Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

Le Tableau de bord  

 

 

Le Tableau de bord (TdeB) constitue la page d'accueil de votre application. Il réunit en quelques onglets la quasi-totalité des fonctions nécessaires à votre pratique quotidienne.

Chacun de ces onglets correspond à une page du Tableau de bord et offre des fonctions particulières que vous trouverez décrites dans les chapitres suivants. La présence et/ou l'absence de ces onglets sont assujettis aux autorisations délivrées par l'administrateur du programme (cf. le paragraphe L'onglet Onglets base du chapitre Profil utilisateur de ce mode d'emploi).

 

Parmi les onglets que l'administrateur du programme vous a autorisés, vous avez la possibilité de paramétrer l'affichage de ces onglets ; autrement dit, de cacher ceux dont vous ne vous servez que rarement, allégeant d'autant l'affichage du Tableau de bord (cf. ci-dessous le paragraphe Miscellanées).

 

 

  • Onglet Administration : Cette page regroupe commandes et fonctions nécessaires à la bonne administration du site.

  • Onglet Autres fichiers : sur cette page sont regroupés tous les fichiers auxiliaires : codes postaux, prénoms, analytiques produit, catégories, etc., à des fins de modifications, suppressions ou ajouts.

  • Onglet Caisse :  cette page permet de gérer les ventes au comptoir.

  • Onglet Client : au démarrage du programme, ce sont les clients dont au moins une commande a été cochée comme "A traiter" qui sont listés.

  • Onglet Courriers : sur cette page sont regroupées toutes les commandes qui concernent votre traitement de texte, qu'il s'agisse de créer des courriers ou des modèles de texte.

  • Onglet Douanes : cette page permet de gérer les fournisseurs et les produits selon leur provenance : hors ou dans l'union européenne. 

  • Onglet Emails : sur cette page, vous trouverez réunies toutes les commandes nécessaires à la gestion de vos boîtes emails. Vous pourrez également y créer des modèles d'emails (regroupés par ailleurs avec les modèles de texte des courriers).

  • Onglet Exports : Sur cette page vous pouvez :

    • paramétrer votre export vers votre site internet et procéder à cet export;
      paramétrer l'export des clients pour récupérer leurs données à des fins d'importation dans le logiciel Colissimo;
      idem mais pour une importation dans le logiciel Chronopost.

  • Onglet Extractions : cette page permet de procéder à des recherches fines sur les tables (fichiers) : avoir, bon de livraison, commande, devis, facture des clients et produits.

  • Onglet FTP : Lemniscat dispose d'une interface FTP (File Transfer Protocol) qui vous permet de gérer des dossiers distants (sur un cloud, par exemple). 

  • Onglet Fournisseur : au démarrage du programme, tous les fournisseurs son tlistés, classées par ordre alphabétique..

  • Onglet Location : cette page permet de gérer le stock des produits mis en location ainsi que les locations elles-mêmes.

  • Onglet Produit : au démarrage du programme, aucun produit n'apparaît dans la liste.

  • Onglet Règlements : sur cette page vous pouvez lettrer les factures avec leur(s) règlement(s) et créer des bordereaux de remises de chèques le cas échéant.

  • Onglet Statistiques : Cette page regroupe plusieurs fonctions statistiques et l'affichage d'un graphique correspondant. 

 

Par ailleurs, à chaque page du Tableau de bord, vous trouverez des éléments communs, décrits ci-dessous :

 

 

Le calendrier agenda  

A l'ouverture de l'application, le calendrier se place sur le mois en cours. Il affiche tous les jours du mois en présentant un certain nombre d'informations grâce à un code couleur : 

: en jaune, les jours fériés 

: en rose, la date du jour 

: de plus, un coin rouge apparaît dans l'angle supérieur droit du jour qui comporte une annotation (rendez-vous, tâche, appel téléphonique, etc.) 

En cliquant sur un quantième du mois à l'intérieur du calendrier, vous modifiez la date inscrite au sommet du calendrier :

Si cette journée comporte une annotation (au quel cas elle comporte un coin rouge en haut et à droite) s'ouvre à la droite du calendrier la liste des annotations du jour :

Vous pouvez également forcer l'ouverture de cette liste des annotations du jour en utilisant le bouton Flèche en bas et à droite du calendrier, bouton qui ouvre et referme alternativement cette liste.

