Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

La fiche Devis 

 

 

Cette fiche regroupe tous les éléments concernant un devis. Un client peut avoir un nombre illimité de devis.

 

La fiche Devis comporte 4 pages. Ces pages sont représentées par les onglets :

 

Nota bene. Un devis client validé ne peut être modifié que par un  membre du groupe Administration.

 

Chacun de ces onglets présente une partie inférieure différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

 

Les champs de la fiche Devis.

Client : saisissez ici les premiers caractères du code du client auquel est destiné ce devis, ou de son nom. Lemniscat retrouvera automatiquement la fiche Client correspondante. En cas de doute entre plusieurs fiches, il vous en proposera la liste. Liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner le client de votre choix. Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers ou emails qui seront dès lors préremplis avec les données du client de cette fiche Devis et seront dès lors reliés à ce devis.

Cet accès direct permet un certain nombre d'action, parmi lesquelles :

 

Voir la fiche : affiche en pleine page la fiche Client de ce devis.

Créer courrier : créer un nouveau courrier avec les données du client du devis. De plus, Lemniscat attache ce courrier à ce devis. Ainsi, ce courrier sera-t-il aussi bien visible dans la fiche Client que dans la fiche Devis.

Créer email : idem mais crée un... email.

Nota bene. Si vous créez un courrier ou un email à partir de cette fiche Devis, vous aurez la possibilité d'utiliser les modèles de texte (Envoi du devis, par exemple) qui seront alors automatiquement complétés avec tous les éléments notés dans la fiche Devis.

Appliquer une remise globale : si une remise globale a été notée dans la fiche du client, vous avez la possibilité de la prendre en compte pour le devis affiché. Elle s'appliquera à toutes les lignes du devis.

Date : par défaut, Lemniscat note ici la date du jour de la création de la fiche. Mais vous pouvez la modifier comme bon vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Commandé le : si ce devis a été suivi d'une commande (par exemple à l'aide du bouton Vers commande), la date de cette commande sera indiquée ici. Cela dit, dans l'absolu, vous pouvez très bien saisir manuellement une date de votre choix. Mais dans ce cas, vous ne bénéficierez pas de l'accès direct (symbolisé par la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ) qui permet d'afficher, le cas échéant, la fiche Commande qui est liée à ce devis.

Facturé le : idem ci-dessous mais avec une fiche Facture qui aura été liée à ce devis (par exemple si vous avez utilisé le bouton Vers facture). 

Collaborateur : champ avec énumération non modifiable puisque la liste d'aide à la saisie qui s'affiche provient du fichier Collaborateurs. A l'instar du champ Client, ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Origine : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi).

Mode de règlement : idem Origine (80 caractères). Afin que Lemniscat puisse gérer au plus fin les modes de règlement, il est souhaitable d'utiliser des notations standard : CHQ pour chèque, CB pour carte bancaire, CRT pour contre-remboursement, ESP pour espèces et ainsi de suite. Tous les champs Mode de règlement disposent d'une liste préétablie dans laquelle il est fortement conseillé de se limiter même si, dans l'absolu, rien ne vous y oblige.

Un mention spéciale pour les règlements dits "multi" (MultiCHQ et MultiCB) qui correspondent à des paiements en plusieurs fois : trois chèques ou plusieurs prélèvement CB par exemple. Si le champ Mode de règlement comporte un tel règlement multiple, il gérera automatiquement le montant de chacune des échéances : 1er règlement créé = la somme totale - 2e règlement créé : les deux règlements valent chacun la moitié de la somme totale - 3e règlement créé : les trois règlements valent chacun le tiers de la somme totale. Et ainsi de suite. De plus, Lemniscat ajoute un mois à la date du jour à chacun de ces règlements.

Expédié par : idem Origine (80 caractères). Si vous notez quelque chose dans ce champ, les champs Port de cette commande apparaîtront dans la fiche, vous permettant dès lors d'indiquer le montant des éventuels frais de port qui accompagnent cette commande (cf. ci-dessous).

Remarque : idem Origine (80 caractères). Champ libre permettant d'annoter la commande..

 

En haut et à droite de la fiche, d'autres champs sont à votre disposition :

Total HT : numérique automatiquement complété.  Somme des montants hors taxes des lignes de devis créées pour ce devis.

