Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

La fiche Commande fournisseur  

 

 

Cette fiche regroupe tous les éléments concernant une commande. Un fournisseur peut avoir un nombre illimité de commandes.

 

La fiche Commande comporte 3 pages. Ces pages sont représentées par les onglets :

 

 

Nota bene. Une commande fournisseur  validée ne peut être modifiée que par les membres du groupe Administration.

 

Chacun de ces onglets présente une partie basse différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

 

Les champs de la fiche Commande fournisseur.

Fournisseur : saisissez ici les premiers caractères du code du fournisseur auquel est destiné cette commande, ou de son nom. Lemniscat retrouvera automatiquement la fiche Fournisseur correspondante. En cas de doute entre plusieurs fiches, il vous en proposera la liste. Liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner celle de votre choix. Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers ou emails qui seront dès lors préremplis avec les données du fournisseur de cette fiche Commande et seront dès  lors reliés à cette commande.

L'article Passer commande par email permet de copier la commande dans un email afin de l'envoyer directement au fournisseur. Cet article est actif si vous êtes en mode écriture et si vous n'avez pas déjà passé cette commande par email. Le cas échéant, vous pouvez forcer un nouvel envoi par email en mettrant à 0 la date du champ Envoyée par email.

Nota bene. Par défaut, Lemniscat recherche le modèle d'email.que vous avez indiqué dans la fiche Enseigne. S'il n'en trouve pas, il choisira le modèle d'entête précisé dans la même fiche Enseigne. S'il n'y en a pas non plus, la procédure d'envoi par email est annulée.

Date : par défaut, Lemniscat note ici la date du jour de la création de la fiche. Mais vous pouvez la modifier comme bn vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Envoyée par email : si vous avez envoyé cette commande par email (cf. ci-dessus), ce champ sera automatiquement rempli avec la date du jour d'envoi de l'email. Vous pouvez, le cas échéant, remettre cette date à 0 pour procéder à un nouvel envoi de la commande par email.

A livrer le : idem Date de création.

Date BL : même si rien ne vous interdit de saisir vous-même la date du bon de livraison attaché à cette commande, elle est normalement remplie automatiquement par le programme lors de la création du BL (cf. ci-dessous). Notez la petite flèche de l'accès direct, à la droite de l'intitulé du champ, qui vous permettra, si le BL existe, de l'afficher directement en pleine page sans avoir à le rechercher.

Date BR : idem Date BL si ce n'est que cela concerne le bon de réception lié à cette commande fournisseur.

Collaborateur : champ avec énumération non modifiable puisque la liste d'aide à la saisie qui s'affiche provient du fichier Collaborateurs. A l'instar du champ Fournisseur, ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Origine : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi), 

Mode de règlement : idem Origine (80 caractères).  Afin que Lemniscat puisse gérer au plus fin les modes de règlement, il est souhaitable d'utiliser des notations standard : CHQ pour chèque, CB pour carte bancaire, CRT pour contre-remboursement, ESP pour espèces et ainsi de suite. Tous les champs Mode de règlement disposent d'une liste préétablie dans laquelle il est fortement conseillé de se limiter même si, dans l'absolu, rien ne vous y oblige.

Un mention spéciale pour les règlements dits "multi" (MultiCHQ et MultiCB) qui correspondent à des paiements en plusieurs fois : trois chèques ou plusieurs prélèvement CB par exemple. Si le champ Mode de règlement comporte un tel règlement multiple, il gérera automatiquement le montant de chacune des échéances : 1er règlement créé = la somme totale - 2e règlement créé : les deux règlements valent chacun la moitié de la somme totale - 3e règlement créé : les trois règlements valent chacun le tiers de la somme totale. Et ainsi de suite. De plus, Lemniscat ajoute un mois à la date du jour à chacun de ces règlements.

Expédié par : idem Origine (80 caractères). Si vous notez quelque chose dans ce champ, les champs Port de cette commande apparaîtront dans la fiche, vous permettant dès lors d'indiquer le montant des éventuels frais de port qui accompagnent cette commande (cf. ci-dessous).

Remarque : idem Origine (80 caractères). Champ libre permettant d'annoter la commande..

 

Total HT : numérique automatiquement complété.  Somme des montants hors taxes des lignes de commande créées pour cette commande.

Total TVA : numérique automatiquement complété. Somme du montant des taxes des lignes de commande créées pour cette commande.

Total TTC : numérique automatiquement complété. Somme des montants toutes taxes comprises des lignes de commande créées pour cette commande.

Acompte : numérique. Notez ici l'acompte éventuel versé . Il sera recopié dans la facture future.

