Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

 

La fiche Facture 

 

 

Cette fiche regroupe tous les éléments concernant une facture. Un client peut avoir un nombre illimité de factures.

 

La fiche Facture comporte 5 pages. Ces pages sont représentées par les onglets :

 

 

Nota bene. Une facture client validée ne peut être modifiée que par les membres du groupe Administration (sauf le suivi de facture et la gestion des n° de colis).

 

 

Chacun de ces onglets présente une partie basse différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

 

Les champs de la fiche Facture.

Client : saisissez ici les premiers caractères du code du client auquel est destinée cette facture, ou de son nom. Lemniscat retrouvera automatiquement la fiche Client correspondante. En cas de doute entre plusieurs fiches, il vous en proposera la liste. Liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner le client de votre choix. Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers ou emails qui seront dès lors préremplis avec les données du client de cette fiche Facture et seront dès  lors reliés à cette facture.

Cet accès direct permet un certain nombre d'action, parmi lesquelles :

 

Voir la fiche : affiche en pleine page la fiche Client de cette facture.

Créer courrier : créer un nouveau courrier avec les données du client de la facture. De plus, Lemniscat attache ce courrier à cette facture. Ainsi, ce courrier sera-t-il aussi bien visible dans la fiche Client que dans la fiche Facture.

Créer email : idem mais crée un... email. Si vous avez paramétré plusieurs boîtes email, Lemniscat vous demandera, à l'aide d'un pop-up menu, d'en sélectionner une.

Nota bene. Si vous créez un courrier ou un email à partir de cette fiche Facture, vous aurez la possibilité d'utiliser les modèles de texte qui seront alors automatiquement complétés avec tous les éléments notés dans la fiche Facture.

Appliquer une remise globale : si une remise globale a été notée dans la fiche du client, vous avez la possibilité de la prendre en compte pour la facture affichée. Elle s'appliquera à toutes les lignes de facture.

Envoyer la facture par email : en fait, vous disposez de trois façons différentes pour envoyer une copie de la facture affichée à l'écran par email.

- vous utilisez l'article Créer email puis, une fois la fiche Email à l'écran, vous sélectionnez un modèle de facture ;

- vous sélectionnez l'article Envoyez la facture par email et là, deux possibilités : 

1) vous disposez de PDF Creator 

Si vous avez paramétré plusieurs boîtes email, Lemniscat vous demandera, à l'aide d'un pop-up menu, d'en sélectionner une. Puis, il vous présentera une fenêtre de sélection d'imprimante dans laquelle vous sélectionnerez PDF Creator :

Si Lemniscat pour une raison ou une autre ne trouve pas le PDF généré par PDF Creator (généralement parce que vous n'avez pas paramétré la sauvegarde automatique de PDF Creator avec le même chemin de dossier que vous avez noté dans le champ Chemin d'accès aux documents de votre fiche de Profil utilisateur...), il vous proposera de le sélectionner manuellement :

Sélectionnez-le dans la liste ou cherchez-le dans l'arborescence de votre disque dur (par la suite, revoyez votre paramétrage de PDF Creator afin qu'il soit en accord avec l'accès aux documents de Lemniscat - cf. le chapitre PDF Creator de ce mode d'emploi).

Une fois que vous aurez ainsi sélectionné (ou que Lemniscat l'aura fait automatiquement pour vous) ce fichier PDF, Lemniscat recherchera dans vos modèles de texte s'il en existe un avec le titre Envoi facture via email (un modèle-type qui est présent d'origine...). S'il le trouve, il l'intégrera à l'email, dans le cas contraire, il vous proposera une fiche d'email vierge mais dont la facture en PDF aura été placée dans les pièces jointes. Pour le reste, il vous suffira d'envoyer cet email comme n'importe quel autre (cf. le chapitre Les Emails de ce mode d'emploi).

 

2) vous ne disposez pas de PDF Creator 

Si vous n'avez pas installé sur votre PC cette imprimante virtuelle, Lemniscat procédera strictement de la même façon que ci-dessus si ce n'est :

  • la création de l'email sera automatiquement lancée sans aucune ouverture de fenêtre préalable ;
  • la facture sera jointe à l'email mais au format JPG - une image, donc) et une représentation de cette image sera insérée sous le texte de votre email.

Date : par défaut, Lemniscat note ici la date du jour de la création de la fiche. Mais vous pouvez la modifier comme bon vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Commande du : si cette facture est liée à une commande, sera indiquée ici la date de cette commande. Notez que l'intitulé de ce champ comporte un accès direct (petite flèche en bas et à droite de l'intitulé) qui vous permet d'afficher automatiquement en pleine page la commande liée à cette facture.

