Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 
 

 

     

     

     

     

     

     

     

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La fiche Client  

 

 

Tout nouveau client créé est considéré comme prospect jusqu'à ce qu'une commande, une facture, un avoir ou un bon de livraison ne soient créés, ou jusqu'à ce que vous décidiez de le passer en client définitif. Les prospects bénéficient d'une codification spéciale (pour en savoir davantage sur les codes, reportez-vous au paragraphe Le Bouton Code du chapitre Introduction de ce mode d'emploi). 

 

 

La fiche Client comporte plusieurs pages représentées par les onglets :

 

 

Chacun de ces onglets présente une partie basse différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

 

Les champs de la fiche Client.

Créé le : Il s'agit de la date de création du client. Par défaut, Lemniscat note ici la date du jour. Mais vous pouvez la modifier comme bon vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Civilité : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. le paragraphe Les énumérations dans le chapitre Introduction du mode d'emploi),

Né(e) le : exceptionnellement (par rapport aux autres champs Date), les dates de naissance doivent être saisies avec 4 chiffres pour l'année. Mais comme toujours, ne saisissez que les chiffres qui composent cette date sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater.

Nom : champ libre (40 caractères). Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers et emails qui seront dès lors préremplis avec les données de cette fiche Client. Cf. le chapitre Les accès direct de l'introduction de ce mode d'emploi. 

Prénom : Si vous saisissez dans ce champ une valeur non incluse dans le fichier Prénoms, Lemniscat vous proposera de la créer afin qu'elle soit enregistrée pour d'autres usages ultérieurs. Si Lemniscat trouve plusieurs prénoms qui correspondent au début de mot que vous avez saisi, il vous proposera une liste correspondante dans laquelle vous pourrez choisir le prénom souhaité. Si vous voulez forcer une création de prénom, cliquez sur le bouton Annuler de cette liste. Lemniscat vous proposera alors sa création. 

Société : par défaut, Lemniscat remplit ce champ sous la forme Nom + Prénom. Mais rien ne vous interdit de le modifier.

Analytique : idem Civilité.

Email : champ libre (255 caractères). Ce champ bénéficie du même accès direct que le champ Nom vu ci-dessus.

Points fidélité : si dans les Préférences générales vous avez sélectionné l'utilisation des points fidélités (un système qui permet aux clients de bénéficier d'un compte de points de remise sur les achats futurs), ces points seront notés ici. Le 2e champ, à droite de celui-ci, indique si une partie de ces points fidélité sont en cours d'utilisation dans une commande non validée. Pour en savoir davantage sur les points fidélité, reportez-vous au chapitre correspondant de la page Préférences générales de ce mode d'emploi.

Adresse : l'adresse se compose de trois lignes (voie, lieudit, etc.), d'un champ Code postal suivi, sur la même ligne, d'un champ Ville. Rappelons que vous pouvez indifféremment saisir un code postal (et obtenir automatiquement la ville correspondante) ou une ville (et obtenir le code postal).
Si le code postal ou la ville saisis n'existent pas, Lemniscat vous propose alors de les stocker pour des usages ultérieurs.

Nota bene. Les trois lignes d'adresse bénéficient d'une aide à la saisie. Reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Quelques règles de saisie dans l'introduction de ce mode d'emploi. 

Cette adresse est considérée par défaut comme celle d'une livraison, Lemniscat étant aussi conçu pour les entreprises de ventes par correspondance. C'est pourquoi une deuxième adresse s'y ajoute, celle de facturation. Si vous n'êtes pas dans le cas d'une VPC, considérez cette adresse "de livraison" comme l'adresse principale du client.

Pays : idem Civilité.

Tél. fixe : ne formatez pas les numéros de téléphone mais saisissez directement, sans caractères séparateurs, tous les chiffres qui le composent. Exemple : 0123456789.

Tél. mobile : idem Tél. fixe.

Fax : idem Tél. fixe.

Origine : idem Civilité.

Profession : idem Civilité.

Tél. facturation  : idem Tél. fixe.

