Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

 

Les modèles de texte (courrier et email) 

 

 

Afin de faciliter la rédaction des courriers et des emails, Lemniscat propose une gestion complète de modèles-type. Notez cependant que ces textes-types sont sauvegardés dans une même table (fichier), qu'ils soient destinés aux courriers ou aux emails.

La page Modèle de texte

Les insertions

Les formulaires

Le traitement de texte

 

 

Pour accéder aux modèles de texte, vous devez vous placer sur les onglets Courrier ou Email du Tableau de bord. (pour en savoir davantage à ce sujet, reportez au chapitre L'onglet Courrier du Tableau de bord ou L'onglet Email du Tableau de bord de ce mode d'emploi.

Cela effectué, cliquez sur l'intitulé qui se trouve à la gauche de la zone de saisie destinée à la recherche :

La liste de courriers préalablement affichée laisse place à la liste des modèles. Si vous souhaitez modifier l'un de ces modèles, double-cliquez sur sa ligne, la fiche apparaîtra en plein écran..

Pour créer un nouveau modèle, sélectionnez l'article Créer un modèle dans le menu Sélection ou bien utilisez le clic droit de la souris pour faire apparaître un menu contextuel :

Pour plus de détail sur les articles de ce menu contextuel, référez-vous au chapitre Les Listes de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

 

 

Les champs de la fiche Modèle de texte.

Titre : le titre d'un modèle est libre avec la réserve qu'il doit être unique. Si vous saisissez un titre déjà utilisé, Lemniscat vous en avertira.

Certains modèles de texte ne doivent pas être supprimés (le système en bloquera automatiquement la suppression) car utiles au bon fonctionnement de plusieurs procédures. Si un modèle de texte est "non supprimable", son titre apparaît en italique et ne peut pas être modifié..

Groupe : pour une lecture plus facile des listes de modèles, vous pouvez les regrouper. Pour cela, donnez un nom de groupe à votre modèle. Une aide à la saisie (énumération) vous permet de garder trace de ces groupes. Cette liste s'alimente à mesure de vos créations de groupes. Vous n'avez donc à vous préoccuper de leur stockage.

Paramétrage d'un formulaire : certains formulaires doivent être complétés à partir d'un imprimé préalablement scanné par exemple. Lemniscat vous permet alors de charger une image de fond (le formulaire) puis de paramétrer les champs qui viendront remplir ce formulaire. Pour connaître le détail de ce paramétrage, voyez ci-dessous le paragraphe Les formulaires.

Vous devez cocher cette case pour que Lemniscat vous affiche les outils nécessaires à ce paramétrage de formulaire.

 

 

 

 

En haut et à droite de cette page Modèles de texte, un menu déroulant Insertions vous permet d'insérer des champs (rubriques) des différentes tables (fichiers) de la base de données :

Pour chacune de ces tables (fichiers) de la base de données, vous pouvez choisir nom, adresse et autres champs afin de personnaliser vos modèles-types : typiquement le numéro de commande, la date d'un devis, etc. Pour insérer un champ, placez votre curseur dans le corps du texte à l'endroit où vous souhaitez voir apparaître le champ. Puis sélectionnez-le dans le menu déroulant. A l'endroit du curseur s'insère la référence au champ en question.

Nota bene. Selon votre sélection de l'article Références dans le menu Affichage du traitement de texte, cette insertion sera visible ou non :

Vous pouvez, bien entendu, passer à tout moment d'un mode d'affichage à l'autre en sélectionnant ou en désélectionnant cet article Références du menu Affichage..

 

 

 

 

 

Les formulaires  

Il est possible de créer des modèles sur fond de formulaire, permettant ainsi de préparer des imprimés-types. La première étape consiste à supprimer les entête et pied de page. Cliquez dans la zone de l'entête :

Puis, dans la règle verticale, cliquez sur le début de la zone grisée :

 

Tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, remontez cette zone grisée au plus haut possible de la règle verticale :

Procédez de la même façon avec la partie inférieure :

Que vous remontez, une fois encore, au plus haut possible de la règle verticale :

A présent, cliquez dans le corps de la page :

Cliquez dans la zone grisée de la règle verticale :

Et sans lâcher le bouton de la souris, remontez le curseur jusqu'au plus haut possible de la règle verticale :

Procédez de la même façon, mais cette fois vers le bas, avec le pied de page.

A présent, la zone du corps du texte occupe la totalité de la page. Rendez invisibles les zones d'entête et de pied de page en sélectionnant l'article Entête du menu Affichage du traitement de texte :

Vous avez ainsi désélectionné la coche qui indiquait l'affichage de l'entête.