Collaborateur : champ avec énumération non modifiable puisque la liste d'aide à la saisie qui s'affiche provient du fichier Collaborateurs. A l'instar du champ Client, ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Nota bene. Si vous faites de la vente par correspondance ou de la vente à distance (c'est du pareil au même...), notez bien que c'est en sélectionnant le collaborateur VPC que Lemniscat comprendra qu'il s'agit d'une facture à livrer, permettant dès lors à tous les traitements de la VPC de se dérouler normalement..

Origine : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi).

Mode de règlement : idem Origine (80 caractères). Afin que Lemniscat puisse gérer au plus fin les modes de règlement, il est souhaitable d'utiliser des notations standard : CHQ pour chèque, CB pour carte bancaire, CRT pour contre-remboursement, ESP pour espèces et ainsi de suite. Tous les champs Mode de règlement disposent d'une liste préétablie dans laquelle il est fortement conseillé de se limiter même si, dans l'absolu, rien ne vous y oblige.

Un mention spéciale pour les règlements dits "multi" (MultiCHQ et MultiCB) qui correspondent à des paiements en plusieurs fois : trois chèques ou plusieurs prélèvement CB par exemple. Si le champ Mode de règlement comporte un tel règlement multiple, il gérera automatiquement le montant de chacune des échéances : 1er règlement créé = la somme totale - 2e règlement créé : les deux règlements valent chacun la moitié de la somme totale - 3e règlement créé : les trois règlements valent chacun le tiers de la somme totale. Et ainsi de suite. De plus, Lemniscat ajoute un mois à la date du jour à chacun de ces règlements.

Expédié par : idem Origine (80 caractères). Si vous notez quelque chose dans ce champ, les champs Port de cette commande apparaîtront dans la fiche, vous permettant dès lors d'indiquer le montant des éventuels frais de port qui accompagnent cette commande (cf. ci-dessous).

Nbre colis : champ numérique. Notez ici, le cas échéant, le nombre de colis que comporte ce produit lors de sa livraison.

Lettré : ce champ non saisissable par vous soins est automatiquement tenu à jour par le programme afin de vous indiquer quelle montant a déjà été lettre (compensé) par rapport au montant global de cette facture. Si vous souhaitez en savoir davantage sur le lettrage des factures, référez-vous au chapitre L'onglet Règlements du Tableau de bord dans ce mode d'emploi.

Remarque : idem Origine (80 caractères). Champ libre permettant d'annoter la facture.

Code cadeau : les champs Codes cadeau n'apparaissent que si vous avez coché la case Utiliser les codes cadeau de la fiche Enseigne et si des codes cadeau existent réellement. Pour en savoir davantage à ce sujet reportez-vous au paragraphe Promotions & Codes cadeau du chapitre Les préférences générales : enseignes & stocks de ce mode d'emploi.

 

Règlements : sont listés dans ce tableau les éventuels règlements déjà opérés pour cette facture. Un double-clic sur une ligne ouvre dans une nouvelle fenêtre le règlement sélectionné.

 

Total HT : numérique automatiquement complété.  Somme des montants hors taxes des lignes de facture créées pour cette facture.

Total TVA : numérique automatiquement complété. Somme du montant des taxes des lignes de facture créées pour cette facture.

Total TTC : numérique automatiquement complété. Somme des montants toutes taxes comprises des lignes de facture créées pour cette facture.

Acompte : numérique saisissable par vos soins..

Nota bene. La saisie d'une valeur dans ce champ Acompte entraîne automatiquement la création d'une ligne de règlement. Qui apparaît dès lors en regard de ce champ Acompte.. De la même façon, en remettant à zéro ce champ Acompte, le règlement correspondant sera effacé

Solde dû : numérique automatiquement complété . Différence entre Total TTC et Acompte

Points fidélité : si, dans les Préférences générales, vous avez sélectionné l'utilisation des points fidélités (un système qui permet aux clients de bénéficier d'un compte de points de remise sur les achats futurs), les points accumulés par le client seront notés ici. Ce décompte de points fidélité vous permet d'indiquer au client s'il en bénéficie d'une part, et de les ajouter à la facture (en déduction du montant de celle-ci, donc) le cas échéant. Si vous souhaitez ajouter des points fidélités à la facture, cliquez sur l'intitulé n points fidélité acquis...  

 

Lemniscat crée alors une nouvelle ligne de facture avec l'intitulé Points fidélité et le nombre de points qui viendront en déduction du montant total de la facture. Pour en savoir davantage sur les points fidélité, reportez-vous au chapitre correspondant des Préférences générales de ce mode d'emploi.

