Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

Le profil Utilisateur  

 

 

Chaque utilisateur du programme (y compris l'administrateur) possède une page de profil qui lui permet de paramétrer un certain nombre d'éléments. A noter que seul l'administrateur a la faculté de modifier certains de ces paramètres (notamment les autorisations) et que l'utilisateur non-administrateur ne peut alors que les visualiser sans pouvoir les modifier.

 

Cette fiche de paramétrage utilisateur comporte cinq onglets :

 

Pour accéder à votre Profil Utilisateur, sélectionnez l'article Profil dans le menu Fichier :

Si vous êtes l'administrateur du programme (ou le seul utilisateur), vous devez ouvrir les préférences puis, dans l'onglet Utilisateur, double-cliquer sur votre ligne d'utilisateur (vous pouvez également sélectionner l'article Profil utilisateur du menu Administration de l'onglet Administration du Tableau de bord).

S'ouvre alors la fenêtre du profil :

Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure la photo de l'utilisateur : cliquez sur l'image du profil. Lemniscat vous propose alors de sélectionner une image de votre choix (au format jpg) et l'insère dans le cadre. Si vous sous souhaitez effacer cette photo, cliquez à nouveau sur l'image du profil et, quand la fenêtre de sélection d'un document s'ouvre, cliquez sur le bouton Annuler.

 

Paramètres par défaut : en cliquant sur ce bouton, vous restituez tous les réglages d'origine pour cet utilisateur, à savoir :

  • les réglages de colonnes pour toutes les listes
  • le thème d'affichage
  • les autorisations (niveau Collaborateur)
  • le menu Chercher pour toutes les tables (fichiers)

 

 

 

 

La première page est consacrée aux paramétrages des alertes de vos annotations dans l'agenda (reportez-vous, le cas échéant, au chapitre L'Agenda de ce mode d'emploi) et à celui de l'imprimante par défaut (réglages facultatifs) 

Nom : seul l'administrateur peut modifier le nom d'un utilisateur. Pour cela, cliquez sur le champ : Lemniscat vous demande le nouveau nom de l' utilisateur :

Vous pouvez y inscrire le nom de votre choix. Faites attention, néanmoins, au problème d'homonymie éventuelle...

Mot de passe : même principe que précédemment mais cette fois pour modifier le mot de passe de l'utilisateur :

Là aussi, vous pouvez inscrire le mot de passe de votre choix en sachant qu'il sera modifiable par la suite (uniquement par l'administrateur).

 

Agenda : ici, vous pouvez paramétrer le délai à partir duquel l'alerte notée dans l'Agenda se déclenchera ainsi que la fréquence de ce rappel jusqu'à l'heure notée dans l'agenda. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au chapitre La fiche Agenda de ce mode d'emploi.

Nota bene. La modification de ces délais ne sera effective qu'au prochain redémarrage de l'application..

Chemin d'accès aux documents : Si vous disposez sur votre disque dur d'un dossier réservé au stockage de documents émanant par exemple d'un scanner ou d'un site FTP, vous pouvez en indiquer ici le chemin. Ainsi, Lemniscat ouvrira prioritairement ce dossier lors d'une demande de sélection d'un document (par exemple pour les fichiers des pièces nécessaires liées à une commande ou à un devis, ou encore des photos de produit stockées).

En cliquant sur l'intitulé de ce champ, vous ferez apparaître un pop-up menu doté de trois articles : 

Sélectionner un dossier : permet de sélectionner le dossier de votre choix sur votre disque dur ou sur le réseau.

Dossier par défaut  : restaure dans le champ le chemin du dossier Documents de votre disque dur . Vous restez bien entendu libre de le modifier comme bon vous semble.

Montrer le dossier : ouvre à l'écran la fenêtre du dossier d'accès aux documents que vous avez indiqué dans le champ.

 

Imprimante par défaut : Sur cette première page, vous pouvez également paramétrer une imprimante par défaut autre que celle sélectionnée sur le système de votre ordinateur (Windows). Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l'un des imprimantes listées :

De la même façon, vous pouvez déterminer le bac d'alimentation en papier que Lemniscat utilisera par défaut (papier à entête ou autre) grâce au menu déroulant Bacs d'alimentation (si votre imprimante en dispose).

 

 

 

 

Sur cette deuxième page sont listées toutes les commandes qui apparaissent sur les différentes pages du Tableau de bord et les menus. Ces commandes sont soumises à autorisations par l'administrateur du programme pour chacun des utilisateurs.