Procédez de la même façon pour le pied de page.

Ne reste plus qu'à élargir les marges de la zone de texte. Dans le menu Fichier du traitement de texte, sélectionnez l'article Mise en page :

S'ouvre une page de paramétrages :

Notez des marges à 4 ou 5 pour chacune d'entre-elles.

 

A présent, il faut charger le formulaire en fond de page. Pour ce faire, utiliser le menu déroulant Insertions :

Sélectionnez l'article Image de fond. Lemniscat ouvre alors une fenêtre standard de sélection de document pour vous permettre de sélectionner cette image. Attention ! Il est impératif que ce document réponde à un format d'image : jpg, gif, png, bmp, etc. Faute de quoi, le document ne pourra être chargé. Une fois l'image chargée, l'écran se présente comme suit :

A présent, assurez-vous que l'image est bien sélectionnée. Pour cela, gardez la touche Ctrl de votre clavier enfoncée tout en cliquant sur l'image. Des "poignées" apparaissent aux quatre coins de l'image, montrant ainsi qu'elle est sélectionnée :

Grâce aux boutons Flèches qui sont apparus en bas de page, vous pouvez déplacer ou agrandir/étrécir l'image pour qu'elle cadre parfaitement à la zone de texte.

Clic sur le bouton Flèche droite ou Flèche droite du clavier : déplace l'image vers la droite.

Majuscule -clic sur le bouton Flèche droite ou Majuscule-Flèche droite du clavier : agrandit l'image vers la droite.

Clic sur le bouton Flèche gauche ou Flèche gauche du clavier : déplace l'image vers la gauche.

Majuscule -clic sur le bouton Flèche gauche ou Majuscule-Flèche gauche du clavier : étrécit l'image.

Clic sur le bouton Flèche bas ou Flèche bas du clavier : déplace l'image vers le bas.

Majuscule -clic sur le bouton Flèche bas ou Majuscule-Flèche bas du clavier : agrandit l'image vers le bas.

Clic sur le bouton Flèche haut ou Flèche haut du clavier : déplace l'image vers le haut .

Majuscule -clic sur le bouton Flèche haut ou Majuscule-Flèche haut du clavier : étrécit l'image

Vous obtenez ainsi une image parfaitement cadrée dans les marges de la zone de texte :

.

 

Il faut à présent insérer les zones de texte afin qu'elles logent parfaitement dans les emplacements prévus sur le formulaire. Cliquez n'importe où dans la zone de texte et faites le nombre de retours-chariot nécessaires pour parvenir à la ligne du champ Nom

Puis, au choix, déplacez la marge gauche de la règle (en haut de la page) ou insérez une tabulation au début des pointillés :

Votre curseur bien positionné, sélectionnez dans le menu Insertions le champ Nom du client :

S'insère alors à l'endroit désigné la référence au nom du client :

Procédez de la même façon en vous aidant des tabulations, de la règle ou en insérant des espaces et/ou des sauts de ligne, pour tous les autres champs :

Nota bene. Certains champs insérés peuvent comporter plusieurs lignes, à l'instar de votre cachet par exemple. Dans ce cas, Lemniscat insère le signe <-> pour matérialiser ces lignes afin que vous puissiez cadrer correctement les champs placés en-dessous. Cette matérialisation des lignes n'apparaît que si vous avez coché la case Paramétrage d'un formulaire sur cette fiche Modèle.

Bien entendu, ces marques seront automatiquement effacées par Lemniscat au moment de l'impression.

 

 

 

 

Le traitement de texte intégré à Lemniscat respecte toutes les normes d'un programme comme Word et vous ne devriez rencontrer aucune difficulté à l'utiliser. Cependant, vous pouvez accéder au manuel (au format pdf) de ce traitement de texte en cliquant ici.

Notez cependant que l'enregistrement de vos modèles et courriers s'effectue par le bouton OK de la page. Les possibilités de sauvegarde du menu intégré au traitement de texte ne concerne que d'éventuels enregistrements sur votre disque dur. Elles ne devraient donc être que d'une faible utilité pour vous. 

 

 

Nota bene. Un article d'un menu du traitement de texte s'avère particulièrement intéressant : Enregistrer comme modèle (menu Fichier). Si vous sélectionnez cet article, le  modèle de texte affiché à l'écran deviendra le modèle par défaut pour toutes les créations de modèles à venir (le modèle des modèles en quelque sorte). Si, par la suite, vous souhaitez le modifier, il vous suffit de sélectionner à nouveau cet article de menu.

 

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