Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 
 

 


 

Introduction  

 

  

Ce mode d'emploi en ligne détaille chacune des commandes de votre application et vous permettra une utilisation aussi efficace que rapide. N'hésitez pas à vous y reporter en cas de besoin !

 

En guise d'introduction, voici quelques informations nécessaires à une bonne pratique de Lemniscat.

 

 

Afin que nous partagions un même vocabulaire, voici quelques définitions qui vous aideront à mieux comprendre ce mode d'emploi :

Tables : fichiers (à l'instar d'une boîte qui contiendrait les fiches correspondant à un thème : Client, Commande, Fournisseur, etc.). Le terme Table se montre préférable afin d'éviter la confusion avec les fichiers stockés sur votre disque dur).

Champs : généralement saisissables, ce sont les rubriques des fiches.

Intitulés : ce sont les "étiquettes" des champs.

Enumérations : aides à la saisie présentées sous forme de listes (cf. ci-dessous).

Pop-up menus : menus contextuels qui s'ouvrent grâce au bouton droit de la souris.

 

 

 

Les modes Lecture et Ecriture 

Lemniscat peut se transformer un logiciel multiposte (non disponible en version gratuite). Cela signifie que plusieurs utilisateurs (et donc plusieurs ordinateurs) peuvent se connecter simultanément au logiciel et travailler sur les mêmes données. Pour assurer la cohérence de ces données, et afin que deux utilisateurs ne modifient pas au même moment une même fiche, Lemniscat peut placer une fiche en mode Lecture . Ce qui signifie que la fiche peut être visualisée mais non modifiée. Dans ce cas, le bouton Lecture apparaît en bas et à droite de la fiche.

Si vous souhaitez modifier la fiche, cliquez sur ce bouton. La fiche passe alors en mode Ecriture et affiche l'icône  .

Au cas où cette fiche aurait déjà été placée en mode Ecriture par un autre utilisateur, Lemniscat vous en avertira et vous proposera soit d'attendre que l'autre utilisateur ait terminé, soit d'abandonner cette demande de passage en mode Ecriture au quel cas il affichera la fiche en mode Lecture .

C'est dire s'il est important que vous preniez l'habitude de ne pas laisser inutilement une fiche en mode Ecriture car elle serait alors bloquée et non modifiable par les autres utilisateurs voire par vous-même au cours d'une autre procédure. Autrement dit, votre saisie terminée, validez votre fiche en cliquant sur le bouton OK ou, si vous souhaitez garder à l'écran cette fiche, repassez en mode Lecture seulement en cliquant sur le bouton .

Nota bene. En version monoposte, Lemniscat ouvre généralement les fiches directement en mode Écriture.

 

 

 

 

La circulation à l'intérieur des fiches 

Pour passer d'un champ à l'autre à l'intérieur d'une fiche, utilisez de préférence la touche Tabulation et réservez plutôt la touche Retour Chariot (Entrée) au retour à la ligne à l'intérieur d'un champ qui contient plusieurs paragraphes de texte.

De la même façon, pour revenir à la rubrique précédente, enfoncez la touche Tabulation tout en maintenant enfoncée la touche Majuscule (shift).

Remarque : si le curseur devient , cela signifie que la fiche en cours de saisie est passée derrière une autre fiche suite à un clic de votre part en dehors de sa fenêtre. Pour la faire revenir au premier plan, enfoncez n'importe quelle touche de votre clavier.

Raccourcis-clavier :

Ctrl-Enter : OK

Echap : Annuler 

Ctrl-Suppr : Supprimer 

 

 

 

Dans la plupart des fiches, vous remarquerez que certains intitulés de champ comportent une flèche :

Cette flèche vous indique la présence d'un pop-up menu qui vous permet un accès direct soit à une fiche soit à une fonction.

