Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

Les recherches  

 

 

 

Dans toutes les listes qui s'affichent, vous avez la possibilité de procéder à deux types de recherche. Auxquels s'ajoutent les listes du Tableau de bord.

Une recherche consiste à sélectionner un ensemble de fiches à l'intérieur d'un fichier (Client, Commande, Devis, Fournisseur, etc.) selon une condition de recherche qui se compose de trois parties : le champ sur lequel porte votre recherche, l'opérateur de comparaison (égal à, supérieur à, différent de, etc.) et la valeur que vous recherchez. Dans les recherches simples décrites ci-dessous, l'opérateur de comparaison est toujours = (égal). Seule la recherche multicritère vous permet d'utiliser d'autres comparateurs.

Quelles que soient vos recherches, sachez que l'arobase (@) constitue un caractère joker qui permet de faire des recherches sur des parties de mot. Vous pouvez donc placer ce caractère joker à la fin, au début ou au milieu de votre recherche. Ainsi :

Mar@ trouvera toutes les valeurs commençant par “Mar”

@net trouvera toutes les valeurs se terminant par “net” 

Mar@net trouvera toutes les valeurs commençant par “Mar” et se terminant par “net”

@tin@ trouvera toutes les valeurs contenant “tin”

Nota bene. Qu'il s'agisse de recherches simples ou sur le Tableau de bord, Lemniscat place automatiquement ce joker en fin de mot afin de trouver toutes les fiches commençant par les caractères saisis. Ce qui n'est pas le cas pour les recherches multicritères où il vous appartient de noter, ou pas, ce joker à la fin de la valeur recherchée.

 

 

Les recherches sur le Tableau de bord  

A chaque page du Tableau de bord correspond une recherche spécifique en fonction de la liste affichée : Clients, Fournisseurs, Courriers, Emails, etc. 

Si chacune de ces zones de recherche présente des spécificités, elles partagent néanmoins un fonctionnement identique.

A gauche de ces zones, une flèche vous permet de délimiter votre périmètre de recherche. Ainsi, pour la première page du Tableau de bord (onglet Client), vous obtenez la liste suivante :

Selon votre choix dans cette liste, Lemniscat recherchera la valeur que vous aurez saisie dans la zone de recherche dans les champs correspondants : nom du client, téléphones, n° de commande, etc. Pour plus de détails sur la portée de chacun de ces éléments, reportez-vous au paragraphe Onglet x du chapitre Tableau de bord de ce mode d'emploi.

En dehors de cette spécificité, les recherches du Tableau de bord répondent aux mêmes exigences que la recherche simple décrite ci-dessous.

 

 

 

La recherche simple  

Vous pouvez déclencher la recherche simple en sélectionnant l'article Rechercher du menu Sélection ou en utilisant son raccourci-clavier : Ctrl-R

S'ouvre alors une fenêtre de recherche dans laquelle sont listées tous les champs sélectionnées dans votre Profil utilisateur :

Sélectionnez dans cette liste le champ sur lequel porte votre recherche puis saisissez les éléments de votre requête :

Dans cette zone de recherche, toutes les aides à la saisie décrites au paragraphe Quelques règles de saisie de l'introduction de ce mode d'emploi  prévalent également. Ainsi, si vous procédez à une recherche sur une rubrique Date, ne saisissez que les chiffres : 141215, ce qui équivaut à 14/12/2015.

Vous pouvez paramétrer les champs qui apparaissent dans cette fenêtre de recherche dans le profil de l'utilisateur. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe L'onglet Chercher du profil utilisateur.

 

 

 

Vous pouvez déclencher la recherche multicritère en sélectionnant l'article Recherche multicritère du menu Sélection ou en utilisant son raccourci-clavier : Ctrl-F.

S'ouvre alors la fenêtre de l'éditeur de recherche multicritère dans laquelle sont listés tous les champs du fichier concerné par la recherche (Client, Commande, Devis, Fournisseur, etc.).