Solde dû : numérique automatiquement complété. Différence entre Total TTC et Acompte

Port : cet encadré détaille, le cas échéant, les frais de port annexés à cette commande. Ils peuvent être soumis ou non à la TVA. Par défaut, si vous remplissez le champ Soumis, Lemniscat indique un taux de TVA équivalent à la TVA par défaut telle qu'indiquée dans les Préférences générales du programme. Mais rien ne vous interdit de le modifier à votre gré...

Port soumis : montant hors taxes des frais de port (auxquels s'ajoutera la TVA dans le montant total de la commande).

Port non soumis : montant hors taxes des frais de port (qui ne subiront pas d'ajout de TVA - celle-ci ne doit donc pas être notée).

Taux TVA : taux de TVA qui s'applique au montant noté dans le champ Port Soumis.

 

Poids : ce champ, non saisissable, constitue la somme des poids des produits commandés. Il s'incrémente automatiquement si tant que est que le champ Poids du ou des produit(s) concernés a été correctement rempli.

 

A gauche de la fiche, sous le bouton Alertes, quatre boutons :

: bascule la commande en bon de réception. Notez bien que cela n'interfère en rien sur la commande elle-même qui n'est pas modifiée. Après confirmation de votre part, Lemniscat crée un BR qui reprend les termes de ladite commande puis l'affiche à l'écran en pleine page afin de vous permettre, le cas échéant, de la modifier. Pour en savoir davantage sur les bons de réception, reportez-vous au chapitre La Fiche BR fournisseur de ce mode d'emploi.

: bascule la commande en bon de livraison. Après confirmation de votre part, Lemniscat crée un BL qui reprend les termes de ladite commande puis l'affiche à l'écran en pleine page afin de vous permettre, le cas échéant, de la modifier. Pour en savoir davantage sur les bons de livraison, reportez-vous au chapitre La Fiche BL fournisseur de ce mode d'emploi.

: ce bouton n'est actif que si la commande fournisseur n'a pas été validée. Si vous cliquez sur ce bouton MAJ Prix d'achat, Lemniscat note dans chacune des lignes de la commande le prix d'achat HT indiqué dans la fiche produit (prix d'achat HT pondéré) à des fins de visualisation/vérification. Mais cela ne modifie en rien lesdits prix d'achat des produits. 

  : après une double confirmation de votre part, efface définitivement la commande affichée à l'écran. Attention ! Cette suppression est vraiment définitive !

 

Juste sous cette colonne de boutons, une liste hiérarchique présente deux éléments :

Sont présentés ici les courriers et emails créés à partir de cette commande et qui lui sont reliés (cf. ci-dessous le paragraphe sur le champ Nom). Des courriers et emails qui seront également visibles sur la fiche Fournisseur.

Nota bene. Vous pouvez accéder directement aux fiches Courrier et Email correspondantes en double-cliquant sur leur intitulé ou en effectuant un clic droit sur leur intitulé afin de faire apparaître un pop-up menu.

  

Toujours à gauche de la fiche, mais dans sa partie inférieure, 3 boîtes à cocher permettent de typer la commande. 

Validée : cette case à cocher n'est pas saisissable par vos soins. Elle sera automatiquement cochée par Lemniscat lorsque vous aurez validé la commande ou le bon de réception correspondant à cette commande.

Commande auto : cette case à cocher n'est pas saisissable par vos soins. Elle sera automatiquement cochée par Lemniscat si cette commande émane d'une AIC (Articles en Instance de Commande). 

Ne pas impacter : si vous ne souhaitez pas que cette commande fournisseur incrémente le compteur des fiches Produit correspondant à chacune des lignes de cette commande, cochez cette case. La commande fournisseur sera donc transparente question gestion des stocks.. A manipuler avec précaution, donc.

 

 

 

 

 

 

L'onglet Lignes de détail (raccourci-clavier : Ctrl-1)

Sur cette première page de la fiche Commande fournisseur sont listés les articles de la commande.

Vous pouvez créer une nouvelle ligne de commande de deux façons. En cliquant sur le bouton ou bien en cliquant dans la zone des lignes de commande avec le bouton droit. Un pop-up menu apparaît alors :

Le bouton : supprime, après confirmation de votre part, la ligne de commande sélectionné" dans la liste. Attention ! Cette suppression est définitive.

 

Une fois une nouvelle ligne de commande créée, il vous appartient de la remplir. Voici le détail des champs qui la composent :

Les champs d'une ligne de commande.

# : cette colonne présente le stock réel du produit indiqué dans la ligne. Lemniscat est multistock, ce qui signifie qu'il peut gérer plusieurs stocks différents. Ce stock réel correspond donc au total des produits que comportent les éventuels différents stocks. Pour en savoir davantage à propos des stocks, reportez-vous au chapitre Stock des préférences générales de ce mode d'emploi.

S : stock sur place. Ce stock correspond au nombre de produits que comporte le stock par défaut tel que défini pour l'enseigne en cours dans les préférences générales. Reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Enseigne des préférences générales de ce mode d'emploi.