Port : cet encadré détaille, le cas échéant, les frais de port annexés à cette facture. Ils peuvent être soumis ou non à la TVA. Par défaut, si vous remplissez le champ Soumis, Lemniscat indique un taux de TVA équivalent à la TVA par défaut telle qu'indiquée dans les Préférences générales du programme. Mais rien ne vous interdit de le modifier à votre gré...

Port soumis : montant hors taxes des frais de port (auxquels s'ajoutera la TVA dans le montant total de la facture).

Port non soumis : montant hors taxes des frais de port (qui ne subiront pas d'ajout de TVA - celle-ci ne doit donc pas être notée).

Taux TVA : taux de TVA qui s'appliquera au montant noté dans le champ Port Soumis.

 

Poids : ce champ, non saisissable, constitue la somme des poids des produits facturés. Il s'incrémente automatiquement si tant que est que le champ Poids du ou des produit(s) concernés a été correctement rempli.

 

A gauche de la fiche, sous le bouton Alertes, cinq boutons :

: bascule la facture en bon de livraison.

: bascule l'intégralité de la facture en avoir mais n'annule pas la facture.

 

: bascule la ligne de facture sélectionnée en SAV. Une seule ligne de facture doit être sélectionnée (il n'y aurait pas de sens à faire une même fiche de SAV pour plusieurs produits...).

: valide la facture, ce qui entraîne le déstockage des produits contenus dans cette facture. De surcroît, si vous utilisez les points fidélités, cette validation entraînera l'incrémentation des points fidélités du client concerné (pour en savoir davantage sur les points fidélité, reportez-vous au paragraphe Points fidélité des préférences générales de ce mode d'emploi)

: après une double confirmation de votre part, efface définitivement la facture affichée à l'écran. Attention ! Cette suppression est définitive !

 

Juste sous cette colonne de boutons, une liste hiérarchique présente trois éléments :

Sont présentés ici les courriers et emails créés à partir de cette facture et qui lui sont reliés (cf. ci-dessous le paragraphe sur le champ Nom). Des courriers et emails qui seront également visibles sur la fiche Client.

Nota bene. Vous pouvez accéder directement aux fiches Courrier et Email correspondantes en double-cliquant sur leur intitulé ou en effectuant un clic droit sur leur intitulé afin de faire apparaître un pop-up menu.

Marge : Lemniscat calcule automatiquement la marge induite par les lignes de facture créées dans cette facture. Il suffit de déployer cette liste Marge pour que les marges HT et TTC apparaissent.

 

Toujours à gauche de la fiche, mais dans sa partie inférieure, 2 boîtes à cocher : 

Facture payé : si le montant de cette facture a été réglé, vous pouvez cocher cette case. De toute façon, si vous procédez au lettrage (compensation) de vos factures avec vos règlements, cette case sera automatiquement cochée une fois le rapprochement terminé (cf. le chapitre L'onglet Règlements du Tableau de bord).

Nota bene. Si vous cochez cette case, Lemniscat créera automatiquement le règlement correspondant à cette facture. Attention ! Ne confondez pas ligne de règlement et ligne de facturation. Les lignes de règlement permettent le suivi et le lettrage des encaissements (avec les bordereaux de remise de chèques, par exemple, ou les suivis de compte bancaire) tandis que les lignes de facture formalisent d'un point vue fiscal et comptable l'acte de cession d'un produit.
Vous noterez de surcroît qu'en décochant cette case, Lemniscat, après confirmation de votre part, supprimera le ou les règlement(s) de cette facture. Ce qui ne manque pas de sens....

Validée : cette case à cocher n'est pas saisissable par vos soins. Elle sera automatiquement cochée par Lemniscat lorsque vous aurez validé la facture.

Nota bene. A priori une facture validée ne doit pas être modifiée. Pourtant, l'administrateur du programme, et lui seul, peut la modifier en prenant le risque d'introduire des incohérences entre cette facture et la commande dont elle émane....

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Lignes de détail (raccourci-clavier : Ctrl-1)

Sur cette première page de la fiche Facture sont listés les articles de la facture.

Vous pouvez créer une nouvelle ligne de facture de deux façons. En cliquant sur le bouton ou bien en cliquant dans la zone des lignes de commande avec le bouton droit. Un pop-up menu apparaît alors :

Le bouton : supprime, après confirmation de votre part, la ligne de facture sélectionné" dans la liste. Attention ! Cette suppression est vraiment définitive.