Ainsi, dans une fiche Commande, en cliquant sur la flèche de l'intitulé Client, vous avez la possibilité, sans refermer la fenêtre de commande, d'afficher en pleine page la fiche du client concerné par cette commande, de créer un courrier ou un email personnalisés :

Ces accès directs sont là pour simplifier davantage encore l'utilisation du programme puisqu'ils permettent de lancer de nouvelles actions sans quitter le travail en cours d'une part; et de créer des courriers ou des emails préremplis avec les données émanant de la fiche sur laquelle vous vous trouvez d'autre part.

 

 

 

 

Quelques règles de saisie...

Dans Lemniscat, tout a été fait pour vous simplifier la saisie.

Pour tous les champs qui ont un lien avec un autre fichier (par exemple : le nom du fournisseur dans une fiche Commande Fournisseur), il suffit de taper quelques caractères du code ou du nom recherché puis de valider sa saisie en enfonçant la touche Tabulation du clavier pour que Lemniscat propose automatiquement une liste de toutes les fiches répondant à votre saisie. Il suffit alors de sélectionner la fiche de son choix dans la liste pour que le champ se remplisse automatiquement.

Pour les dates, ne vous préoccupez pas des barres transversales ("slash" en langage informatique) qui séparent les chiffres. De la même façon, ne saisissez que les deux derniers chiffres de l'année. Ainsi, pour obtenir la date 01/12/2014, tapez : 011214. Avec une seule exception pour les dates de naissance où vous devrez saisir les quatre chiffres de l'année : 01122014.

Nota bene. Une fois le bon nombre de chiffres saisi dans une date, Lemniscat passe automatiquement au champ suivant.

Pour les heures, ne saisissez que les chiffres correspondant aux heures et aux minutes sans vous soucier des deux points qui les séparent. Ainsi, pour obtenir : 14:28, ne tapez que : 1428.

Nota bene. Une fois le bon nombre de chiffres saisi dans un horaire, Lemniscat passe automatiquement au champ suivant.

Pour les codes postaux et les villes, vous pouvez indifféremment saisir le code postal (au quel cas Lemniscat vous proposera une liste des villes correspondant à ce code postal), ou la ville (et Lemniscat affichera directement le code postal dans le champ adéquat).

Pour la plupart des champs, une aide à la saisie place automatiquement capitales et bas de casse (majuscules et minuscules, si vous préférez...). Ainsi, vous pouvez indifféremment saisir : "RUE DU MARECHAL DE LATTRE DE TASSIGNY" ou "rue du maréchal de lattre de tassigny" ou même "RuE DU maréCHAL de LaTTre de TassiGNY", Lemniscat reformatera votre saisie en : "rue du Maréchal de Lattre de Tassigny".

Si pour une raison quelconque vous ne souhaitez pas bénéficier de cette aide à la saisie, terminez votre saisie par le signe - (trait d'union). Lemniscat comprendra que vous ne souhaitez pas qu'il modifie votre saisie et effacera, bien entendu, le signe -.

 

 

 

 

 

 

Les zones de texte libre (enrichissement des caractères)

La plupart des zones de texte libre (observations, commentaires, informations sur plusieurs lignes), vous offre le moyen de modifier l'apparence du texte choisi. Pour ce faire, sélectionnez le texte que vous souhaitez modifier puis cliquez avec le bouton droit de la souris. Apparaît alors un menu contextuel :

Si les trois premiers articles de ce menu vous permettent de couper ou de copier le texte sélectionné, voire de coller un texte préalablement copié ou coupé, les articles Police, Style, Taille, Couleur et Couleur de fond vous permettent de modifier respectivement la police de caractère, le style (gras, italique...), la taille, la couleur ou la couleur du fond des caractères sélectionnés.

 

Ce sont essentiellement les champs Observations des fiches qui comportent cette facilité. Elle peut se montrer singulièrement intéressante pour mettre en évidence certaines données, au niveau du Tableau de Bord qui affiche le contenu du champ Observation de la fiche sélectionnée dans la liste (clients, produits, fournisseurs...). Par exemple :

 

 

 

Les énumérations (aides à la saisie)

Certains champs bénéficient d'aides à la saisie en liste (appelées énumérations). Elles vous permettent d'éviter une saisie redondante en sélectionnant simplement l'élément de votre choix dans une liste modifiable par vos soins. Par ailleurs, l'utilisation de ces énumérations vous assure une saisie toujours identique, forcément indispensable lors de recherches ou de statistiques.