Facturation séparée : Si le client dispose d'une deuxième adresse postale, vous pouvez utiliser les champs facturation qui suivent pour la noter ; le premier champ permet de noter l'éventuel nom de facturation (si différent du nom du client)

Adresse facturation : idem Adresse de livraison.

N° SS : saisissez les caractères du numéro de sécurité sociale sans aucun caractère séparateur. Lemniscat le formatera. De la même façon, Lemniscat calcule automatiquement la clef.

Taux de remise globale : certains clients peuvent bénéficier d'une remise globale sur leur devis - commandes - factures. Si c'est le cas, indiquez dans ce champ le pourcentage de cette remise.

Nota bene. Cette remise ne s'appliquera pas automatiquement lors de la création des devis - commandes - factures. Vous devrez le spécifier dans ces fiches au moment de leur création grâce au pop-up menu d'accès direct sur l'intitulé du nom du client.. Reportez-vous, le cas échéant, aux pages Devis - Commande - Facture de ce mode d'emploi. 

Si lors d'une commande internet, une promotion spéciale avec remise a été prévue (cf. le paragraphe Promotions VPC dans le chapitre Enseigne des préférences générales de ce mode d'emploi). et que celle-ci se montre supérieure à la remise globale notée dans la fiche Client, c'est cette promotion qui sera prise en compte car plus favorable au client.

Stop pub mail : si vous procédez à des envois en nombre et que certains destinataires ne souhaitent pas (ou plus) recevoir ces mailings, cochez cette case qui neutralisera ce client lors des prochains envois. 

Bloqué : un client peut être bloqué pour de nombreuses raisons : incident de paiement, adresse erronée, etc. Si cette case est cochée, en cas de nouvelles commande ou facture, Lemniscat vous préviendra que ce client est bloqué. Notez bien que cela n'interdit en rien la création de commandes ou de factures pour ce client.

 

La partie gauche de la fiche constitue l'historique du client. Il vous suffit de cliquer sur l'un de ces intitulés (commande, facture, bon de livraison, etc.) pour que la liste complète des éléments correspondants s'affiche :

 

 

Nota bene. Les statistiques ne sont visibles que par les membres des groupes Administration, Haut niveau et Achat. Par ailleurs, la mise à jour de ces statistiques est effectuée par l'administrateur dans la partie Administration. Pour en savoir davantage sur ces mises à jour, reportez-vous au chapitre L'Onglet Administration du Tableau de bord de ce mode d'emploi. 

 

En cliquant sur l'une des lignes de cet historique, vous en ferez apparaître le détail dans la partie droite de la fiche Client (cf. plus bas le paragraphe consacré à l'onglet Historique).

Par ailleurs, cette liste d'historique, à gauche de la page, offre plusieurs fonctions :

  • un double-clic sur une ligne de commande devis, courrier, etc., entraîne son affichage en pleine page

  • un clic droit sur l'un des intitulés (Commande - Facture - BL...)  permet de créer une nouvelle commande, facture, etc., qui aura la particularité d'être préremplie avec le code et les coordonnées du client en question. Apparaît alors un pop-up menu :

A noter également l'intitulé GED (gestion électronique de documents) qui permet, grâce à un pop-up menu qui apparaît si vous cliquez avec le bouton droit de la souris :

sur l'intitulé GED : 

- d'afficher dans une fenêtre standard du système d’exploitation le dossier des documents stockés pour ce client s'il en existe ou bien le dossier GED_Lemniscat ;

- d'ajouter un fichier stocké sur le disque dur (ou sur tout autre support ou encore via le réseau local) au dossier GED de ce client.

 

sur l'intitulé d'un document stocké : 

- de sélectionner le fichier correspondant dans une fenêtre standard du système d’exploitation ;

- d'ouvrir dans l'application idoine ce même fichier (si cette application est installée sur votre machine : Word, Excel, PDF reader, etc.) ;

- de créer un email destiné à ce client avec, en pièce jointe, le fichier sélectionné.