Total TVA : numérique automatiquement complété. Somme du montant des taxes des lignes de devis créées pour ce devis.

Total TTC : numérique automatiquement complété. Somme des montants toutes taxes comprises des lignes de devis créées pour ce devis.

Acompte : numérique. Notez ici l'acompte éventuel versé par le client. Il sera recopié dans la facture future.

Solde dû : numérique automatiquement complété par Lemniscat. Différence entre Total TTC et Acompte

 

Si vous avez noté un mode de transport dans le champ Expédié par, les champs suivants apparaîtront : 

Port : cet encadré détaille, le cas échéant, les frais de port annexés à ce devis. Ils peuvent être soumis ou non à la TVA. Par défaut, si vous remplissez le champ Soumis, Lemniscat indique un taux de TVA équivalent à la TVA par défaut telle qu'indiquée dans les Préférences générales du programme. Mais rien ne vous interdit de le modifier à votre gré...

Port soumis : montant hors taxes des frais de port (auxquels s'ajoutera la TVA dans le montant total du devis).

Port non soumis : montant hors taxes des frais de port (qui ne subiront pas d'ajout de TVA - celle-ci ne doit donc pas être notée).

Taux TVA : taux de TVA qui s'appliquera au montant noté dans le champ Port Soumis.

 

Poids : ce champ, non saisissable, constitue la somme des poids des produits devisés. Il s'incrémente automatiquement si tant que est que le champ Poids du ou des produit(s) concernés a été correctement rempli.

 

A gauche de la fiche, sous le bouton Alertes, trois boutons :

: bascule le devis en commande en y reportant toutes les données du devis..

: bascule le devis en facture. Notez bien que cela n'interfère en rien sur le devis lui-même qui n'est pas modifié. Après confirmation de votre part, Lemniscat crée une facture qui reprend les termes dudit devis puis l'affiche à l'écran en pleine page afin de vous permettre, le cas échéant, de la modifier. Pour en savoir davantage sur les factures, reportez-vous au chapitre La Fiche facture de ce mode d'emploi.

: après une double confirmation de votre part, efface définitivement le devis affiché à l'écran. Attention ! Cette suppression est définitive !

 

Juste sous cette colonne de boutons, une liste hiérarchique présente trois éléments :

Sont présentés ici les courriers et emails créés à partir de ce devis et qui lui sont reliés (cf. ci-dessous le paragraphe sur le champ Nom). Des courriers et emails qui seront également visibles sur la fiche Client.

Nota bene. Vous pouvez accéder directement aux fiches Courrier et Email correspondantes en double-cliquant sur leur intitulé ou en effectuant un clic droit sur leur intitulé afin de faire apparaître un pop-up menu.

Marge : Lemniscat calcule automatiquement la marge induite par les lignes de devis créées dans ce devis. Il suffit de déployer cette liste Marge pour que les marges HT et TTC apparaissent.

 

Toujours à gauche de la fiche, mais dans sa partie inférieure, 1 boîte à cocher : 

Validée : cette case à cocher n'est pas saisissable par vos soins. Elle sera automatiquement cochée par Lemniscat lorsque vous aurez validé la commande ou la facture correspondant à ce devis.

 

 

 

 

L'onglet Lignes de détail (raccourci-clavier : Ctrl-1)

Sur cette première page de la fiche Devis sont listés les articles du devis.

Vous pouvez créer une nouvelle ligne de devis de deux façons. En cliquant sur le bouton ou bien en cliquant dans la zone des lignes de devis avec le bouton droit. Un pop-up menu apparaît alors :

Le bouton : supprime, après confirmation de votre part, la ligne de devis sélectionné" dans la liste. Attention ! Cette suppression est vraiment définitive.

 

Une fois une nouvelle ligne de devis créée, il vous appartient de la remplir. Voici le détail des champs qui la composent :

 

Les champs d'une ligne de devis.

# : cette colonne présente le stock réel du produit indiqué dans la ligne. Lemniscat est multistock, ce qui signifie qu'il peut gérer plusieurs stocks différents. Ce stock réel correspond donc au total des produits que comportent les éventuels différents stocks. Pour en savoir davantage à propos des stocks, reportez-vous au chapitre Stock des préférences générales de ce mode d'emploi.