Dans la plupart des cas, ces énumérations sont modifiables par vous-même.

Quand une énumération vous est proposée, un bouton Modifier vous permet d'ajouter ou d'effacer des éléments de la liste.

Les boutons de droite vous permettent respectivement de trier la liste, d'insérer un élément, d'en ajouter ou d'en supprimer. Notez qu'en cliquant sur le bouton Ajouter, une ligne vierge apparaît dans la liste :

Cliquez à deux reprises sur cette ligne vierge sélectionnée pour en saisir le contenu. Attention ! Il s'agit de cliquez deux fois (deux clics séparés d'une vraie seconde...) et non d'un double-clic, sinon Lemniscat estimera que vous avez sélectionné une ligne vide pour remplir votre champ...).

Nota bene. Plus simple encore, cliquez sur la ligne à modifier en gardant enfoncée la touche Alt du clavier. La ligne se mettre alors en mode d'écriture.

Nota bene. Afin d'éviter l'ouverture intempestive de ces listes, Lemniscat ne les propose que si le champ concerné est vide. Si le champ est déjà renseigné, cette aide à la saisie n'intervient pas. Autrement dit, pour faire réapparaître cette liste, il faut effacer le contenu du champ, valider sa saisie en utilisation la touche Tabulation du clavier, puis revenir dans le champ en question (majusc-tab).

 

 

 

 

 

 

Les alertes

La plupart des fiches comporte, en haut et à gauche, un bouton Alertes. Si la fiche concernée ne comporte aucune alerte, l'intitulé du bouton s'inscrit en noir :

Il suffit de cliquer dessus pour voir apparaître le pop-up menu suivant :

Créer alerte ouvre une page Agenda. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au chapitre Agenda de ce mode d'emploi.

Si la fiche concernée comporte une ou plusieurs alertes, l'intitulé du bouton s'inscrit en rouge :

En cliquant sur ce bouton, vous verrez apparaître la liste des alertes concernant cette fiche. Il suffit alors de sélectionner l'une de ces alertes pour l'afficher en pleine page.

Nota bene. Les fiches Client réunissent non seulement les alertes concernant le client concerné mais aussi les alertes placées dans les commandes, devis, factures, etc., liés à ce client. De la même façon, les fiches Fournisseur adjoignent à leurs propres alertes celles des commandes, BL, BR et règlements liés à ce fournisseur.

 

 

 

 

Les boutons

Si certains boutons se montrent spécifiques à certaines fiches, la plupart se montre commune à toutes les fiches. En voici le détail :

: annule votre saisie et referme la fiche. Tout ce que vous aurez saisi sera irrémédiablement perdu.

: enregistre votre saisie et referme la fenêtre.

: supprime la fiche. Attention ! Après deux confirmations, cette suppression est définitive.

: créer une nouvelle fiche.

: referme la fenêtre sans enregistrement (généralement pour les listes sans saisie).

: recherche toutes les fiches dont la date correspond au mois choisi

: recherche toutes les fiches dont la date correspond à l'année choisie

Liste des actions possibles dans une liste : pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Le Menu contextuel du  chapitre Les listes de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

Autorisations & groupes

Chaque utilisateur de Lemniscat appartient forcément à un groupe. Seul l'administrateur du programme peut déterminer à quel groupe appartient chaque utilisateur . Il existe cinq groupes (Administration - Haut niveau - Achat - VPC - Collaborateur) qui peuvent restreindre l'accès à certaines données.

Par défaut, Lemniscat est livré "pré-installé" avec deux utilisateurs : Administrateur (qui a tous les droits) et Collaborateur (qui en a beaucoup moins...). Si vous utilisez seul Lemniscat, l'utilisateur Administrateur vous conviendra parfaitement. Mais si une autre personne a accès au programme, vous pouvez lui déterminer un profil sur mesure soit en modifiant l'utilisateur Collaborateur pré-installé soit en créant un nouvel utilisateur.

