Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

La fiche Facture fournisseur 

 

 

Cette fiche regroupe tous les éléments concernant une facture destiné aux fournisseur. Un fournisseur peut avoir un nombre illimité de factures.

 

Nota bene. Si l'émission d'une facture à un fournisseur reste un événement rare, celle d'un avoir l 'est encore plus. A des fins de simplicité, factures et avoirs fournisseurs sont réunis dans une même table (fichier). CF. plus bas l'explication du champ Facture/Avoir.

 

 

La fiche Facture comporte 3 pages. Ces pages sont représentées par les onglets :

 

 

Nota bene. Une facture fournisseur validée ne peut être modifiée que par le groupe Administration.

 

 

Chacun de ces onglets présente une partie basse différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

 

Les champs de la fiche Facture fournisseur.

Fournisseur : saisissez ici les premiers caractères du code du fournisseur auquel est destinée cette facture, ou de son nom. Lemniscat retrouvera automatiquement la fiche Fournisseur correspondante. En cas de doute entre plusieurs fiches, il vous en proposera la liste. Liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner le fournisseur de votre choix. Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers ou emails qui seront dès lors préremplis avec les données du fournisseur de cette fiche Facture et seront dès  lors reliés à cette facture.

Cet accès direct permet un certain nombre d'action, parmi lesquelles :

 

Voir la fiche : affiche en pleine page la fiche Fournisseur de cette facture.

Créer courrier : créer un nouveau courrier avec les données du fournisseur à qui est destinée la facture. De plus, Lemniscat attache ce courrier à cette facture. Ainsi, ce courrier sera-t-il aussi bien visible dans la fiche Fournisseur que dans la fiche Facture.

Créer email : idem mais crée un... email.

Nota bene. Si vous créez un courrier ou un email à partir de cette fiche Facture, vous aurez la possibilité d'utiliser les modèles de texte qui seront alors automatiquement complétés avec tous les éléments notés dans la Facture.

Date : par défaut, Lemniscat note ici la date du jour de la création de la fiche. Mais vous pouvez la modifier comme bon vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Commandé le : si cette facture est liée à une commande, sera indiquée ici la date de cette commande. Notez que l'intitulé de ce champ comporte un accès direct (petite flèche en bas et à droite de l'intitulé) qui vous permet d'afficher automatiquement en pleine page la commande liée à cette facture.

Collaborateur : champ avec énumération non modifiable puisque la liste d'aide à la saisie qui s'affiche provient du fichier Collaborateurs. A l'instar du champ Fournisseur, ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Origine : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi), 

Mode de règlement : idem Origine (80 caractères). Afin que Lemniscat puisse gérer au plus fin les modes de règlement, il est souhaitable d'utiliser des notations standard : CHQ pour chèque, CB pour carte bancaire, CRT pour contre-remboursement, ESP pour espèces et ainsi de suite. Tous les champs Mode de règlement disposent d'une liste préétablie dans laquelle il est fortement conseillé de se limiter même si, dans l'absolu, rien ne vous y oblige.

Un mention spéciale pour les règlements dits "multi" (MultiCHQ et MultiCB) qui correspondent à des paiements en plusieurs fois : trois chèques ou plusieurs prélèvement CB par exemple. Si le champ Mode de règlement comporte un tel règlement multiple, il gérera automatiquement le montant de chacune des échéances : 1er règlement créé = la somme totale - 2e règlement créé : les deux règlements valent chacun la moitié de la somme totale - 3e règlement créé : les trois règlements valent chacun le tiers de la somme totale. Et ainsi de suite. De plus, Lemniscat ajoute un mois à la date du jour à chacun de ces règlements.

Expédié par : idem Origine (80 caractères). Si vous notez quelque chose dans ce champ, les champs Port de cette commande apparaîtront dans la fiche, vous permettant dès lors d'indiquer le montant des éventuels frais de port qui accompagnent cette commande (cf. ci-dessous).

Remarque : idem Origine (80 caractères). Champ libre permettant d'annoter la facture..

 

Total HT : numérique automatiquement complété.  Somme des montants hors taxes des lignes de facture créées pour cette facture.

Total TVA : numérique automatiquement complété. Somme du montant des taxes des lignes de facture créées pour cette facture.

Total TTC : numérique automatiquement complété. Somme des montants toutes taxes comprises des lignes de facture créées pour cette facture.

Acompte : numérique saisissable par vos soins..

Solde dû : numérique automatiquement complété. Différence entre Total TTC et Acompte

Port : cet encadré détaille, le cas échéant, les frais de port annexés à cette facture. Ils peuvent être soumis ou non à la TVA. Par défaut, si vous remplissez le champ Soumis, Lemniscat indique un taux de TVA équivalent à la TVA par défaut telle qu'indiquée dans les Préférences générales du programme. Mais rien ne vous interdit de le modifier à votre gré...

