Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 
 

 

     

     

     

     

     

     

     

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La fiche Fournisseur 

 

 

 

 

La fiche Fournisseur comporte trois pages représentées par les onglets :

 

 

 

Chacun de ces onglets présente une partie basse différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

 

Les champs de la fiche Fournisseur.

Société : champ libre (80 caractères) avec une saisie forcée en capitales. Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers et emails qui seront dès lors préremplis avec les données de cette fiche Fournisseur. Cf. le chapitre Accès direct de l'introduction de ce mode d'emploi. 

Analytique : rubrique avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi),

Règlement : idem Analytique. Vous pouvez noter ici le mode de paiement habituel que vous utilisez pour régler ce fournisseur.

Adresse : l'adresse se compose de trois lignes (voie, lieudit, etc.), d'un champ Code postal suivi, sur la même ligne, d'un champ Ville. Rappelons que vous pouvez indifféremment saisir un code postal (et obtenir automatiquement la ville correspondante) ou une ville (et obtenir le code postal).

Si le code postal ou la ville saisis n'existent pas, Lemniscat vous propose alors de les stocker pour des usages ultérieurs.

Nota bene. Les trois lignes d'adresse bénéficient d'une aide à la saisie. Reportez-vous, le cas échéant, au chapitre Quelques règles de saisie dans l'introduction de ce mode d'emploi. 

Pays : idem Analytique.

Pays facturation : certaines entreprises, bien qu'implantées en France, exige un paiement à une filiale ou à la maison mère située à l'étranger. Notez bien que ces indications seront utiles, le cas échéant, lors des déclarations de douane UE et hors UE. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous à la page L'onglet Douanes du Tableau de bord de ce mode d'emploi.

Site internet : notez ici l'URL d'accès au site de ce fournisseur. Grâce à la flèche située sur l'intitulé, vous pouvez faire apparaître un pop-up menu pour vous permettre d'ouvrir dans votre navigateur habituel la page internet de ce fournisseur 

Login : identifiant personnel qui vous permet de vous connecter au site du fournisseur le cas échéant.

Mot de passe : mot de passe personnel pour accéder à votre espace personnel sur le site du fournisseur le cas échéant.

Si vous souhaitez que l'accès à votre espace personnel se fasse automatiquement (sans avoir à saisir à chaque connexion vos identifiant et mot de passe, cliquez sur la flèche située à gauche du champ Site web :

Trois nouveaux champs apparaissent :

Ces champs correspondent aux ID de connexion de la page URL du fournisseur. Pour trouver ces ID, utilisez votre navigateur habituel (Internet Explorer, Chrome, etc.) puis accédez au site du fournisseur. Quand la page d'accueil s'affiche, utilisez le bouton droit de la souris pour faire apparaître un menu contextuel :

Sur Internet Explorer :

Sur Chrome : 

Ne vous reste plus qu'à repérer dans cette page les ID correspondant aux login, mot de passe et clic d'envoi. En voici un exemple :

Recopiez scrupuleusement (par copier-coller idéalement) les ID contenus entre guillemets dans les champs respectifs de la fiche Fournisseur.

Tél. fixe : ne formatez pas les numéros de téléphone mais saisissez directement, sans caractères séparateurs, tous les chiffres qui le composent. Exemple : 0123456789.

Tél. mobile : idem Tél. fixe.

Fax : idem Tél. fixe.

Contact : cet ensemble de champs vous permet de saisir les coordonnées de votre interlocuteur principal chez votre fournisseur. Mais vous pouvez également saisir des lignes de contacts dans la zone prévue à cet effet au bas de la fiche (voir ci-dessous). Sachez cependant que si vous n'avez pas rempli le cartouche Contact dans la partie haute de la fiche et qu'au moins une ligne de contact a été créée, Lemniscat affectera automatiquement les données de cette première ligne de contact au cartouche supérieur.