Pour savoir comment paramétrer les groupes et autorisations, reportez-vous au chapitre Le profil utilisateur de ce mode d'emploi.

Le bouton Code

Créez des codes intelligents !

Avant d'expliciter l'utilisation du bouton Code qui orne pratiquement chacune des fiches de votre base de données, il semble utile de vous donner quelques conseils sur la création de vos codes. Dans l'absolu, vous pouvez affecter tout simplement un numéro d'ordre à chaque fiche de chaque table (fichier). Lemniscat s'arrangeant pour incrémenter ce code à chaque fois que vous créerez une nouvelle fiche. Mais imaginer des codes "intelligents" peut vous rendre d'éminents services.

 

Pour les fiches Produits notamment, il peut être utile de prévoir une séquence de lettres et de chiffre qui correspondent à quelque chose : les trois premiers caractères seraient réservés au type de produit suivis de trois autres caractères qui représenteraient les premières lettres de la marque du produit et, enfin cinq ou six chiffres (voyons grand !) pour le numéro d'ordre : GEL-YAM-00001 pour une Guitare ELectrique de marque YAMaha, dont le prochain modèle serait GEL-YAM-00002, etc. Dans le même ordre d'idée, GAC-GIB-00001 vaudrait pour une Guitare ACoustique de marque GIBson.

En procédant de cette façon, vous simplifierez votre recherches ultérieures ! Ainsi, en notant simplement, dans le champ de recherche GAC-GIB, vous obtiendrez directement la liste de toutes les guitares acoustiques Gibson, Ce qui s'avère toujours plus facile que de procéder à une recherche et sur le type Acoustique et sur la marque Gibson...

Lemniscat vous propose à cet égard un automatisme : voir ci-dessous le paragraphe 2e cas particulier - La fiche Produit.

 

Important. Ne terminez pas vos codes par une lettre mais toujours par un chiffre ! En effet, du fait du principe des fiches maîtres et de leurs déclinaisons (cf. ci-dessous), Lemniscat risque de mal interpréter l'incrémentation automatique des codes. De toute façon, terminer un code par une lettre vous limiterait à 26 fiches pour une même série...

 

 

Les produits maîtres et leurs déclinaisons.

Pour la table (fichier) des produits, un principe supplémentaire a été prévu mais il n'est en aucun cas obligatoire. Imaginons un produit dont les déclinaisons ne varieraient que par leur couleur (ou par une caractéristique quelconque). Vous pouvez dans ce cas, créer une fiche par produit, chacun d'entre eux portant un code. Mais il peut être bien plus pratique de prévoir une fiche maîtresse suivie de fiches déclinées qui porteraient le même code auquel s'ajoute une lettre.

Par exemple : pour une guitare électrique Yamaha modèle RGX121Z

GEL-YAM-00001 est le produit maître

GEL-YAM-00001A est une déclinaison de couleur argent

GEL-YAM-00001B est une déclinaison de couleur noire

GEL-YAM-00001C est une déclinaison de couleur rouge.

De fait, le produit maître ne saurait bénéficier d'une gestion de stock (et ne peut être, par conséquent, vendu); ce que gère automatiquement Lemniscat.

Pour savoir comment créer fiches maîtresses et déclinaisons, reportez-vous au chapitre Les listes dans ce mode d'emploi.

Nota bene. Répétons-le : rien ne vous oblige à utiliser ce système de codage avec fiches maîtresses et déclinaison. Il s'agit simplement d'une facilité d'encodage mise à votre disposition..

 

Modifier ultérieurement le code d'une fiche.

La plupart des fiches comporte, en haut et à gauche, un bouton Code.  En effet, les fiches disposent d'un code, paramétré dans les Préférences générales. Ce code est unique et s'incrémente à chaque nouvelle création de fiche. A priori, vous ne devriez pas le changer ; c'est pourquoi le champ Code n'est pas directement modifiable. Mais en cas d'absolue nécessité, vous pouvez le modifier en sachant que cette modification entraînera un temps de traitement plus ou moins long en fonction du nombre de fiches liées à mettre à jour. 