Port soumis : montant hors taxes des frais de port (auxquels s'ajoutera la TVA dans le montant total de la facture).

Port non soumis : montant hors taxes des frais de port (qui ne subiront pas d'ajout de TVA - celle-ci ne doit donc pas être notée).

Taux TVA : taux de TVA qui s'appliquera au montant noté dans le champ Port Soumis.

...

Poids : ce champ, non saisissable, constitue la somme des poids des produits facturés. Il s'incrémente automatiquement si tant que est que le champ Poids du ou des produit(s) concernés a été correctement rempli.

 

A gauche de la fiche, sous le bouton Alertes, un bouton  :

: après une double confirmation de votre part, efface définitivement la facture affichée à l'écran. Attention ! Cette suppression est vraiment définitive !

 

Sous cette liste hiérarchique, deux cases à cocher :

Facture : la même table (fichier) permet de créer factures et avoirs destinés aux fournisseurs (ce qui reste plutôt rare). Par défaut, cette case n'est pas cochée et la fiche correspond à une facture. Si vous souhaitez créer un avoir, cochez cette case (dont l'intitulé devient Avoir). Dans les deux cas, les éléments de cette fiche restent strictement les mêmes.

Validée : cette case à cocher n'est pas saisissable par vos soins. Elle sera automatiquement cochée par Lemniscat lorsque vous aurez validé la facture.

Nota bene. A priori une facture validée ne doit pas être modifiée. Pourtant, l'administrateur du programme, et lui seul, peut la modifier en prenant le risque d'introduire des incohérences entre cette facture et la commande dont elle émane....

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Lignes de détail (raccourci-clavier : Ctrl-1)

Sur cette première page de la fiche Facture sont listés les articles de la facture.

Vous pouvez créer une nouvelle ligne de facture de deux façons. En cliquant sur le bouton ou bien en cliquant dans la zone des lignes de commande avec le bouton droit. Un pop-up menu apparaît alors :

Le bouton : supprime, après confirmation de votre part, la ligne de facture sélectionné" dans la liste. Attention ! Cette suppression est définitive.

 

Une fois une nouvelle ligne de facture créée, il vous appartient de la remplir. Voici le détail des champs qui la composent :

Les champs d'une ligne de facture.

# : cette colonne présente le stock réel du produit indiqué dans la ligne. Lemniscat est multistock, ce qui signifie qu'il peut gérer plusieurs stocks différents. Ce stock réel correspond donc au total des produits que comportent les éventuels différents stocks. Pour en savoir davantage à propos des stocks, reportez-vous au chapitre Stock des préférences générales de ce mode d'emploi.

S : stock sur place. Ce stock correspond au nombre de produits que comporte le stock par défaut tel que défini pour l'enseigne en cours dans les préférences générales. Reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Enseigne des préférences générales de ce mode d'emploi.

C : nombre de produits en commande client.

F : nombre de produits en commande fournisseur.

Code produit : ce champ vous permet d'indiquer le produit à passer en facture . Saisissez les premiers caractères du code ou de la désignation du produit désiré. S'il n'existe qu'un seul produit correspondant à votre saisie, Lemniscat remplit automatiquement tous les champs de la ligne de commande (cf. ci-dessous). Si plusieurs produits correspondent à votre saisie, Lemniscat affiche alors une liste des produits correspondants :

Vous pouvez soit accepter le produit présélectionné en enfonçant la touche Entrée du clavier, ou bien cliquer sur le produit de votre choix ou circuler à l'intérieur de la liste à l'aide des touches flèches haut et bas puis en enfonçant la touche Entrée une fois votre sélection atteinte.

Si vous cliquez sur le bouton Annuler (car aucun des produits listés ne vous intéresse), Lemniscat replace le curseur dans ce champ Code afin que vous procédiez à une nouvelle saisie. Si, en théorie, vous n'êtes pas obligé de sélectionner un produit pour remplir cette ligne de facture , ne pas le faire implique une absence de tenue de stock, de statistiques, de recherches ultérieures, etc.

Nota bene. Par défaut, Lemniscat cherche uniquement dans les produits référencés chez ce fournisseur. Si pour une raison ou une autre vous souhaitez faire une recherche dans tous les produits, ajoutez un astérisque (*) à la fin de votre saisie. Par exemple : GEL*.

  

Désignation : si vous avez saisi le champ précédent, ce champ Désignation devrait être déjà remplie. Il s'agit d'un champ libre, autrement dit vous pouvez y saisir ce que vous voulez (seul compte, en réalité, le code produit du champ précédent). Cependant, pour une bonne gestion future, il est recommandé de laisser Lemniscat remplir cette désignation après sélection du produit.