S : stock sur place. Ce stock correspond au nombre de produits que comporte le stock par défaut tel que défini pour l'enseigne en cours dans les préférences générales. Reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Enseigne des préférences générales de ce mode d'emploi.

C : nombre de produits en commande client.

F : nombre de produits en commande fournisseur.

Code produit : ce champ vous permet d'indiquer le produit à passer en devis. Saisissez les premiers caractères du code ou de la désignation du produit désiré. S'il n'existe qu'un seul produit correspondant à votre saisie, Lemniscat remplit automatiquement tous les champs de la ligne de devis (cf. ci-dessous). Si plusieurs produits correspondent à votre saisie, Lemniscat affiche alors une liste des produits correspondants :

Vous pouvez soit accepter le produit présélectionné en enfonçant la touche Entrée du clavier, ou bien cliquer sur le produit de votre choix ou circuler à l'intérieur de la liste à l'aide des touches flèches haut et bas puis en enfonçant la touche Entrée une fois votre sélection atteinte.

Si vous cliquez sur le bouton Annuler (car aucun des produits listés ne vous intéresse), Lemniscat replace le curseur dans ce champ Code afin que vous procédiez à une nouvelle saisie. Si, en théorie, vous n'êtes pas obligé de sélectionner un produit pour remplir cette ligne de devis, ne pas le faire implique une absence de tenue de stock, de statistiques, de recherches ultérieures, etc.

 

Désignation : si vous avez saisi le champ précédent, ce champ Désignation devrait être déjà remplie. Il s'agit d'un champ libre, autrement dit vous pouvez y saisir ce que vous voulez (seul compte, en réalité, le code produit du champ précédent). Cependant, pour une bonne gestion future, il est recommandé de laisser Lemniscat remplir cette désignation après sélection du produit.

Qté : quand vous choisissez un produit pour cette ligne de devis, Lemniscat place par défaut la quantité 1 dans ce champ. Vous pouvez, bien entendu, modifier cette quantité.

Remise : si vous souhaitez appliquer une remise à cette ligne de devis, saisissez dans ce champ le montant TTC de la remise. Lemniscat calculera automatiquement le pourcentage que ce montant induit et l'introduira dans le champ suivant.

%R : si vous avez saisi un montant dans le champ précédent, Remise, ce champ % Remise a été automatiquement rempli. Mais, en sens inverse, vous pouvez saisir dans ce champ % Remise le pourcentage de remise que vous souhaitez appliquer à cette ligne de commande. Lemniscat calculera automatiquement le montant de la remise TTC dans le champ précédent.

 

Si vous souhaitez appliquer a posteriori une remise à plusieurs lignes de commande, cliquez sur la têtière de la colonne Remise. Un pop-up menu apparaît :

 

Appliquer un taux de remise à toutes les lignes : si vous sélectionnez cet article du pop-up menu, Lemniscat vous présente une fenêtre afin que vous indiquiez le pourcentage de remise à appliquer :

Dès que vous aurez cliqué sur le bouton OK, Lemniscat vous demandera une ultime confirmation : :

Ce pourcentage sera alors appliqué à toutes les lignes dont le montant HT et TTC seront automatiquement modifiés ainsi que les totaux du devis.

Nota bene. Si vous indiquez un 0 comme taux de remise à appliquer, Lemniscat comprendra que vous souhaitez effacer toutes les remises des lignes de ce devis. Ce qu'il effectuera après confirmation de votre part.

 

Obtenir un total TTC à partir d'une remise : si vous avez sélectionné la 2e ligne du pop-up menu de la têtière de la colonne Remise (Obtenir un total TTC à partir d'une remise), Lemniscat vous présente une demande :

Indiquez ici le montant total TTC que vous souhaitez obtenir pour ce devis. Lemniscat calculera automatiquement le pourcentage de chaque ligne à appliquer pour parvenir à ce total TTC :

Nota bene. Si vous indiquez un 0 comme montant à obtenir, Lemniscat comprendra que vous souhaitez appliquer une remise de 100% à  toutes les remises des lignes de ce devis. Ce qu'il effectuera après confirmation de votre part.

TVA : ce champ est automatiquement rempli avec les données saisies dans la fiche Produit choisi pour cette ligne de devis. Mais vous pouvez modifier ce taux de TVA comme bon vous semble.

Prix unité : idem champ précédent.