 

Une fois une nouvelle ligne de facture créée, il vous appartient de la remplir. Voici le détail des champs qui la composent :

Les champs d'une ligne de facture.

# : cette colonne présente le stock réel du produit indiqué dans la ligne. Lemniscat est multistock, ce qui signifie qu'il peut gérer plusieurs stocks différents. Ce stock réel correspond donc au total des produits que comportent les éventuels différents stocks. Pour en savoir davantage à propos des stocks, reportez-vous au chapitre Stock des préférences générales de ce mode d'emploi.

S : stock sur place. Ce stock correspond au nombre de produits que comporte le stock par défaut tel que défini pour l'enseigne en cours dans les préférences générales. Reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Enseigne des préférences générales de ce mode d'emploi.

C : nombre de produits en commande client.

F : nombre de produits en commande fournisseur.

Code produit : ce champ vous permet d'indiquer le produit à passer en facture . Saisissez les premiers caractères du code ou de la désignation du produit désiré. S'il n'existe qu'un seul produit correspondant à votre saisie, Lemniscat remplit automatiquement tous les champs de la ligne de commande (cf. ci-dessous). Si plusieurs produits correspondent à votre saisie, Lemniscat affiche alors une liste des produits correspondants :

Vous pouvez soit accepter le produit présélectionné en enfonçant la touche Entrée du clavier, ou bien cliquer sur le produit de votre choix ou circuler à l'intérieur de la liste à l'aide des touches flèches haut et bas puis en enfonçant la touche Entrée une fois votre sélection atteinte.

Si vous cliquez sur le bouton Annuler (car aucun des produits listés ne vous intéresse), Lemniscat replace le curseur dans ce champ Code afin que vous procédiez à une nouvelle saisie. Si, en théorie, vous n'êtes pas obligé de sélectionner un produit pour remplir cette ligne de facture , ne pas le faire implique une absence de tenue de stock, de statistiques, de recherches ultérieures, etc.

Désignation : si vous avez saisi le champ précédent, ce champ Désignation devrait être déjà remplie. Il s'agit d'un champ libre, autrement dit vous pouvez y saisir ce que vous voulez (seul compte, en réalité, le code produit du champ précédent). Cependant, pour une bonne gestion future, il est recommandé de laisser Lemniscat remplir cette désignation après sélection du produit.

Qté : quand vous choisissez un produit pour cette ligne de facture, Lemniscat place par défaut la quantité 1 dans ce champ. Vous pouvez, bien entendu, modifier cette quantité.

Remise : si vous souhaitez appliquer une remise à cette ligne de facture, saisissez dans ce champ le montant TTC de la remise. Lemniscat calculera automatiquement le pourcentage que ce montant induit et l'introduira dans le champ suivant.

%R : si vous avez saisi un montant dans le champ précédent, Remise, ce champ % Remise a été automatiquement rempli. Mais, en sens inverse, vous pouvez saisir dans ce champ % Remise le pourcentage de remise que vous souhaitez appliquer à cette ligne de facture. Lemniscat calculera automatiquement le montant de la remise TTC dans le champ précédent.

 

Remises automatiques.

Si vous souhaitez appliquer a posteriori une remise à plusieurs lignes de facture, cliquez sur la têtière de la colonne Remise. Un pop-up menu apparaît :

 

Appliquer un taux de remise à toutes les lignes : si vous sélectionnez cet article du pop-up menu, Lemniscat vous présente une fenêtre afin que vous indiquiez le pourcentage de remise à appliquer :

Dès que vous aurez cliqué sur le bouton OK, Lemniscat vous demandera une ultime confirmation : :

Ce pourcentage sera alors appliqué à toutes les lignes dont le montant HT et TTC seront automatiquement modifiés ainsi que les totaux de la facture.

Nota bene. Si vous indiquez un 0 comme taux de remise à appliquer, Lemniscat comprendra que vous souhaitez effacer toutes les remises des lignes de cette facture. Ce qu'il effectuera après confirmation de votre part.

Obtenir un total TTC à partir d'une remise : si vous avez sélectionné la 2e ligne du pop-up menu de la têtière de la colonne Remise (Obtenir un total TTC à partir d'une remise), Lemniscat vous présente une demande :

Indiquez ici le montant total TTC que vous souhaitez obtenir pour cette facture. Lemniscat calculera automatiquement le pourcentage de chaque ligne à appliquer pour parvenir à ce total TTC :

Nota bene. Si vous indiquez un 0 comme montant à obtenir, Lemniscat comprendra que vous souhaitez appliquer une remise de 100% à  toutes les remises des lignes de cette facture. Ce qu'il effectuera après confirmation de votre part.

