Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 
 

 

     

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La fiche Location 

 

 

La fiche Location comporte plusieurs pages représentées par les onglets :

 

Chacun de ces onglets présente une partie basse différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

 

Les champs de la fiche Client.

Date de création : par défaut, Lemniscat note ici la date du jour de la création de la fiche. Mais vous pouvez la modifier comme bon vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Client : saisissez ici les premiers caractères du code du client auquel est destiné ce contrat de location, ou de son nom. Lemniscat retrouvera automatiquement la fiche Client correspondante. En cas de doute entre plusieurs fiches, il vous en proposera la liste. Liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner celle de votre choix. Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers et emails, qui seront dès lors préremplis avec les données du client de cette fiche Location. Pour en savoir davantage sur ces accès directs, reportez-vous au chapitre Introduction de ce mode d'emploi.

Pièce d'identité : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans le chapitre Introduction de ce mode d'emploi.),

N° pièce : champ libre (80 caractères) où vous pouvez préciser le numéro de la pièce d'identité présentée par le client à la location.

Collaborateur : champ avec énumération non modifiable puisque la liste d'aide à la saisie qui s'affiche provient du fichier Collaborateurs. A l'instar du champ Client, ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Produit : idem Client mais cette fois Lemniscat recherche dans le stock locatif (et non dans les produits en vente), le matériel à louer dont vous avez indiqué tout ou partie du code ou de la désignation. En cas de doute, Lemniscat présente une liste des produits locatifs trouvés en fonction de votre recherche, liste dans laquelle vous n'aurez qu'à sélectionner votre choix. Si des accessoires avaient été prévus lors de la création du produit locatif, ils apparaîtront dans la liste située au bas de la fiche. Vous disposez également d'un accès direct à la fiche du produit locatif grâce à la flèche située sur l'intitulé du champ.

Marque :  ce champ se remplit automatiquement dès que vous aurez sélectionné un produit locatif.

Nbre mois mini : si le client s'engage à une location sur une durée minimale, indiquez ici le nombre de mois pour lequel il s'engage. S'il s'agit d'une location de courte durée, sans engagement, ne notez rien dans ce champ..

Statut : ce champ se remplit automatiquement à mesure que le contrat de location progresse : en création - loué - soldé - validé, etc.

Valeur locative - Mensualités - Coût total - dépôt de garantie: sur la droite de la fiche sont réunies les informations financières de cette location : elles sont automatiquement remplies dès que vous avez choisi un produit locatif. Mais vous pouvez également les modifier à votre guise.

Nota bene. Les montants du loyer mensuel et du dépôt de garantie sont calculés en fonction de vos propres paramètres. cf. la page Préférences générales.

Réglé par : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans le chapitre Introduction du mode d'emploi), Ce champ vous permet d'indiquer par quel mode de paiement le dépôt de garantie est réglé. Il ne s'agit donc pas du mode de règlement des mensualités de la location (cf. ci-dessous). Vous noterez que ce champ n'est saisissable que si un montant est indiqué dans le champ Dépôt de garantie.

Règlement : une case à cocher vous permet d'indiquer si la location sera payée par le client par virement bancaire. Si vous ne cochez pas cette case, il est entendu qu ce paiement s'effectuera par prélèvement. L'impression du contrat de location finalisé en tiendra compte afin de proposer, le cas échéant, les autorisations de prélèvement à signer par le client.

Type de location : s'il s'agit d'une location avec option d'achat (LOA), cochez cette case.

 

La partie gauche de la fiche comporte quatre boutons :

: ce bouton vous permet de valider le contrat de location. Ce n'est qu'à partir du moment où le contrat sera validé que vous pourrez l'imprimer aux fins de signature par le client. Quand vous cliquez sur ce bouton, Lemniscat s'assure que tous les champs obligatoires sont correctement remplis. De plus, si vous n'avez pas indiqué de date de contrat, il vous la demandera. Après confirmation de votre part, Lemniscat créera automatiquement la facture correspondant à ce contrat de location en indiquant la 1re mensualité à régler. Cette facture tiendra également compte de l'acompte que constitue le dépôt de garantie. Pour en savoir davantage sur cette facture, reportez au chapitre La fiche Facture de ce mode d'emploi.

: une fois le contrat de location validé, vous pourrez l'imprimer en cliquant sur ce bouton. L'impression s'effectue à l'aide d'un modèle de lettre inclus dans Lemniscat et que vous pouvez modifier à loisir. A toutes fins de vérification, l'impression est présentée en aperçu à l'écran. Vous pouvez alors lancer l'impression.

 

Quand un contrat de location est parvenu à son terme, vous devez le clôturer. Deux possibilités s'offrent alors : une clôture simple qui termine définitivement la location. Ou bien une clôture avec vente du produit loué.

: Lemniscat crée automatiquement la facture correspondant aux éventuelles mensualités restant dues (notamment si le client s'est engagé pour une durée minimale de location - cf. ci-dessus le champ Nbre mois mini). La champ Statut de la fiche de location devient alors : Soldé le 00/00/00 (date de la clôture). Le produit redevient disponible à la location.

: de la même façon, Lemniscat crée une facture avec le solde éventuel restant à payer pour la location ; auquel il ajoute une ligne de facture pour la vente du produit loué diminué (dans le champ Remise) du montant des loyers payés. Mais tous ces éléments peuvent être modifiés avant que vous ne validiez la facture.

 

 

 

 

 

 

Sur cette première page de la fiche Location, la partie inférieure est réservée à l'affichage des accessoires qui ont été éventuellement prévus lors de la création du produit locatif . A noter que vous ne pouvez pas, à ce niveau, ajouter des accessoires supplémentaires.

Vous pouvez double-cliquer sur l'une des lignes d'accessoires afin d'afficher la fiche du produit correspondant. Notez bien que, contrairement au produit loué qui est issu du stock locatif, les accessoires proviennent des stocks Produit. Pour en savoir davantage à cet égard, reportez-vous au chapitre La fiche Produit  locatif de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

 

Sur cette deuxième page sont regroupés tous les renseignements bancaires nécessaires au financement de la location :

Lemniscat est livré avec une liste quasi exhaustive des établissements bancaires européens. En indiquant le code banque, le nom de la banque s'affichera automatiquement. Mais il vous restera à compléter les coordonnées de l'agence.

Le bouton Ajouter un paiement permet de créer un règlement et sa facture automatiquement. En cliquant sur ce bouton, il vous sera demandé le montant du règlement. Après validation de ce montant en cliquant sur le bouton OK, une nouvelle ligne de paiement apparaîtra dans la liste.

Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des lignes de paiement, un pop-up menu apparaît :

Vous pouvez ainsi supprimer un paiement. La ligne de facture correspondante sera évidemment également détruite sauf si la facture qui contient cette ligne de facture a déjà été validée.

L'article Voir facture de ce pop-up menu affiche la facture correspondant à ce règlement.

 

 

 

 

 

Cette troisième page de la fiche Location est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.