Supprimé : une fiche Utilisateur ne peut être "physiquement" supprimée. Mais vous pouvez rendre sa présence invisible en cochant cette case. Vous garderez ainsi toutes les possibilités de recherches et/ou statistiques ultérieure concernant cet utilisateur même supprimé.

Nota bene. Seul l'administrateur ne peut être considéré comme supprimé.

Autorisation email : permet à l'utilisateur concerné de recevoir et d'envoyer des emails.

Vider la BAL après réception des emails : en cochant cette case, vous indiquez au programme de vider la boîte emails après réception des messages. Si vous souhaitez conserver dans l'espace de votre hébergeur mail ces messages afin de les lire dans un autre programme ou par une autre personne lors d'un futur téléchargement, ne cochez pas cette case. Dans ce cas, Lemniscat téléchargera à nouveau ces messages lors d'une prochaine interrogation. Ainsi l'administrateur peut-il permettre, à chacun des utilisateurs, d'interroger la BAL sans la vider après réception des messages.

Autorisation agenda : permet à l'utilisateur concerné de consulter l'agenda des autres utilisateurs.

Voir les photos : si cette case est cochée, la gestion des images (notamment pour les produits) sera effective.

Facturation VPC : autorise cet utilisateur à gérer la vente par correspondance.

Autorisation AIC : autorise cet utilisateur à gérer les articles en instance de commande.

 

Droits utilisateur : ce menu déroulant permet à l'administrateur d'insérer les droits prédéfinis par Lemniscat pour ce type d'utilisateur (lui épargnant ainsi de le faire "a la mano", article par article)..

 

Définir les autorisations : 

La colonne de gauche liste toutes les commandes disponibles de Lemniscat. Il suffit d'en glisser l'intitulé dans la colonne de droite pour que l'utilisateur concerné en bénéficie. Les commandes déjà autorisées pour cet utilisateur sont listées en rouge dans la colonne de gauche.

Vous pouvez sélectionner tout un thème (en faisant glisser le nom du thème - en gras - de la colonne de gauche à celle de droite) ou un article d'un thème. Même si rien ne vous y oblige, essayez de conserver une certaine organisation dans cette liste des autorisations : autrement dit, ne glissez pas un article du thème Produit dans la liste des autorisations du thème Client !

Si vous souhaitez supprimer une autorisation, glisser l'article de la colonne de droite à celle de gauche (sans vous soucier de son emplacement de destination, Lemniscat remettra tout en place...).

Nota bene. Comprenez que si vous ôtez l'article Créer client de la liste de droite (par exemple), l'utilisateur en question ne pourra plus créer de fiche client, où qu'il se trouve dans Lemniscat..

A toutes ces commandes s'ajoutent, en bas de la liste, d'autres possibilités d'autorisation/interdiction ainsi que la définition des groupes :

Qu'il s'agisse des thèmes Divers - Créer - Dupliquer - Supprimer - Valider, le principe de fonctionnement reste identique à celui décrit ci-dessus, vous permettant de gérer finement les autorisations/interdictions de chaque utilisateur.

 

Définir les groupes.

En revanche, l'appartenance à un ou plusieurs groupes détermine l'accès à certaines données de la base. Ainsi, hormis un membre du groupe achat et, bien sûr, de l'administrateur, nul n'est habilité à voir les prix d'achat d'un produit dans sa fiche.

Pour résumer : les autorisations/interdictions des commandes bloquent l'accès à... des commandes (créer, supprimer, dédoublonner, etc.) tandis que les groupes déterminent la visualisation (et donc la modification) ou non de certaines données plus ou moins sensibles.

Il existe cinq groupes :

Administration : comme son nom l'indique, un membre du groupe administration peut tout faire, tout voir, tout modifier...

Haut niveau : certaines données lui sont interdites (elles sont indiquées dans ce mode d'emploi pour chacun des champs concernés) mais, de façon globale, un membre de ce groupe dispose de larges pouvoirs.

Achat : lui sont réservées la visualisation et la modification des données qui concernent... les achats. Celles-ci sont également indiquées pour chacun des champs dans ce mode d'emploi.

VPC : idem mais pour tout ce qui concerne la vente à distance.

Collaborateur : il s'agit du groupe qui ne dispose pas des autorisations propres aux groupes précédents.

 

Important. Hormis le $Groupe Administration, aucun groupe ne bénéficie d'une hiérarchie sur les autres groupes. Autrement dit, un membre du $Groupe Haut niveau n'a pas accès aux données du $Groupe Achat à moins que vous n'ajoutiez ce groupe à ses autorisations.
Exemple : vous souhaitez qu'un membre du $Groupe Haut niveau soit habilité aux achats et à la VPC, vous devez glisser dans ses autorisations les groupes $Groupe Achat et $Groupe VPC
Seul un membre du $Groupe Administration n'a pas besoin de se voir affecter les autres groupes.