  

 

La partie gauche de la fiche constitue l'historique du fournisseur. Il vous suffit de cliquer sur l'un de ces intitulés (Commande, Facture, Courrier, etc.) pour que la liste complète des éléments correspondants s'affiche :

En cliquant sur l'une des lignes de cet historique, vous en ferez apparaître le détail dans la partie droite de la fiche (cf. plus bas le paragraphe consacré à l'onglet Historique).

Par ailleurs, cette liste d'historique, offre plusieurs fonctions :

  • un double-clic sur une ligne de commande, BL, courrier, etc., entraîne son affichage en pleine page dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez également utiliser le bouton droit de la souris pour faire apparaître un pop-up menu

  • Un clic droit sur l'un des intitulés permet de créer un nouveau BL, courrier, email, etc., qui auront la particularité d'être préremplis avec le code du fournisseur en question. Apparaît alors un pop-up menu :

A noter également l'intitulé GED (gestion électronique de documents) qui permet, grâce à un pop-up menu qui apparaît si vous cliquez avec le bouton droit de la souris :

sur l'intitulé GED : 

- d'afficher dans une fenêtre standard du système d’exploitation le dossier des documents stockés pour ce fournisseur s'il en existe ou bien le dossier GED_Lemniscat ;

- d'ajouter un fichier stocké sur le disque dur (ou sur tout autre support ou encore via le réseau local) au dossier GED de ce fournisseur .

 

sur l'intitulé d'un document stocké : 

- de sélectionner le fichier correspondant dans une fenêtre standard du système d’exploitation ;

- d'ouvrir dans l'application idoine ce même fichier (si cette application est installée sur votre machine : Word, Excel, PDF reader, etc.) ;

- de créer un email destiné à ce fournisseur  avec, en pièce jointe, le fichier sélectionné.

 

Ces documents sont stockés dans un dossier intitulé au n° de code interne du fournisseur , lui-même placé dans le dossier GED_Lemniscat .. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous à la description de l'onglet GED des préférences générales de ce mode d'emploi.

Nota bene. Cet intitulé GED, dans l'historique de la fiche fournisseur , n'apparaît que si vous avez autorisé la GED dans les préférences générales.

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Contacts  (raccourci-clavier : Ctrl-1)

Sur la première page de la fiche Fournisseur sont listés les contacts de ce fournisseur :

Nota bene. Un double-clic sur une ligne de cette liste ouvre en pleine page la fiche de ce contact à des fins de visualisation/modification. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au chapitre La fiche Contact de ce mode d'emploi.

Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton vert situé à droite de la liste :

: Lemniscat crée alors une nouvelle ligne dans cette liste Contact que vous pouvez remplir directement dans la liste. Mais pouvez aussi compléter cette fiche en double-cliquant sur la ligne créée pour faire apparaître la fiche en pleine page dans une nouvelle fenêtre. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au chapitre La fiche Contact de ce mode d'emploi.

: supprime définitivement, après confirmation de votre part, la fiche Contact liée à ce fournisseur. Pour supprimer un contact, vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne concernée afin de faire apparaître un pop-up menu :

Nota bene. Un double-clic sur une ligne de cette liste ouvre en pleine page la fiche de ce contact à des fins de visualisation/modification. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au chapitre La fiche Contact de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

 

 

L'onglet Résumé (raccourci-clavier : Ctrl-2) 

Sur cette deuxième page de la fiche Fournisseur, la partie inférieure est réservée à l'affichage en détail des commandes, BL, courriers, etc., sélectionnés dans la liste de gauche. Évitant dès lors d'ouvrir lesdites fiches en pleine page pour une simple consultation :

Nota bene. Un simple clic dans cet espace Résumé ouvre en pleine page l'élément sélectionné  (commande, courriers, emails, etc.).

 

 

 

 

 

 

L'onglet Observations  (raccourci-clavier : Ctrl-3)

Cette dernière page de la fiche Fournisseur est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.