La fenêtre de l’éditeur de recherches comporte les éléments suivants :

  • Zone de définition des critères : cette zone affiche les conditions de recherche au moment où vous les définissez ou après que vous les ayez chargées d’un fichier stocké sur disque.
  • Menu de choix des champs à afficher : ce menu vous permet de définir les champs sur lesquels s'effectue la recherche.
  • Liste des champs : cette zone affiche le nom des champs.
  • Zone de sélection des opérateurs de comparaison : cette zone affiche la liste des opérateurs de comparaison.
  • Zone de saisie des valeurs : cette zone vous permet de saisir les valeurs à rechercher.
  • Boutons de sélection des opérateurs de conjonction : ces boutons correspondent aux opérateurs de conjonction que vous pouvez utiliser pour combiner la condition sélectionnée avec la précédente.
  • Boutons de gestion des lignes de recherche : ces boutons vous permettent d’ajouter, d’insérer et de supprimer des lignes de recherches.
  • Boutons de gestion des recherches : ces boutons vous permettent de sauvegarder vos conditions de recherche, de charger des conditions stockées sur disque, d’annuler ou d’exécuter la recherche parmi les enregistrements de la sélection courante ou la totalité des enregistrements de la table courante.

Comment créer une recherche dans l’éditeur :

  1. Par défaut, Lemniscat détermine le fichier dont vous voulez utiliser les champs pour la recherche (tables liées ou table courante). Ne vous préoccupez pas, ici, de ce choix et laissez Lemniscat le faire pour vous.

     
  2. Cliquez sur le nom du champ sur lequel porte votre recherche.

     
    La zone des opérateurs de comparaison est sélectionnée. 

    Par défaut, Lemniscat inscrit l’opérateur de comparaison est égal à à la suite du nom du champ.
     
  3. Si vous souhaitez utiliser un opérateur de comparaison autre que est égal à, cliquez sur un opérateur de comparaison.
    Lemniscat place alors l’opérateur choisi à la suite du nom du champ dans la zone des critères.

    La zone de saisie des valeurs est sélectionnée.
     
  4. Saisissez la valeur à rechercher dans la zone Valeur prévue à cet usage :

    Avec un champ de type alphanumérique, vous pouvez utiliser le caractère arobase (@) qui constitue un joker à la fin de la valeur, pour spécifier une recherche du type commence par.
     
  5. Si vous souhaitez définir une recherche multiple, cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter une autre ligne.
    Pour ajouter une ligne parmi des lignes déjà créées, utilisez le bouton Insérer ligne. Dans ce cas, Lemniscat duplique le contenu de la ligne sélectionnée.
     
  6. Cliquez sur l’opérateur de conjonction (Et, Ou, Sauf) que vous souhaitez utiliser. 
    Par défaut, lorsque vous ajoutez une ligne, Lemniscat place l’opérateur Et dans la zone correspondante. 

     
  7. Répétez les étapes 2 à 4 afin de définir de nouveaux critères.
    Lorsque vous construisez une recherche multiple, Lemniscat considère les conditions de recherche dans l’ordre où elles apparaissent dans l’éditeur de recherches (c’est-à-dire de haut en bas). Il n’y a pas de priorité parmi les opérateurs de conjonction. Cela signifie que si vous utilisez plus de deux conditions de recherche simples pour construire une recherche multiple, l’ordre dans lequel elles ont été placées aura une influence sur le résultat de la recherche. 
    Vous pouvez à tout moment modifier un critère de recherche déjà saisi : il vous suffit de sélectionner la ligne à modifier puis la nouvelle valeur (comme décrit dans les étapes 2 à 4). Lemniscat remplace la valeur correspondante dans la ligne de condition.
    Vous pouvez effacer une ligne de recherche en cliquant sur le bouton Supprimer. Dans le cadre d’une recherche multiple, vous pouvez supprimer la totalité des lignes en cliquant sur le bouton Tout suppr. Attention, la suppression de lignes est irréversible.
  8. (Facultatif) Pour sauvegarder votre recherche dans un fichier sur disque pour une éventuelle réutilisation future, cliquez sur le bouton Enregistrer... Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe suivant. Notez bien qu'il n’est pas obligatoire de sauvegarder les conditions pour pouvoir exécuter la recherche.
     
  9. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche parmi tous les enregistrements de la table courante.
    ou
    Cliquez sur le bouton Chercher dans sélection pour lancer la recherche parmi les enregistrements de la sélection courante uniquement.