Nota bene. Seuls les membres des groupes Administration et Haut niveau ont accès à ce bouton de modification de code.

Pour modifier un code, cliquez sur le bouton Code. Un pop-up menu apparaît :

Si vous sélectionnez l'article Changer le code, le curseur se placera dans le champ Code afin de vous permettre de le modifier. Une fois votre saisie terminée, validez votre saisie en enfonçant la touche Tabulation de votre clavier. Après une nouvelle confirmation de votre part, Lemniscat s'assurera que ce code n'est pas déjà utilisé. Si c'était le cas, votre nouveau code serait effacé et l'ancien code reprendrait sa place. Si le nouveau code est bien unique, vous pourrez poursuivre votre saisie dans la fiche.

Nota bene. Cette modification de code ne deviendra significative qu'à la validation de la fiche avec le bouton OK. C'est à ce moment-là que toutes les fiches liées seront modifiées afin de faire apparaître le nouveau code.

 

1er cas particulier : la fiche Client - Prospect

Tout nouveau client créé est considéré comme prospect jusqu'à ce qu'une commande, une facture, un avoir ou un bon de livraison ne soient créés, ou jusqu'à ce que vous décidiez de le passer en client définitif. Il se distingue par l'intitulé du champ, Prospect, qui remplace l'intitulé Code décrit ci-dessus :

Si vous cliquez sur cet intitulé Prospect, un pop-up menu apparaît .

Si vous sélectionnez l'article Attribuer un code définitif un nouveau code sera attribué à ce client. Notez bien que ce code ne deviendra véritablement définitif qu'à la sauvegarde de la fiche (quand vous aurez validé votre saisie en cliquant sur le bouton OK).

Si vous refusez d'attribuer un code client définitif à ce prospect, Lemniscat vous proposera alors une simple modification du code en reprenant le principe décrit dans le paragraphe précédent (Le bouton Code).

 

2e cas particulier : la fiche Produit

Par défaut, le système d'attribution de code automatique s'effectue de la même façon pour la table (fichier) Produit que pour les autres. En revanche, Lemniscat vous propose un 2e système d'encodage auquel vous pouvez accéder en cliquant sur l'intitulé Code

Si vous sélectionnez l'article Attribuer un code auto un nouveau code sera attribué à ce produit en prenant les trois premiers caractères de la catégorie puis les trois premiers caractères de la marque, les deux groupes étant séparés par un trait d'union. Puis un numéro d'ordre sur 4 chiffres y sera ajouté. Exemple : un produit dont la catégorie est Casque et la marque Beyer se verra attribuer le code CAS-BEY-000x.

Notez bien que ce code ne deviendra véritablement définitif qu'à la sauvegarde de la fiche (quand vous aurez validé votre saisie en cliquant sur le bouton OK).

Nota bene. Vous ne pouvez attribuer un code auto qu'à une fiche Produit disposant d'une catégorie et d'une marque ! Par ailleurs, une déclinaison ne peut bénéficier de cet encodage automatique.

 

Important. La modification ultérieure de ce code entraînera la modification de toutes les lignes de commandes, factures, devis, etc. non validées qui comportent ce produit, ce qui peut entraîner un temps de traitement long, fonction du nombre de fiches à modifier... Ne le faites donc qu'en cas d'absolue nécessité.

 

 

 

 

 

 

Lemniscat au quotidien

Lemniscat se montre suffisamment souple pour s'adapter à tous les modes de travail afin de convenir à tout type d'entreprise.

Cependant, si vous voulez tirer le maximum de profit de Lemniscat, voici le fonctionnement standard d'une gestion d'entreprise à laquelle correspond idéalement le système :

 

Les fournisseurs.

