Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

Les préférences générales 

 

 

Chaque utilisateur du programme (y compris l'administrateur) possède une page de profil qui lui permet de paramétrer un certain nombre d'éléments. En revanche, seul l'administrateur a la faculté de modifier les préférences générales (notamment les autorisations) de l'application.

Cette fiche de préférences générales comporte 9 onglets :

 

 

 

Pour accéder aux préférences (réservées à l'administrateur), sélectionnez l'article Préférences dans le menu Fichier :

 

S'ouvre alors la fenêtre des préférences générales :

 

Cette première page des préférences générales se compose de six zones :

Codes nouvelles fiches

TVA

Extension de garantie

Points fidélité

Codes permanents

Système

 

Paramètres par défaut : en cliquant sur ce bouton, vous restituez tous les réglages d'origine de l'application, à savoir :

Pour chaque utilisateur

  • les réglages de colonnes pour toutes les listes
  • le thème d'affichage
  • les autorisations (niveau Collaborateur)
  • le menu Chercher pour toutes les tables (fichiers)
  • restitue le chemin par défaut du dossier d'accès aux documents

Pour l'application :

  • vérification de tous les codes de fiche et mise à jour des compteurs de la fiche Préférences générales
  • vérification de l'existence d'un collaborateur intitulé VPC et création le cas échéant
  • vérification de la cohérence des stocks pour chaque enseigne et remise par défaut le cas échéant
  • création si nécessaire d'une fiche de frais de port
  • vérification de l'existence d'un client Comptoir et le crée si nécessaire
  • vérification de l'existence d'un produit Points fidélités et le crée si nécessaire
  • remet à sa valeur d'origine le taux des points fidélités (0,1)
  • pour les locations, remet aux valeurs d'origine les taux de dépôt (25) et de loyer (6,265)
 
  • restitue le chemin par défaut du dossier destiné au stockage des documents
  • restitue les réglages d'étiquettes pour toutes les tables (fichiers)

 

 

Codes nouvelles fiches

La plupart des fiches se voient automatiquement attribuer un code par Lemniscat. Ce code s'incrémente d'une unité à chaque nouvelle fiche créée par l'utilisateur. Vous pouvez modifier comme vous le souhaitez ces codes mais sachez que cette modification des codes dans les préférences ne modifiera pas les codes préalablement attribués. Il vous appartiendra, le cas échéant, de le faire vous-même fiche par fiche.

Le code Prospect est attribué à tout nouveau client jusqu'à ce que vous créiez une commande, un avoir, un bon de livraison ou une facture, ou tout simplement parce que vous le décidez. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au chapitre La fiche Client de ce mode d'emploi.

Vous avez tout intérêt à prévoir un système de codage simple qui vous permettra de retenir aisément les codes, le cas échéant, mais aussi de procéder à des recherches efficaces, notamment pour la table (fichier) Produit. A ce sujet, reportez-vous au paragraphe Le bouton Code dans le chapitre Introduction de ce mode d'emploi.

Nota bene. Ainsi que l'interdit le système d'exploitation Windows, vous ne pouvez pas utiliser comme code les caractères : \ / : * ? " < > |

 

TVA

TVA par défaut : indiquez ici la TVA par défaut (20% en 2016 pour les produits courants) que vous souhaitez voir apparaître automatiquement à la création d'un produit, d'un service. Bien entendu, le taux de TVA applicable est toujours modifiable par vos soins que ce soit dans les fiches Produit, Commande, Facture, etc.

Impression hors taxes : si vous travaillez essentiellement à l'export hors UE, en cochant cette case, vos factures, devis, etc. s'imprimeront non plus avec les prix TTC mais HT.

 

  Extension de garantie

Si vous proposez un système d'extension de garantie pour certains des produits vendus, son montant sera automatiquement calculé en fonction du pourcentage du prix indiqué dans ce champ. Ce calcul de l'extension de garantie (cf. le paragraphe Prix & internet du chapitre La fiche Produit de ce mode d'emploi) reste évidemment modifiable par vos soins à tout moment.

 

Les points fidélité

La case à cocher Activé permet d'activer le système des points fidélité.

Si les points fidélité sont activés, Lemniscat gérera pour vous, à l'instar d'une carte de fidélité, des remises auxquelles auront droit vos clients pour leurs achats futurs. Ces points fidélités s'incrémentent à mesure des factures délivrées aux clients selon un coefficient que vous pouvez déterminer dans le champ Coef du montant TTC. Par ailleurs, vous pouvez indiquer ici le code utilisé pour ces points fidélités (nous recommandons de ne pas modifier celui qui est proposé par défaut mais il n'en reste pas moins modifiable par vous).