C : nombre de produits en commande client.

F : nombre de produits en commande fournisseur.

Code produit : ce champ vous permet d'indiquer le produit à passer en commande. Saisissez les premiers caractères du code ou de la désignation du produit désiré. S'il n'existe qu'un seul produit correspondant à votre saisie, Lemniscat remplit automatiquement tous les champs de la ligne de commande (cf. ci-dessous). Si plusieurs produits correspondent à votre saisie, Lemniscat affiche alors une liste des produits correspondants :

Vous pouvez soit accepter le produit présélectionné en enfonçant la touche Entrée du clavier, ou bien cliquer sur le produit de votre choix ou circuler à l'intérieur de la liste à l'aide des touches flèches haut et bas puis en enfonçant la touche Entrée une fois votre sélection atteinte.

Si vous cliquez sur le bouton Annuler (car aucun des produits listés ne vous intéresse), Lemniscat replace le curseur dans ce champ Code afin que vous procédiez à une nouvelle saisie. Si, en théorie, vous n'êtes pas obligé de sélectionner un produit pour remplir cette ligne de commande, ne pas le faire implique une absence de tenue de stock, de statistiques, de recherches ultérieures, etc.

Nota bene. Par défaut, Lemniscat cherche uniquement dans les produits référencés chez ce fournisseur. Si pour une raison ou une autre vous souhaitez faire une recherche dans tous les produits, ajoutez un astérisque (*) à la fin de votre saisie. Par exemple : GEL*.

  

Désignation : si vous avez saisi le champ précédent, ce champ Désignation devrait être déjà remplie. Il s'agit d'un champ libre, autrement dit vous pouvez y saisir ce que vous voulez (seul compte, en réalité, le code produit du champ précédent). Cependant, pour une bonne gestion future, il est recommandé de laisser Lemniscat remplir cette désignation après sélection du produit.

Qté : quand vous choisissez un produit pour cette ligne de commande, Lemniscat place par défaut la quantité 1 dans ce champ. Vous pouvez, bien entendu, modifier cette quantité.

Livré : ce champ non saisissable vous indique combien de produits ont déjà été livrée sur la quantité commandée en se référant aux bons de réception liés à cette commande.

Reste : ce champ non saisissable fait la différence entre la quantité de produits commandée et ce qui a été livré (autrement dit : le reste à livrer).

TVA : ce champ est automatiquement rempli avec les données saisies dans la fiche Produit choisi pour cette ligne de commande. Mais vous pouvez modifier ce taux de TVA comme bon vous semble.

Prix unité : idem champ précédent.

Total : ce total correspond au prix unitaire TTC multiplié par la quantité indiqué.

Poids : ce champ n'est pas saisissable et correspond au poids unitaire de chacun des produits inscrits dans les lignes de commande, multiplié par la quantité commandée.

 

 

 

 

 

 

L'onglet Informations fournisseur  (raccourci-clavier : Ctrl-2)

Sur cette deuxième page de cette fiche Commande sont regroupées les coordonnées du fournisseur :

Société : ce champ reprend le nom complet de la fiche Fournisseur. Son intitulé comporte une petite flèche d'accès direct qui permet, à l'instar du champ Nom décrit ci-dessus, d'accéder directement à la fiche du fournisseur et de créer automatiquement un courrier ou un email préremplis avec les données du fournisseur.

Adresse : l'adresse se compose de trois lignes (voie, lieudit, etc.), d'un champ Code postal suivi, sur la même ligne, d'un champ Ville. Rappelons que vous pouvez indifféremment saisir un code postal (et obtenir automatiquement la ville correspondante) ou une ville (et obtenir le code postal).
Si le code postal ou la ville saisis n'existent pas, Lemniscat vous propose alors de les stocker pour des usages ultérieurs.

Pays : rubrique avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi),.

Facturation séparée : idem ci-dessus.

Nota bene. Ces données proviennent directement de la fiche Fournisseur. Mais rien ne vous interdit de les modifier pour chaque commande (cela ne modifiera en rien les adresses notées dans la fiche du fournisseur). En revanche, les numéros de téléphone du client ne sont pas modifiables et ne sont affichés ici que pour des facilités de visualisation. Si vous souhaitez les modifier, vous devez le faire directement dans la fiche du fournisseur.

 

Les intitulés des champs Adresse 1 comportent une petite flèche qui indique l'accès à un pop-up menu :

Les articles de ce menu permettent :

- de mettre à jour l'adresse en rechargeant celle notée dans la fiche du fournisseur;

- d'effacer l'adresse notée dans la commande (mais celle de la fiche Fournisseur reste inchangée) ;

 

 

 

 

 

 

L'onglet Observations  (raccourci-clavier : Ctrl-3)

Cette dernière page de la fiche Commande est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

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