TVA : ce champ est automatiquement rempli avec les données saisies dans la fiche Produit choisi pour cette ligne de facture. Mais vous pouvez modifier ce taux de TVA comme bon vous semble.

Prix unité : idem champ précédent.

Total : ce total correspond au prix unitaire TTC multiplié par la quantité indiquée.

Poids : ce champ, non saisissable, constitue la somme des poids des produits devisés. Il s'incrémente automatiquement si tant que est que le champ Poids du ou des produit(s) concernés a été correctement rempli.

 

 

 

 

 

 

L'onglet Informations client  (raccourci-clavier : Ctrl-2)

Sur cette deuxième page de cette fiche Facture sont regroupées les adresses du client :

Société : ce champ reprend le nom complet de la fiche Client. Son intitulé comporte une petite flèche d'accès direct qui permet, à l'instar du champ Nom décrit ci-dessus, d'accéder directement à la fiche du client et de créer automatiquement un courrier ou un email préremplis avec les données du client.

Adresse : l'adresse se compose de trois lignes (voie, lieudit, etc.), d'un champ Code postal suivi, sur la même ligne, d'un champ Ville. Rappelons que vous pouvez indifféremment saisir un code postal (et obtenir automatiquement la ville correspondante) ou une ville (et obtenir le code postal).
Si le code postal ou la ville saisis n'existent pas, Lemniscat vous propose alors de les stocker pour des usages ultérieurs.

Pays : rubrique avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi),.

Facturation séparée : idem ci-dessus.

Nota bene. Ces données proviennent directement de la fiche Client. Mais rien ne vous interdit de les modifier pour chaque facture (cela ne modifiera en rien les adresses notées dans la fiche du client). En revanche, les numéros de téléphone du client ne sont pas modifiables et ne sont affichés ici que pour des facilités de visualisation. Si vous souhaitez les modifier, vous devez le faire directement dans la fiche du client.

 

Les intitulés des champs Adresse 1 comportent une petite flèche qui indique l'accès à un pop-up menu :

Les articles de ce menu permettent :

- de mettre à jour l'adresse en rechargeant celle notée dans la fiche du client ;

- d'effacer l'adresse notée dans la facture (mais celle de la fiche Client reste inchangée) ;

- de copier l'adresse notée à gauche (livraison) dans la zone d'adresse de droite (facturation) ou inversement

- d'intervertir les adresses des deux zones

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Suivi  (raccourci-clavier : Ctrl-3)

Sur cette troisième page de la fiche Facture, une liste permet un suivi de la facture qui vous permet d'annoter la facture tout au long de son existence. Vous pouvez créer autant de lignes de suivi que vous le souhaitez. Ces lignes se classent par ordre chronologique à mesure que vous les créez.

Notez que les champs Collaborateur et Type sont dotés d'aides à la saisie (des listes dans lesquelles il suffit de sélectionner son choix) mais demeurent des champs libres dans lesquels vous pouvez noter ce que bon vous semble.

Vous pouvez créer une nouvelle ligne de suivi en cliquant sur le bouton soit en utilisant le bouton droit de la souris, ce qui fait apparaître un pop-u menu :

Pour supprimer l'une de ces lignes de suivi, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton situé à droite de la liste. Après confirmation, la ligne sélectionnée sera définitivement supprimée. Dans ce cas, vous pouvez également utiliser le bouton droit de la souris après avoir sélectionné la ligne à supprimer.

 

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Règlements  (raccourci-clavier : Ctrl-4)

Sur cette quatrième page  de la fiche Facture sont regroupés tous les règlements qui concernent cette facture.

Un double-clic sur une ligne de règlement ouvre en pleine page la fiche de ce règlement à des fins de visualisation/modification.

Vous pouvez également modifier les champs de chaque ligne en cliquant à deux reprises sur l'un de ces champs (attention, il ne s'agit pas d'un double-clic mais de deux clics séparés d'une vraie seconde...). Dès lors, le champ entrera en mode Saisie et vous pourrez le modifier.

: crée un nouveau règlement en prenant en compte le montant dû de cette facture. Pour modifier en pleine page ce nouveau règlement, double-cliquez sur sa ligne.

: supprime le règlement sélectionné dans la liste après confirmation de votre part.

 

Pour en savoir davantage sur la fiche de règlement, reportez-vous au chapitre La fiche Règlement de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

 

L'onglet Observations  (raccourci-clavier : Ctrl-5)

Cette dernière page de la fiche Facture est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

.