Ce système de points fidélité est géré de façon simple par Lemniscat qui considère ces points comme n'importe quel produit mais dont le prix est égal à -1, venant ainsi en déduction des prochains achats du client (si celui-ci décide d'utiliser ces points fidélité partiellement ou en totalité). Cela implique la présence, dans la table (fichier) Produit d'un article Point fidélité dont le code correspond à celui indiqué ici dans les Préférences.

Nota bene. Les fiches Avoir, Commande et Facture comportent un bouton qui permet d'insérer automatiquement les points fidélités acquis dans la fiche correspondante. Cf. à ce sujet les chapitres dédiés aux fiches Avoir, Commande et Facture.

 

Les codes permanents

Certaines fiches bénéficient d'un traitement particulier que Lemniscat doit impérativement reconnaître :

  • Code client comptoir : quand vous effectuez des ventes au comptoir, vous ne souhaitez pas forcément créer une facture nominative pour chacune de ces ventes. A l'instar d'une caisse enregistreuse, vous allez comptabiliser ces ventes sur une seule et même facture liée à un client virtuel nommé Comptoir. La fiche client Comptoir existe par défaut dans votre fichier Client et vous ne pouvez pas la supprimer. Il est impératif que soit noté dans cette fiche Paramètres le code de la fiche Client qui correspond à ce client Comptoir virtuel si vous décidiez d'en modifier le code.
  •  
  • Code collaborateur VPC : si vous faites de la vente par correspondance (VPC ou VAD), vous devez indiquer les commandes et Factures liées à cette vente à distance par le nom d'un collaborateur intitulé VPC par exemple. Mais pour cela, Lemniscat doit pouvoir repérer ce collaborateur (virtuel ou non) qui distingue dès lors les ventes à distance. Notez donc dans ce champ Code collaborateur VPC le code de la fiche Collaborateur correspondante une fois que vous l'aurez créée (si vous décidiez de ne pas utiliser celle prévue par défaut par Lemniscat). Cette fiche Collaborateur est indispensable à la gestion des ventes par correspondance.
  •  
  • Code trop perçu : la fiche Produit qui comporte ce code de trop perçu est une facilité comptable pour ajouter, le cas échéant, une ligne dans les avoirs à des fins de remboursement, permettant dès lors de procéder à des recherches ultérieures sur ces trop perçus remboursés à des clients.
  •  
  • Code assurance retour : l'assurance retour est un produit facturé aux client qui, en VPC, souhaitent souscrire une assurance qui prendra en charge les frais de retour d'un matériel. Il s'agit d'une fiche Produit, à l'instar du trop perçu ou des points fidélités et n'existe qu'à titre de facilité de saisie dans les commandes et factures. Si vous proposez une assurance retour, l'existence de cette fiche Produit Assurance retour est indispensable.

 

 

Système

Mémoire allouée : à chaque fois que vous lancez une nouvelle action (afficher une fiche ou une liste, une impression, etc.), Lemniscat alloue à cette action un espace mémoire qui s'élève, par défaut, à 128 Mo. Si vous estimez que votre ordinateur possède suffisamment de mémoire vive (8 Go et plus), et si certaines actions du programme vous paraissent ralenties, vous pouvez augmenter ce montant de mémoire allouée. Attention cependant, le choix d'un montant trop élevé risque d'entraîner le contraire de ce que vous espériez, autrement dit un ralentissement général du fonctionnement du programme. Dans le doute, ne modifiez pas ce paramètre.

 

Cette page des préférences est réservée à la création/modification des utilisateurs de Lemniscat.:

L'administrateur peut créer autant d'utilisateurs qu'il le souhaite. C'est cette liste qui s'affiche au lancement du programme et qui permet à chaque utilisateur de s'identifier. En sachant que seul l'administrateur bénéficie du droit de modifier les préférences d'accès et/ou générales du programme.

Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton .

Lemniscat vous demande le nom de ce nouvel utilisateur :

Vous pouvez y inscrire le nom de votre choix. Faites attention, néanmoins, au problème d'homonymie éventuelle...

Puis Lemniscat réclame un mot de passe pour cet utilisateur :

Là aussi, vous pouvez inscrire le mot de passe de votre choix en sachant qu'il sera modifiable par la suite (uniquement par l'administrateur).

Après quelques instants, Lemniscat vous indique que l'utilisateur a bien été créé :

 

Nota bene. Seul l'administrateur du programme peut modifier les nom et mot de passe de chaque utilisateur. Par ailleurs, notez qu'il n'est pas possible de supprimer une fiche d'utilisateur. Si vous souhaitez la rendre "invisible", il vous suffit de cocher la case située à droite du nom de l'utilisateur.

Pour modifier/compléter la fiche d'un utilisateur, l'administrateur double-clique sur la ligne correspondante. Le profil de cet utilisateur s'ouvre alors en pleine page. Pour en savoir davantage sur la fiche Utilisateur, reportez-vous au chapitre Profil utilisateur de ce mode d'emploi.