 

Ces documents sont stockés dans un dossier intitulé au n° de code interne du client, lui-même placé dans le dossier GED_Lemniscat .. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous à la description de l'onglet GED des préférences générales de ce mode d'emploi.

Nota bene. Cet intitulé GED, dans l'historique de la fiche Client, n'apparaît que si vous avez autorisé la GED dans les préférences générales.

 

 

 

Le champ Photo.

Au centre de la fiche Client, en première page, une zone grisée indique l'emplacement de la photo qui accompagne éventuellement ce client.

En cliquant sur cette zone d'image, vous parvenez à la page Photo de la fiche Client. Cette page ne comporte qu'un seul champ dans lequel vous allez pouvoir insérer l'image de votre choix. Pour ce faire, cliquez dans la zone d'image avec le bouton droit de la souris (un clic gauche vous ramènerait à la page de la fiche Client ou vous trouviez précédemment). 

Nota bene. le traitement des photos décrit ci-dessous ne peut être utilisé que si la GED a été activée dans les préférences générales.

Un pop-up menu apparaît :

Copier : copie dans le presse-papier l'image qui se situe dans la zone Image.

Coller : colle dans la zone Image ce qui se trouve dans le presse-papier (si son format est compatible...)

Effacer : efface l'image qui se trouve dans la zone Image mais supprime également le fichier Image stocké sur votre disque dur. Attention ! Cette suppression est définitive !

Exporter l'image : si une image a été collée dans la zone Image, elle est alors stockée au format jpg dans le dossier Clients de la GED.

Importer une image : vous pouvez importer une image à partir de votre disque dur. L'image est alors copiée dans le dossier Clients de la GED puis le programme vous propose d'effacer le document originel (celui que vous avez sélectionné sur votre disque dur). Par défaut, Lemniscat ouvre le dossier indiqué dans le champ Chemin d'accès aux documents paramétré dans le Profil utilisateur.

Nota bene. Lemniscat ne reconnaît que les images au format jpg..

Les articles du menu Image qui suivent ne concernent que le formatage de l'image dans la fiche Client. Comprenez bien que l'image n'est pas modifiée en tant que telle (sur le disque dur) mais uniquement formatée dans la fiche Client.

Tronqué :  si l'image dépasse les limites de la zone Image, ses bords ne sont pas affichés.

Centrée : l'image est placée au centre de la zone Image.

Non tronqué : l'image est calibrée pour correspondre aux dimensions de la zone Image. L'image peut donc apparaître déformée.

Proportionnel : l'image est réduite proportionnellement pour correspondre au format de la zone Image.

Sur fond : non implémenté.

Mosaïque : l'image est répliquée autant de fois que nécessaire pour remplir la zone Image.

Nota bene. En cliquant n'importe où dans cette zone image, cette fois avec le bouton gauche de la souris, vous revenez à la page de la fiche Client où vous vous trouviez précédemment.

 

 

  

 

L'onglet Résumé  (raccourci-clavier : Ctrl-1)

Sur cette première page de la fiche Client, la partie inférieure droite est réservée à l'affichage en détail des commande, devis, courriers, etc., sélectionnés dans la liste de gauche. Évitant dès lors d'avoir à ouvrir en pleine page lesdites fiches pour une simple consultation :

Nota bene. Un simple clic dans cet espace Résumé ouvre l'élément sélectionné en pleine page (commande, devis, etc.).

 

 

L'onglet Règlements (raccourci-clavier : Ctrl-2) 

Sur cette deuxième page sont regroupées tous les règlements qui concernent le client. Ces lignes de règlement ne sont ici que pour consultation. Vous ne pouvez créer de règlements que dans les fiches de commande ou de facture.

Nota bene. Un double-clic sur une ligne de règlement ouvre en pleine page la fiche de ce règlement à des fins de visualisation/modification. Vous pouvez également opérer un clic droit sur une ligne de règlement pour obtenir le même résultat.

 

 

 

 

 

 

L'onglet Observations  (raccourci-clavier : Ctrl-3)

Cette troisième page de la fiche Client est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.