Total : ce total correspond au prix unitaire TTC multiplié par la quantité indiquée.

Poids : ce champ, non saisissable, constitue la somme des poids des produits du devis. Il s'incrémente automatiquement si tant que est que le champ Poids du ou des produit(s) concernés a été correctement rempli.

 

 

 

 

L'onglet Informations client  (raccourci-clavier : Ctrl-2)

Sur cette deuxième page de cette fiche Devis sont regroupées les adresses du client :

Société : ce champ reprend le nom complet de la fiche Client. Son intitulé comporte une petite flèche d'accès direct qui permet, à l'instar du champ Nom décrit ci-dessus, d'accéder directement à la fiche du client et de créer automatiquement un courrier ou un email préremplis avec les données du client.

Adresse : l'adresse se compose de trois lignes (voie, lieudit, etc.), d'un champ Code postal suivi, sur la même ligne, d'un champ Ville. Rappelons que vous pouvez indifféremment saisir un code postal (et obtenir automatiquement la ville correspondante) ou une ville (et obtenir le code postal).
Si le code postal ou la ville saisis n'existent pas, Lemniscat vous propose alors de les stocker pour des usages ultérieurs.

Pays : rubrique avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi),.

Facturation séparée : champ non saisissable et non modifiable..

Nota bene. Ces données proviennent directement de la fiche Client. Mais rien ne vous interdit de les modifier pour chaque commande (cela ne modifiera en rien les adresses notées dans la fiche du client). En revanche, les numéros de téléphone du client ne sont pas modifiables et ne sont affichés ici que pour des facilités de visualisation. Si vous souhaitez les modifier, vous devez le faire directement dans la fiche du client.

 

Les intitulés du champ Adresse 1 comportent une petite flèche qui indique l'accès à un pop-up menu :

 

Les articles de ce menu permettent :

- de mettre à jour l'adresse en rechargeant celle notée dans la fiche du client ;

- d'effacer l'adresse notée dans le devis (mais celle de la fiche Client reste inchangée),

- de mettre à jour l'adresse de facturation en rechargeant celle notée dans la fiche du client ;

- d'effacer l'adresse de facturation notée dans le devis (mais celle de la fiche Client reste inchangée),

 

 

 

 

L'onglet Suivi  (raccourci-clavier : Ctrl-3)

Sur cette troisième page de la fiche Devis, une liste permet un suivi du devis tout au long de son existence. Vous pouvez créer autant de lignes de suivi que vous le souhaitez. Ces lignes se classent par ordre chronologique à mesure que vous les créez.

Notez que les champs Collaborateur et Type sont dotés d'aides à la saisie (des listes dans lesquelles il suffit de sélectionner son choix) mais demeurent des champs libres dans lesquels vous pouvez noter ce que bon vous semble.

Vous pouvez créer une nouvelle ligne de suivi en cliquant sur le bouton soit en utilisant le bouton droit de la souris, ce qui fait apparaître un pop-u menu :

Pour supprimer l'une de ces lignes de suivi, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton situé à droite de la liste. Après confirmation, la ligne sélectionnée sera définitivement supprimée. Dans ce cas, vous pouvez également utiliser le bouton droit de la souris après avoir sélectionné la ligne à supprimer.

 

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Pièces  (raccourci-clavier : Ctrl-4)

Sur cette quatrième page, vous avez la possibilité de gérer les pièces nécessaires à la formalisation du devis. Ce peut être des documents  nécessaires à l'obtention d'un crédit, de la copie d'un permis de conduire, d'un RIB, d'une photo, peu importe puisque vous pouvez annexer n'importe quel fichier à chacune des lignes de cette liste de pièces. En effet, le document lié n'est pas stocké dans la fiche Devis mais uniquement son chemin sur le disque dur.

 

Description des lignes.

Case à cocher : cochez cette case lorsque vous aurez pointé la pièce correspondante. Vous pouvez en effet créer une certain nombre de lignes de pièces lors de la création du devis, puis les cocher à mesure que le client vous les a transmises.

Nota bene. En cochant la case , vous provoquez la coche des cases de toutes les pièces nécessaires de la liste ou, inversement, vous décochez toutes les pièces de la liste.

Type de pièce : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi), Mais vous pouvez également saisir n'importe quel texte.