Qté : quand vous choisissez un produit pour cette ligne de facture, Lemniscat place par défaut la quantité 1 dans ce champ. Vous pouvez, bien entendu, modifier cette quantité.

Remise : si vous souhaitez appliquer une remise à cette ligne de facture, saisissez dans ce champ le montant TTC de la remise. Lemniscat calculera automatiquement le pourcentage que ce montant induit et l'introduira dans le champ suivant.

%R : si vous avez saisi un montant dans le champ précédent, Remise, ce champ % Remise a été automatiquement rempli. Mais, en sens inverse, vous pouvez saisir dans ce champ % Remise le pourcentage de remise que vous souhaitez appliquer à cette ligne de facture. Lemniscat calculera automatiquement le montant de la remise TTC dans le champ précédent.

 

Remises automatiques.

Si vous souhaitez appliquer a posteriori une remise à plusieurs lignes de facture, cliquez sur la têtière de la colonne Remise. Un pop-up menu apparaît :

 

Appliquer un taux de remise à toutes les lignes : si vous sélectionnez cet article du pop-up menu, Lemniscat vous présente une fenêtre afin que vous indiquiez le pourcentage de remise à appliquer :

Dès que vous aurez cliqué sur le bouton OK, Lemniscat vous demandera une ultime confirmation :

Ce pourcentage sera alors appliqué à toutes les lignes dont le montant HT et TTC seront automatiquement modifiés ainsi que les totaux de la facture.

Nota bene. Si vous indiquez un 0 comme taux de remise à appliquer, Lemniscat comprendra que vous souhaitez effacer toutes les remises des lignes de cette facture. Ce qu'il effectuera après confirmation de votre part.

 

Obtenir un total TTC à partir d'une remise : si vous avez sélectionné la 2e ligne du pop-up menu de la têtière de la colonne Remise (Obtenir un total TTC à partir d'une remise), Lemniscat vous présente une demande :

Indiquez ici le montant total TTC que vous souhaitez obtenir pour cette facture. Lemniscat calculera automatiquement le pourcentage de chaque ligne à appliquer pour parvenir à ce total TTC :

Nota bene. Si vous indiquez un 0 comme montant à obtenir, Lemniscat comprendra que vous souhaitez appliquer une remise de 100% à  toutes les remises des lignes de cette facture. Ce qu'il effectuera après confirmation de votre part.

TVA : ce champ est automatiquement rempli avec les données saisies dans la fiche Produit choisi pour cette ligne de facture. Mais vous pouvez modifier ce taux de TVA comme bon vous semble.

Prix unité : idem champ précédent. Notez qu'il s'agit ici du prix d'achat TTC.

Total : ce total correspond au prix d'achat unitaire TTC multiplié par la quantité indiquée.

Poids : ce champ, non saisissable, constitue la somme du poids des produits devisés. Il s'incrémente automatiquement si tant que est que le champ Poids du ou des produit(s) concernés a été correctement rempli.

 

 

 

 

 

L'onglet Informations client  (raccourci-clavier : Ctrl-2)

Sur cette deuxième page de cette fiche Facture sont regroupées les coordonnées du fournisseur :

Société : ce champ reprend le nom complet de la fiche Fournisseur. Son intitulé comporte une petite flèche d'accès direct qui permet, à l'instar du champ Nom décrit ci-dessus, d'accéder directement à la fiche du fournisseur et de créer automatiquement un courrier ou un email préremplis avec les données du fournisseur .

Adresse : l'adresse se compose de trois lignes (voie, lieudit, etc.), d'un champ Code postal suivi, sur la même ligne, d'un champ Ville. Rappelons que vous pouvez indifféremment saisir un code postal (et obtenir automatiquement la ville correspondante) ou une ville (et obtenir le code postal).
Si le code postal ou la ville saisis n'existent pas, Lemniscat vous propose alors de les stocker pour des usages ultérieurs.

Pays : rubrique avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi),.

Nota bene. Ces données proviennent directement de la fiche Fournisseur. Mais rien ne vous interdit de les modifier pour chaque facture (cela ne modifiera en rien les adresses notées dans la fiche du fournisseur). En revanche, les numéros de téléphone du fournisseur ne sont pas modifiables et ne sont affichés ici que pour des facilités de visualisation. Si vous souhaitez les modifier, vous devez le faire directement dans la fiche du fournisseur .

 

Les intitulés du champ Adresse 1 comportent une petite flèche qui indique l'accès à un pop-up menu :

Les articles de ce menu permettent :

- de mettre à jour l'adresse en rechargeant celle notée dans la fiche du fournisseur ;

- d'effacer l'adresse notée dans le bon de livraison (mais celle de la fiche Fournisseur reste inchangée), 

 

 

 

 

 

L'onglet Observations  (raccourci-clavier : Ctrl-3)

Cette dernière page de la fiche Facture est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

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