 

 

 

 

Sur cette troisième page, vous pouvez paramétrer les champs qui apparaîtront quand vous procéderez à une recherche dans les listes Clients, Commandes, Devis, Factures, etc. En effet, pour éviter de voir listée la totalité des champs d'un fichier (ce que permet la recherche multicritère), vous pouvez limiter cette liste aux champs les plus fréquemment utilisés : nom, téléphone, dates, etc. Si vous souhaitez en savoir davantage sur les recherches, reportez-vous au chapitre Recherches de ce mode d'emploi.

Dans le menu déroulant, choisissez le fichier que vous souhaitez paramétrer (dans notre exemple, il s'agit du fichier Client).

Apparaît alors la liste de tous les champs disponibles du fichier choisi :

Ne vous reste plus qu'à glisser de la liste de gauche à celle de droite, un à un, tous les champs que vous souhaitez voir apparaître dans la fenêtre de recherche.

 

Important ! Vos réglages seront définitivement enregistrés lorsque vous aurez validé la fiche Profil utilisateur en cliquant sur son bouton OK

Ne vous reste plus qu'à choisir un autre fichier pour répéter la même manœuvre, le cas échéant.

Nota bene. Si vous ne procédez pas à ces paramétrages, Lemniscat vous présentera la totalité des champs de la table (fichier) concernée lors de vos recherches simples. Ce qui n'est pas forcément pratique vu le nombre de champs par table... D'où l'intérêt de ces réglages pour limiter le nombre de champs de recherche à ceux que vous utilisez le plus souvent d'autant plus que la commande Rechercher vous donne un accès permanent à tous les champs d'une table pour réaliser une recherche exhaustive.

 

 

 

 

 

Sur cette quatrième page, l'administrateur du programme peut déterminer les onglets qui apparaîtront sur le Tableau de bord de chaque utilisateur. Ce paramétrage lui est réservé et un utilisateur ne peut le modifier.

La colonne de gauche liste tous les onglets du Tableau de bord. Il suffit d'en glisser l'intitulé dans la colonne de droite pour que l'utilisateur concerné le voit aussitôt sur son Tableau de bord et profite des fonctions de cette page du Tableau de bord. Les onglets déjà autorisés pour cet utilisateur sont listés en rouge dans la colonne de gauche.

Sont notés en gras les libellés qui appartiennent à votre choix sur le Tableau de bord (clic droit sur l'un des onglets). Pour en savoir davantage à cet égard, reportez-vous au paragraphe Miscellanées du chapitre Tableau de Bord de ce mode d'emploi.

Nota bene. L'onglet Administration devrait être strictement réservé à l'administrateur car il permet d'accéder à des fonctions de vérifications et de mises à jour extrêmement sensibles qui risqueraient d'endommager l'intégrité des données si elles étaient employées à tort.

 

 

 

 

Sur cette cinquième page, vous pouvez librement déterminer les couleurs et apparences du programme.

Lemniscat vous est livré avec un certain nombre de modèles de thèmes. Pour y accéder, cliquez sur le bouton Charger un thème. Un pop-up menu apparaît :

Dès que vous avez sélectionné votre choix, les zones d'exemples de la page Thème vous présentent le résultat (ici, le thème Bulles) :

Vous pouvez très bien modifier  ces valeurs si elles ne vous convenaient pas (cf. ci-dessous).

Nota bene. Ce nouveau paramétrage entrera en fonction dès que vous aurez validé votre Profil utilisateur en cliquant sur le bouton OK.

Par ailleurs, vous pouvez très bien construire votre propre thème ou vous inspirer d'un thème existant puis l'enregistrer à des fins d'utilisations ultérieures (pour vous permettre de changer régulièrement l'apparence du programme, par exemple). Pour ce faire, cliquez sur le bouton Enregistrer un thème. Lemniscat vous demandera alors de lui donner un nom :

Une fois que vous aurez validé ce nom, votre thème apparaîtra désormais dans la liste des thèmes à charger.

Pour effacer un thème (attention, cette suppression est définitive...), sélectionnez le thème à effacer dans la liste tout en conservant la touche Ctrl de votre clavier enfoncée. Après confirmation de votre part, Lemniscat effacera définitivement ce thème et vous n'y aurez donc plus accès.

 

L'apparence du Tableau de bord.