Chemin du document : ce champ n'est pas saisissable. Il se remplit automatiquement lorsque vous avez lié un document à cette ligne de pièce (voir ci-dessous).

Vous pouvez créer une nouvellement ligne de pièce en cliquant sur le bouton .Le bouton   supprime, après confirmation de votre part, la ligne sélectionnée dans la liste. Attention ! Cette suppression est définitive (voir ci-dessous). Vous pouvez également utiliser le bouton droit de la souris, ce qui fait apparaître un pop-u menu :

Supprimer la ligne : cet article du pop-up menu correspond à l'icône   et efface définitivement la ligne.

Nota bene. si un document est lié à la pièce que vous supprimez de la liste, Lemniscat vous demandera si vous souhaitez également supprimer le document lié (stocké sur le disque dur). ATTENTION ! Si vous acceptez cette suppression, le fichier lié sera définitivement supprimé et ne sera pas récupérable via la corbeille du bureau.

Ajouter une ligne : cet article du pop-up menu correspond à l'icône .et ajoute une ligne supplémentaire à la liste.

Lier un document : si vous avez coché la boîte à cocher de la ligne, Lemniscat vous propose de lier un fichier à cette ligne. Ce fichier peut être situé sur votre disque dur. Par exemple un PDF créé après scan du document original ou tout autre fichier informatique. Si vous sélectionnez l'article Lier un document dans le pop-up menu, Lemniscat vous présente une fenêtre standard d'ouverture de document . Sélectionnez le document que vous souhaitez lier puis cliquez sur le bouton Ouvrir :

Lemniscat vous propose alors de copier le document sélectionné dans le dossier du client. Si vous acceptez, Lemniscat copiera le fichier sélectionné dans un dossier GED_Lemniscat\Clients\code interne du client qu'il créera le cas échéant. Pour déterminer à quel endroit se trouve ce dossier de stockage des documents de la GED partagé par tous les utilisateurs du programme, n'oubliez pas d'en indiquer le dans la fiche Préférences générales. Notez bien que cette gestion des documents est entièrement assurée par Lemniscat. Mais rien ne vous interdit d'utiliser ces dossiers pour y placer d'autres documents qui pourraient aussi bien concerner le client que ses commandes, avoirs, factures, etc..

Important. Ne modifiez pas le nom de ce dossier GED_Lemniscat pas plus que, le cas échéant, le nom des dossiers qui le contiennent. Lemniscat ne les retrouverait pas et en créerait automatiquement d'autres...

 

Si vous avez accepté la copie du document dans le dossier du client, Lemniscat vous propose alors de le renommer en utilisant, par défaut, l'intitulé de la pièce tout en vous laissant l'opportunité de saisir un autre intitulé ; dans notre exemple : Conditions particulières (l'extension du fichier est, évidemment, conservée : .doc ou.jpg par exemple). Notez que cette modification n'altérera pas le fichier originel.

Une fois que vous aurez saisi un nouvel intitulé ou accepté celui proposé par défaut, Lemniscat vous proposera la suppression du fichier source :

Attention ! Si vous cliquez sur le bouton Supprimer, vous n'aurez plus aucun moyen de récupérer le fichier originel (en effet, il est définitivement effacé sans passer par la corbeille du bureau de l'ordinateur). Bien entendu, cette suppression du document source n'altère en rien la copie du fichier qui a été préalablement transférée dans le dossier du client.

 

Retracer un fichier lié : vous pouvez retrouver un fichier lié en cliquant à nouveau avec le bouton droit de la souris sur la partie droite de la liste. Un pop-up menu apparaît :

Si vous sélectionnez l'article Tracer le document, Lemniscat ouvrira le dossier qui le contient :

 

Délier un fichier lié : vous pouvez à tout moment briser le lien entre une ligne de pièce nécessaire et un document. Pour ce faire, il suffit de décocher la case correspondante. Lemniscat vous proposera, après avoir défait ce lien entre le document et la pièce, de supprimer ce document du disque dur :

Attention ! Si vous cliquez sur le bouton OK, vous n'aurez plus aucun moyen de récupérer ce fichier (en effet, il est définitivement effacé sans passer par la corbeille du bureau de l'ordinateur). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Observations  (raccourci-clavier : Ctrl-5)

Cette dernière page de la fiche Devis est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

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