Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

La fiche Courrier  

 

 

Lemniscat dispose d'un programme complet de traitement de texte. Vous pouvez y écrire vos courriers bien sûr mais aussi concevoir des lettres-types (modèles de texte). Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au chapitre Les Modèles de texte de ce mode d'emploi. .

 

 

Pour créer un courrier, vous devez vous placer sur l'onglet Courrier du Tableau de bord.

Dans le menu Sélection, sélectionnez l'article Créer un courrier (ou utilisez le bouton droit de votre souris pour faire apparaître un menu contextuel) :

Vous pouvez également utiliser le menu Courrier qui s'est ajouté à la barre de menus :

Une fiche Courrier vierge s'ouvre en pleine page qui se compose d'un certain nombre de champs détaillés ci-dessous :

Les champs de la fiche Courrier.

Date de création : Lemniscat indique la date du jour par défaut mais vous pouvez, bien sûr, la modifier comme bon vous semble. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Titre : par défaut, un titre est proposé par Lemniscat mais vous pouvez saisir le texte de votre choix (jusqu'à 80 caractères).

Destinataire : si ce courrier est destiné à une personne référencée dans Lemniscat (client, fournisseur, collaborateur, etc.), saisissez ici les premières lettres de son nom ou son code. Au fur et à mesure de votre saisie, Lemniscat procédera à une recherche successivement dans les tables (fichiers) Clients - Fournisseur - Collaborateur - Contact. 

Si la personne que vous cherchez se trouve dans la liste, cliquez sur son nom (vous pouvez également circuler dans cette liste avec les touches Flèches du clavier puis valider votre choix en enfonçant la touche Retour chariot ou Entrée.

Posté : cette case, si cochée, marque votre courrier comme "posté". De fait, une fois que vous aurez validé ce courrier posté en cliquant sur le bouton OK de la fiche, les références qu'il contient seront figés et ne reflèteront plus d'éventuels modifications futures. Par exemple, si ce courrier posté contient une référence avec l'adresse du destinataire, et si vous modifiez par la suite cette adresse, elle ne sera pas mise à jour.

 

Courrier lié : afin d'ordonner vos courriers, il est loisible de systématiquement lier un courrier à un client, à un fournisseur, à une commande, etc. Ainsi, sur le Tableau de bord, quand vous sélectionnerez l'un de ces fichiers dans la recherche des courriers, ceux-ci seront naturellement regroupés par catégorie. Pour lier un courrier, sélectionnez dans le menu déroulant le fichier auquel appartient le courrier :

.

Si vous avez sélectionné Commande, Devis, etc., vous pouvez saisir le nom du client de cette commande, de ce devis ou bien le code de la commande ou du devis par exemple. Si le client saisi possède plusieurs commandes (ou devis...), le programme vous proposera une liste de commandes (ou de devis...) dans laquelle vous pourrez sélectionner celui de votre choix.

Si vous n'indiquez rien dans cette zone de saisie, le courrier n'en sera pas moins rangé dans le dossier choisi (client, commande, devis, fournisseur, etc.).

 

Les dossiers.

Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez l'article correspondant dans le pop-up menu. Lemniscat vous demande alors de donner un nom à ce nouveau dossier.

Pour effacer un dossier créé par vous, sélectionnez-le dans la liste tout en gardant la touche Majuscule de votre clavier enfoncée. Après confirmation de votre part, le dossier sera effacé et tous les courriers appartenant à ce dossier en seront automatiquement déliés.

Si vous souhaitez modifier le nom d'un dossier préalablement créé, vous pourrez le faire au niveau du Tableau de bord en cliquant du bouton droit sur son intitulé (cf. le chapitre L'onglet Courriers du Tableau de bord de ce mode d'emploi).

 

Il ne vous reste plus qu'à utiliser le traitement de texte intégré pour rédiger votre courrier en vous aidant, au besoin, des modèles de texte préalablement créés. Pour en savoir davantage sur la création de modèles, reportez-vous au chapitre les Modèles de texte dans ce mode d'emploi. 

 

 

 

A l'instar des emails, les courriers bénéficient de modèles de texte. Il suffit de sélectionner l'un de ces modèles dans le menu déroulant prévu à cet effet pour qu'une copie du modèle sélectionné s'inscrive dans la page.

Attention ! A l'exception notable du modèle _entête courrier, l'insertion d'un modèle efface la totalité du texte déjà présent dans le courrier.

Notez que le premier rang de la liste correspond aux groupes de modèles que vous avez créés. Puis, pour chacun d'eux, un sous-menu liste les modèles correspondants.

En cas de besoin, sachez que vous avez la possibilité de modifier l'un de ces modèles sans quitter le courrier que vous êtes en train de rédiger en enfonçant la touche Ctrl de votre clavier avant de le sélectionner dans la liste. Le modèle s'affichera alors en pleine page. Si vous quittez ce modèle en cliquant sur la touche OK, son texte s'insérera dans votre courrier. Si vous utilisez le bouton Annuler, cette insertion ne se fera pas.

  

 

 

 

 

En haut et à droite de cette page Courrier, près du menu déroulant Modèles, un menu Insertions vous permet d'insérer des champs des différentes tables de la base de données :

Pour chacune de ces tables de la base de données, vous pouvez choisir nom, adresse ou autres champs afin de personnaliser vos modèles- types : typiquement le numéro d'une commande, la date d'un devis, etc. Pour insérer un champ, placez votre curseur dans le corps du texte à l'endroit où vous souhaitez voir apparaître le champ. Puis sélectionnez dans le menu déroulant  : à l'endroit du curseur s'insère la référence au champ en question.

Nota bene. Selon votre sélection de l'article Référence dans le menu Affichage du traitement de texte, cette insertion sera visible ou non (mais, dans les deux cas, elle n'en existe pas moins...) :

Vous pouvez, bien entendu, passer à tout moment d'un mode d'affichage à l'autre.

 

 

 

 

 

Le traitement de texte intégré à Lemniscat respecte toutes les normes d'un programme comme Word et vous ne devriez rencontrer aucune difficulté à l'utiliser. Cependant, vous pouvez accéder au manuel au format pdf de ce traitement de texte en cliquant ici.

Notez que l'enregistrement de vos modèles et courriers s'effectue par le bouton OK de la page. Les possibilités de sauvegarde du menu intégré au traitement de texte ne concernent que d'éventuels enregistrements sur votre disque dur. Elles ne devraient donc être que d'une faible utilité pour vous.