Vous pouvez choisir pour le fond du Tableau de bord, soit un aplat de couleur soit une image. Pour faire votre choix, utilisez la flèche située en bas et à droite de la représentation du Tableau de bord :

Si vous choisissez une couleur (un aplat), Lemniscat vous propose une palette de couleur :

Vous pouvez choisir l'une des couleurs proposées dans cette palette ou en définir une de votre choix. Pour cela, cliquez sur le bouton Définir les couleurs personnalisées. La palette s'agrandit alors :

Vous pouvez alors sélectionner la couleur de votre choix dans l'arc-en-ciel ou bien la définir grâce aux zones de saisie proposées.

Le même principe prévaut pour la couleur du texte du Tableau de bord.

Nota bene. Quand vous modifiez la couleur du texte ou du fond du Tableau de bord, cela entraîne par défaut le report de ces couleurs pour chacune des neuf boxes (mais que vous pouvez modifier individuellement si vous le souhaitez).

Si vous choisissez une image, Lemniscat vous propose un dialogue standard d'ouverture de document. Sélectionnez l'image de votre choix puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Attention ! Ne choisissez pas une image trop "lourde" en nombre de Ko car cela risquerait de diminuer fortement votre espace mémoire dédié au fonctionnement de l'application. Une taille entre 45 Ko et 140 Ko semble raisonnable.

Nota bene. Lemniscat bloque l'importation de toute image dont le poids excède 150 Ko.

 

Par ailleurs, n'oubliez pas que votre écran ne présente pas forcément les mêmes dimensions que la photo que vous avez choisie et que celle-ci sera probablement déformée. Pour vous aider à ce respect du rapport largeur/hauteur, celui de votre écran est noté en bas et à droite du cadre Couleurs du Tableau de bord.

Par défaut, Lemniscat ne recadre pas votre photo afin que le rapport largeur/hauteur de cette photo corresponde à votre écran. Mais si vous souhaitez que Lemniscat procède à ce recadrage (les bords de l'image seront peut-être rognés), gardez la touche Majuscule enfoncée quand vous cliquez sur le bouton Ouvrir dans le dialogue d'ouverture de document.

Mais rien ne vous interdit de procéder à plusieurs essais... Et pour être certain d'un résultat non déformé, optez pour une image dont les dimensions correspondent le pus exactement possible à c elles de votre écran, ou à l'un de ses multiples.

 

 

Les boxes.

Au même titre que vous pouvez modifier la couleur du texte et le fond des boxes directement sur le tableau de bord, leur apparence se montre également modifiable depuis vos préférences. Pour cela, cliquez sur la box dont vous souhaitez modifier l'apparence. Un pop-up menu apparaît :

 

 

Nota bene. Si vous avez opté pour une image de fond, il est fort probable que le choix Transparent s'impose. Mais ça n'est pas une obligation.

 

L'emplacement de chacune de ces boxes se montre également modifiables par vos soins. Pour en changer l'ordre, sélectionnez la box que vous souhaitez déplacer en gardant la touche Alt de votre clavier enfoncée, puis sans lâcher le bouton, glissez-la jusqu'à la box dont vous souhaitez prendre la place. Relâchez le bouton de la souris : les deux boxes ont échangé leur place.

 

L'apparence des fiches et des listes.

Vous pouvez paramétrer ici l'apparence des fiches et listes du programme.

Pour modifier l'un de ces éléments, cliquez sur la flèche de l'intitulé correspondant. Un pop-up menu apparaît :

A nouveau, vous parvenez à la palette de couleurs.

Grâce à ce paramétrage, vous pouvez déterminer :

  • la couleur des lignes d'une liste (lignes alternées)
  • la couleur des traits de séparation verticaux et horizontaux (grille) des listes
  • la couleur de l'intitulé des champs quand une fiche est en mode Lecture. En effet, afin que l'utilisateur se rende compte que la fiche qu'il visualise est en mode Lecture seulement (il ne peut donc pas la modifier), les intitulés des champs présentent une couleur différente (noire quand la fiche est en mode Ecriture).
  • la couleur du fond des champs : zone d'écriture de chaque champ dans les fiches
  • la couleur du fond des fiches.

Nota bene. Sans que cela ne change quoi que ce soit dans votre choix de thème au niveau du Profil utilisateur, vous pouvez modifier temporairement votre affichage en cliquant avec le bouton droit de votre souris sur le fond de votre Tableau de bord. Vous verrez alors apparaître un pop-up menu listant tous les thèmes disponibles. Vous pouvez ainsi, instantanément, changer l'aspect de votre Tableau de bord (mais il ne sera pas sauvegardé et ignoré lors de la prochaine ouverture de Lemniscat).