Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

La fiche SAV 

 

 

 

 

La fiche SAV comporte plusieurs pages représentées par les onglets :

 

 

Nota bene. Un SAV  validé (terminé) ne peut être modifié que par les membres du groupe Administration.

 

 

Chacun de ces onglets présente une partie basse différente et conserve une partie haute commune détaillée ci-dessous.

Pour connaître le détail des aides à la saisie des champs de cette fiche ainsi que l'usage des boutons Alertes et Code, reportez-vous aux chapitres correspondants de ce mode d'emploi. Dans ce même chapitre d'introduction, vous découvrirez également le principe des accès directs symbolisés dans les fiches par les intitulés de champ doublés d'une flèche. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les accès directs de l'introduction de ce mode d'emploi. 

Les champs de la fiche SAV.

Client : saisissez ici les premiers caractères du code du client auquel est destiné cette fiche SAV, ou de son nom. Lemniscat retrouvera automatiquement la fiche Client correspondante. En cas de doute entre plusieurs fiches, il vous en proposera la liste. Liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner le client de votre choix. Notez la petite flèche en bas et à droite de l'intitulé de ce champ. Elle permet de créer directement courriers ou emails qui seront dès lors préremplis avec les données du client de cette fiche SAV et seront dès lors reliés à ce SAV. Cet accès direct permet un certain nombre d'action, parmi lesquelles :

Voir la fiche : affiche en pleine page la fiche Client de ce SAV.

Créer courrier : créer un nouveau courrier avec les données du client du SAV. De plus, Lemniscat attache ce courrier à ce SAV. Ainsi, ce courrier sera-t-il aussi bien visible dans la fiche Client que dans la fiche SAV.

Créer email : idem mais crée un... email.

Nota bene. Si vous créez un courrier ou un email à partir de cette fiche SAV, vous aurez la possibilité d'utiliser les modèles de texte qui seront alors automatiquement complétés avec tous les éléments notés dans la fiche SAV.

Date : par défaut, Lemniscat note ici la date du jour de la création de la fiche. Mais vous pouvez la modifier comme bon vous semble, bien sûr. Comme toutes les dates, ne saisissez que les chiffres qui la composent sans caractères séparateurs. Lemniscat se charge de les formater .

Collaborateur : champ avec énumération non modifiable puisque la liste d'aide à la saisie qui s'affiche provient du fichier Collaborateurs. A l'instar du champ Client, ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Expédié par : champ avec énumération sans stockage des valeurs. Il vous appartient de le faire, le cas échéant, dans l'énumération proprement dite (cf. paragraphe Les énumérations dans l'introduction du mode d'emploi),

N° facture : indiquez ici le code de la fiche Facture qui est liée à ce SAV. Ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Facture jointe : si une facture accompagne ce SAV, cochez cette case.

N° BL client : indiquez ici le code du bon de livraison client qui est lié à ce SAV. Ce champ bénéficie d'un accès direct grâce à la flèche située sur son intitulé.

Nota bene. En 2e page de cette fiche SAV, vous avez la possibilité d'indiquer le code du bon de livraison fournisseur (qui accompagne votre envoi au SAV du fournisseur).

Code produit : saisissez ici le code du produit concerné ou les premières lettres de sa désignation, Lemniscat recherchera dans la table (fichier) Produit celui ou ceux qui correspondent. S'il en trouve plusieurs, il présentera une liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner celui de votre choix. 

N° de série : permet, le cas échéant, de noter le numéro de série du produit en SAV.

Origine : idem Expédié par (80 caractères).

 

A gauche de la fiche, sous le bouton Alertes, un bouton  :

: après une double confirmation de votre part, efface définitivement la fiche SAV affichée à l'écran. Attention ! Cette suppression est vraiment définitive !

 

Juste sous ce bouton, une liste hiérarchique présente deux éléments :

Sont présentés ici les courriers et emails créés à partir de ce SAV et qui lui sont reliés (cf. ci-dessous le paragraphe sur le champ Nom). Des courriers et emails qui seront également visibles dans la fiche Client.

