche de la fiche, mais dans sa partie inférieure, 1 boîte à cocher. 

Validé : cette case à cocher n'est pas saisissable par vos soins. Elle sera automatiquement cochée par Lemniscat lorsque vous aurez validé ce bon de réception.

 

 

 

 

 

L'onglet Lignes de détail (raccourci-clavier : Ctrl-1)

Sur cette première page de la fiche Bon de réception sont listés les articles du bon de réception .

A l'instar du bon de réception lui-même, les  lignes d'un bon de réception fournisseur ont été automatiquement créées lors de la bascule d'une commande en bon de réception. Dès lors, aucun champ n'est modifiable par vos soins si ce n'est la colonne Livré, matérialisée en rose, qui vous permet de noter le nombre de produits livré.

En cliquant dans la zone des lignes du bon de réception avec le bouton droit. Un pop-up menu apparaît alors, vous permettant d'accéder directement à la fiche du produit de cette ligne (ce qui équivaut à un double-clic sur la ligne) ou de supprimer cette ligne du bon de réception (ce qui équivaut à sélectionner une ligne dans la liste puis à cliquer sur le bouton ). Après confirmation de votre part, la ligne de BR sélectionnée dans la liste sera effacée Attention ! Cette suppression est définitive.

Voici le détail des champs qui composent chacune des lignes d'un bon de réception :

 

Les champs d'une ligne de BR.

# : cette colonne présente le stock réel du produit indiqué dans la ligne. Lemniscat est multistock, ce qui signifie qu'il peut gérer plusieurs stocks différents. Ce stock réel correspond donc au total des produits que comportent les éventuels différents stocks. Pour en savoir davantage à propos des stocks, reportez-vous au chapitre Stock des préférences générales de ce mode d'emploi.

S : stock sur place. Ce stock correspond au nombre de produits que comporte le stock par défaut tel que défini pour l'enseigne en cours dans les préférences générales. Reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Enseigne des préférences générales de ce mode d'emploi.

C : nombre de produits en commande client.

F : nombre de produits en commande fournisseur.

Code produit : ce champ indique le code du produit.

Désignation : ce champ indique la désignation du produit telle que notée dans la fiche Produit.

Qté : il s'agit de la quantité commandée telle que notée dans la commande fournisseur dont est issu de bon de réception.

Reste : ce champ non saisissable est le résultat de la soustraction du nombre de produits livrés tel que vous l'avez noté dans la colonne précédente (en rose) et la quantité commandée.

TVA : ce champ est automatiquement rempli avec les données saisies dans la fiche Produit choisi pour cette ligne d'avoir. Mais vous pouvez modifier ce taux de TVA comme bon vous semble.

Prix unité : idem champ précédent.

Référence : il s'agit de la référence fournisseur du produit telle que notée dans la fiche du produit concerné. Elle apparaît ici afin de vous faciliter le pointage par rapport au bon de livraison adressé par votre fournisseur et sur lequel apparaissent ses propres références de produit et non les vôtres.

 

 

 

 

 

 

L'onglet Informations fournisseur  (raccourci-clavier : Ctrl-2)

Sur cette deuxième page de ce bon de réception apparaît l'adresse du fournisseur. L' adresse (dont les données proviennent de la commande originelle) est saisissable et modifiable..

Société : ce champ reprend le nom complet de la fiche Commande ou du Fournisseur selon le cas. Son intitulé comporte une petite flèche d'accès direct qui permet, à l'instar du champ Nom décrit ci-dessus, d'accéder directement à la fiche du fournisseur et de créer automatiquement un courrier ou un email préremplis avec les données du fournisseur.

Adresse : l'adresse se compose de trois lignes (voie, lieudit, etc.), d'un champ Code postal suivi, sur la même ligne, d'un champ Ville. Rappelons que vous pouvez indifféremment saisir un code postal (et obtenir automatiquement la ville correspondante) ou une ville (et obtenir le code postal).
Si le code postal ou la ville saisis n'existent pas, Lemniscat vous propose alors de les stocker pour des usages ultérieurs.

Pays : rubrique avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi),.

Nota bene. Ces données proviennent directement de la fiche Commande ou de la fiche Fournisseur. Mais rien ne vous interdit de les modifier pour chaque avoir (cela ne modifiera en rien les adresses notées dans la fiche du fournisseur ou dans sa facture). En revanche, les numéros de téléphone du fournisseur ne sont pas modifiables et ne sont affichés ici que pour des facilités de visualisation. Si vous souhaitez les modifier, vous devez le faire directement dans la fiche du fournisseur.

 

L'intitulé du champ Adresse 1 comporte une petite flèche qui indique l'accès à un pop-up menu :

Les articles de ce menu permettent :

- de mettre à jour l'adresse en rechargeant celle notée dans la fiche du fournisseur ;

- d'effacer l'adresse notée dans le bon de livraison (mais celle de la fiche Fournisseur reste inchangée), 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Observations  (raccourci-clavier : Ctrl-3)

Cette troisième page du bon de réception est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

 

L'onglet MAJ Prix  

Vous ne pouvez accéder à cette dernière page d'un bon de réception que si celui-ci a été validé. En effet, cette page MAJ Prix vous permet d'indiquer la tarif facturé par votre fournisseur pour cette commande. Or, cette facture fournisseur ne peut logiquement exister que si les produits vous ont été livrés. CQFD.

Les colonnes de cette liste diffèrent quelque peu de celles qui apparaissent en première page du bon de réception. Deux nouvelles colonnes sont apparues :

Prix actuel : ce champ, non saisissable, indique le prix d'achat actuel du produit concerné. Il vous donne ainsi une indication sur la précédente facturation dudit produit et peut, le cas échéant, vous permettre de déceler une anomalie.

Prix unité : c'est le seul champ saisissable de cette liste. Indiquez ici le prix hors taxes du produit tel que facturé par votre fournisseur. Une fois que vous aurez complété ce nouveau prix pour chacun des produits de la liste, vous devrez alors cliquer sur le bouton Valider Prix qui est apparu en haut et à gauche de ce bon de réception.

Nota bene. Si vous cliquez sur ce bouton Valider prix pour... valider la saisie des prix d'achat des produits listés dans ce bon de réception, Lemniscat ne prendra en compte que les lignes où un nouveau prix a été indiqué, laissant telle quelle les lignes dont le prix à l'unité est à 0. Autrement dit, vous pouvez utiliser autant de fois que vous le souhaitez ce bouton Valider Prix pour mettre à jour les tarifs, Lemniscat saura faire la différence entre ceux qui ont déjà été mis à jour et les autres.

 

Lemniscat pondère les prix d'achat hors taxes de la façon suivante :

prix d'achat hors taxes tel qu'indiqué dans la fiche Produit multiplié par le nombre de produits existants

+

prix d'achat hors taxes tels qu'indiqué dans ce bon de réception multiplié par le nombre de produits livrés

Le tout divisé par le nombre total de produits (existants + nouveaux).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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