Si vous effectuez souvent la même recherche, il sera peut-être judicieux de sauvegarder vos conditions de recherche sur disque. Lorsque vous stockez une recherche sur disque, vous ne l’écrivez qu’une seule fois. Lors des utilisations ultérieures de l’éditeur de recherches, il vous suffira de charger le fichier depuis le disque dur et de cliquer sur Rechercher ou Chercher dans sélection pour lancer la recherche. Pour sauvegarder une recherche sur disque, cliquez sur le bouton Enregistrer... dans l’éditeur de recherches après avoir défini vos critères. Lemniscat affiche une boîte de dialogue standard d’enregistrement de fichiers, vous permettant de donner un nom à votre fichier de recherche et de choisir son emplacement sur le disque. L’extension des fichiers de recherches est .4DF.

 

Pour charger une recherche sauvegardée sur disque, il suffit de cliquer sur le bouton Charger... dans l’éditeur de recherches et de sélectionner le fichier de recherche (extension .4DF). Lemniscat charge votre fichier de recherche dans l’éditeur de recherches. Lorsqu’un fichier est chargé, il remplace toute formule auparavant affichée dans l’éditeur.

Dans une condition de recherche, vous indiquez au programme comment comparer les valeurs spécifiées à celles de la base. Par exemple, la condition de recherche Nom est égal à Dupont utilise l’opérateur de comparaison est égal à. Lemniscat devra donc comparer les valeurs du champ Nom à la chaîne de caractères Dupont.

Les comparaisons basées sur des caractères alphanumériques ne font pas de distinction entre les majuscules et les minuscules et ne différencient pas non plus les caractères accentués ou étendus. Une recherche sur le nom Dupont trouvera les enregistrements contenant dupont, DUPONT, dUpont, etc.  Une recherche sur le nom raté trouvera râteau, râtelier, etc.

L’opérateur Contient mot-clé est disponible avec les champs de type alpha et texte uniquement. Un mot-clé est un mot entouré par deux espaces.

Vous pouvez effectuer une recherche sur un ou plusieurs champs. Par exemple, Nom est égal à Dupont et Prénom est égal à Pierre

Une recherche sur deux ou plusieurs champs est appelée recherche multiple. Lorsque vous lancez une recherche multiple, vous combinez des recherches simples à l’aide d’un opérateur de conjonction. L’opérateur de conjonction indique au programme comment combiner les résultats des recherches individuelles. Vous disposez de trois opérateurs de conjonction :

  • Et : cet opérateur permet de trouver tous les enregistrements qui remplissent deux conditions simultanément. Par exemple, la condition de recherche Trouver tous les employés qui travaillent dans le service comptabilité et qui gagnent plus de 2 000 euros sélectionnera uniquement les enregistrements des employés de la comptabilité qui gagnent plus de 2 000 euros.
  • Ou : cet opérateur permet de trouver tous les enregistrements qui remplissent l’une ou l’autre de deux conditions. Par exemple, la condition de recherche Trouver tous les employés qui travaillent dans le service comptabilité ou qui gagnent plus de 2 000 euros sélectionnera les enregistrements de tous les employés du service comptabilité, ainsi que tous les employés gagnant plus de 2 000 euros (sans tenir compte du service auquel ils appartiennent).
  • Sauf : cet opérateur permet de trouver tous les enregistrements qui remplissent une première condition, à l’exception de ceux qui en remplissent une seconde. Par exemple, la condition de recherche Trouver tous les employés qui travaillent dans le service comptabilité sauf ceux qui gagnent plus de 2 000 euros exclura de la sélection les comptables gagnant plus de 2 000 euros.

Vous pouvez combiner de nombreux opérateurs de conjonction pour créer des recherches telles que Trouver les commerciaux à Paris ou en Belgique et dont le taux de commission est supérieur à 30 pour cent et dont les ventes sont inférieures à 1 000 000 euros. Voici cette recherche telle qu’elle peut être écrite dans l’éditeur de recherches :

Lorsque cette recherche sera exécutée, Lemniscat sélectionnera tous les commerciaux de Paris et de Belgique obtenant une commission élevée pour un volume de ventes réduit.

Notez bien que contrairement à la recherche simple, la recherche multicritère ne présente aucune aide à la saisie afin de vous laisser la plus grande liberté pour des recherches complexes. Il vous appartient ainsi, lors d'une recherche d'une date par exemple, de saisir tous les caractères de la date, y compris les barres transversales de séparation : 14/12/2016.