Nota bene. Vous pouvez accéder directement aux fiches Courrier et Email correspondantes en double-cliquant sur leur intitulé ou en effectuant un clic droit sur leur intitulé afin de faire apparaître un pop-up menu.

 

Sous cette liste hiérarchique, deux cases à cocher :

Terminé : si ce SAV est terminé (produit rendu au client le plus souvent), vous pouvez cocher cette case.

Nota bene. Si ce SAV provenait de votre propre stock,  Lemniscat vous proposera de le restocker (puisque le produit est réparé).Cf. ci-dessous,

Déstocké : dans le cas d'un produit en SAV provenant de l'un de vos stocks, vous voudrez peut-être déstocker ce produit (afin qu'il ne soit pas mis en vente alors qu'il est indisponible). Si vous cochez cette case, et après confirmation de votre part, Lemniscat décrémentera le stock du produit. Si vous la décochez, il réincrémentera le stock. 

 

A la droite de la fiche SAV, un encadré rappelle les coordonnées du client. Un clic sur cet encadre affichera à l'écran la fiche du client en question.

 

L'onglet Suivi  (raccourci-clavier : Ctrl-1)

Sur cette première page de la fiche SAV, une liste permet un suivi du SAV afin de l'annoter tout au long de son existence. Vous pouvez créer autant de lignes de suivi que vous le souhaitez. Ces lignes se classent par ordre chronologique à mesure que vous les créez.

Notez que les champs Collaborateur et Type sont dotés d'aides à la saisie (des listes dans lesquelles il suffit de sélectionner son choix) mais demeurent des champs libres dans lesquels vous pouvez noter ce que bon vous semble.

Vous pouvez créer une nouvelle ligne de suivi en cliquant sur le bouton soit en utilisant le bouton droit de la souris, ce qui fait apparaître un pop-u menu :

Pour supprimer l'une de ces lignes de suivi, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton situé à droite de la liste. Après confirmation, la ligne sélectionnée sera définitivement supprimée (vous pouvez également utiliser le bouton droit de la souris pour faire apparaître le pop-up menu)..

 

 

L'onglet Fournisseurs (raccourci-clavier : Ctrl-2)

Sur cette deuxième page sont regroupés tous les renseignements concernant les fournisseurs du produit en SAV :

Code fournisseur : si ce champ n'est pas déjà rempli automatiquement (soit après la saisie du champ Code produit soit parce que cette fiche SAV a été créée à partir d'une facture), vous pouvez y saisir le code ou les premières lettres du fournisseur du produit. Si Lemniscat en trouve plusieurs, il affichera une liste dans laquelle vous n'aurez plus qu'à sélectionner le fournisseur souhaité.

Code fournisseur SAV : idem le champ précédent si ce n'est que ce code correspond à la société qui prend en charge la réparation du produit (dans le cas où ce n'est pas le fournisseur habituel du produit qui le prend en charge).

Code BL SAV fournisseur : si votre envoi à la société qui prend en charge la réparation s'accompagne d'un bon de livraison fournisseur(ce qui devrait être le cas dans une bonne gestion...), vous pouvez indiquer ici le code de ce BL fournisseur. Si celui-ci n'existe pas, Lemniscat vous propose de le créer. Pour en savoir davantage sur le bon de livraison fournisseur, reportez-vous au chapitre La Fiche bon de livraison fournisseur de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

 

 

L'onglet Observations  (raccourci-clavier : Ctrl-3)

Cette troisième page de la fiche SAV est réservée à la prise de notes. 

Il s'agit d'une zone de texte illimité. A noter que ce champ bénéficie d'un pop-up menu contextuel (bouton droit de la souris) afin d'enrichir votre saisie. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les Zones de texte libre dans l'introduction de ce mode d'emploi.