Les commandes fournisseurs sont saisies à mesure qu'elles sont effectivement passées à vos fournisseurs. Une fois chaque commande saisie, cliquez sur le bouton Vers BR afin de créer le bon de réception correspondant.

Lors de leurs livraisons, vous les pointez grâce aux bons de réception correspondant à ces commandes puis vous validez le bon de réception. Lemniscat incrémente alors automatiquement les stocks et si la livraison n'est pas complète, il crée automatiquement un nouveau bon de réception afin que vous puissiez, par la suite, noter les livraisons des reliquats.

Quand vous recevez les factures des fournisseurs, vous reportez minutieusement les tarifs facturés dans chacun des bons de réception correspondants puis, vous n'oubliez pas de cliquez sur le bouton MAJ Prix du bon de réception afin de mettre à jour les prix d'achat des produits en question.

En pratiquant de la sorte, vous êtes sûr que votre base de données est non seulement complète mais le reflet exact de vos stocks. Ce que vous apprécierez le jour de l'inventaire...

 

Les clients.

Au quotidien, l'onglet Caisse du Tableau de bord vous permet de noter tout au long de la journée les ventes faites au comptoir (cf. le chapitre L'Onglet Caisse du Tableau de bord de ce mode d'emploi). Vous avez la possibilité, en cas de besoin, d'imprimer un "ticket de caisse", non nominatif. En revanche, pour les achats plus importants ou pour les produits assujettis à une garantie par exemple, vous devez créer une facture. Bien que vous puissiez, dans ce cas, commencer par créer la fiche du client puis sa facture, il est recommandé de commencer par la facture, ce qui vous évitera des doublons de clients. En effet, en créant une nouvelle facture, vous allez saisir le nom (ou les premières lettres du nom) du client et Lemniscat détectera, le cas échéant, la présence effective ou non de ce client dans la base de données. Si ce client préexiste, il vous suffira de le sélectionner dans la liste proposée par Lemniscat et de poursuivre la saisie de la facture. S'il n'existe pas, vous aurez la possibilité de créer la fiche du client tout en conservant en arrière-plan la facture en cours. Une fois que vous aurez terminé de saisir les données du client et après avoir validé votre saisie en cliquant sur le bouton OK, vous reviendrez automatiquement à la facture en cours qui sera, de fait, remplie avec les données du client. En procédant de cette manière, vous gagnerez un temps précieux.

 

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  Lemniscat et la vente par correspondance

Pour saisir des commandes de clients, vous pouvez procéder de plusieurs façons selon le cas : manuellement, en créant une commande Client ou en automatique si vous avez pris le soin de paramétrer l'import des commandes internet dans les Préférences générales.

A propos des commandes internet, voici le principe basique de Lemniscat :
Quand un client valide sa commande sur votre site internet, ce dernier devra être paramétré pour vous adresser la récapitulation de la commande par email à votre adresse email spécifiquement créée à cet usage, par exemple : commandes@monentreprise.fr (cf. le chapitre Boîtes emails des Préférences générales). Lemniscat vérifie régulièrement si une commande internet vous est parvenue sur cette boîte email et vous en avertit. Vous pouvez alors la traiter automatiquement, Lemniscat se chargeant d'interpréter cette commande selon votre paramétrage puis de créer fiches Client et Commande. Vous pourrez alorsenvoyer automatiquement un avis de réception à votre client via email.

Une fois par jour en automatique (et selon votre paramétrage horaire) ou manuellement à n'importe quel moment, vous envoyez un relevé des commandes en cours à votre site internet via un site ftp (cf. le chapitre Les exports de ce mode d'emploi). Votre site internet devra être programmé pour interpréter ces relevés et mettre ainsi à jour les suivis de commande afin que vos clients puissent suivre l'état de leur commande sur le site.

De la même façon, vous pouvez mettre à jour l'état de vos stocks sur votre site internet en envoyant soit automatiquement (à un moment de la journée programmé par vos soins) soit manuellement à n'importe quel moment ; et ce, afin que la base de données de votre site internet soit le strict reflet de vos stocks.