Un double-clic sur l'une des lignes d'annotation entraîne son ouverture en pleine fiche. De la même façon, si vous double-cliquez sur un jour qui comporte une ou plusieurs annotations, celles-ci s'ouvriront en pleine fiche :

Pour en savoir davantage sur cette page Agenda, reportez-vous au chapitre La fiche Agenda de ce mode d'emploi.

Si vous ne souhaitez effacer qu'une seule annotation de la journée, cliquez avec le bouton droit sur la ligne sur vous souhaitez effacer définitivement :

Pour supprimer une annotation sélectionnée dans l'agenda d'une journée, utilisez le bouton droit de la souris pour faire apparaître un pop-up menu. Attention ! Cette manœuvre supprime définitivement l'annotation sélectionnée :

Pour effacer la totalité de l'agenda d'une journée, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle ligne de l'agenda et faire ainsi apparaître le pop-up menu. Choisissez l'article Effacer l'agenda du jour. Attention ! Cette manœuvre efface la totalité des annotations de cette journée !
Vous pouvez également utiliser ce clic droit pour modifier cette annotation en la faisant apparaître en pleine fiche (équivalent à un double clic sur la ligne d'annotation - cf. plus haut).

Enfin, si cette annotation d'agenda est liée à un client, un fournisseur, etc., vous pouvez, grâce à ce pop-up menu, afficher cette fiche dans une nouvelle fenêtre (dans notre exemple : Voir la fiche Client).

 

Toujours à l'aide du clic droit de la souris, vous pouvez créer une nouvelle fiche d'annotation :

De la même façon, vous pouvez créer une annotation pour une autre date que celle de l'agenda affiché en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le jour souhaité. Un pop-up menu apparaît :

Trois boutons placés au bas du calendrier vous permettent de circuler rapidement d'un mois à l'autre :

La flèche rouge affiche le calendrier du mois précédent

La flèche bleu affiche le calendrier du mois suivant

La flèche centrale affiche le mois en cours et sélectionne la date du jour

 

 

Consulter l'agenda des autres utilisateurs.

Si vous cliquez (avec le bouton gauche !) sur votre nom d'utilisateur situé au-dessus du calendrier, vous verrez apparaître la liste des utilisateurs du programme.

Si l'administrateur vous en a donné l'autorisation, dans votre Profil utilisateur, vous pouvez ainsi obtenir l'affichage de l'agenda de l'utilisateur sélectionné dans ce pop-up menu. Ainsi, en sélectionnant le nom d'un autre utilisateur du programme en réseau, le calendrier affiche-t-il toutes les annotations de cette autre utilisateur. De la même façon, le semainier correspondra à l'utilisateur sélectionné.

 

 

 

 

 

 

Cet agenda propose également un semainier qui vous permet, d'un seul coup d'œil, de lire toutes les annotations de l'agenda de la semaine. Pour accéder à ce semainier, cliquez sur les jours de la semaine mentionnés au sommet du calendrier :

S'ouvre alors la fenêtre du semainier :

Ce semainier présente la particularité d'être une palette flottante. Autrement dit, quoi que vous fassiez, il restera au premier plan jusqu'à ce que vous ayez cliqué sur le bouton Terminé ou refermé la fenêtre Notez que vous pouvez à tout moment en réduire les dimensions en cliquant sur le bouton , en haut et à gauche de la fenêtre, qui permet alternativement d'agrandir ou de réduire cette palette du semainier.

Par ailleurs, les cinq boutons fléchés permettent de faire défiler les semaines en avant ou en arrière (flèches simples) ou les mois (flèches doubles).

 

Si vous double-cliquez sur une cellule du semainier et qu'une ou plusieurs annotations existent pour ce jour à cette heure, la ou les fiche(s) d'agenda correspondantes s'afficheront et la palette du semainier sera automatiquement réduite. Vous pourrez alors modifier cette (ou ces) annotation(s). Vous pouvez également utiliser le bouton droit de la souris pour sélectionner une cellule. Un menu apparaît alors :

L'article Voir correspond au double-clic sur la cellule et affiche l'annotation d'agenda correspondante. L'article Supprimer vous permet de détruire définitivement l'annotation d'agenda correspondante. Attention, cette suppression est irréversible ! L'article Annuler referme simplement le menu déroulant sans entraîner d'autres actions.

Si vous double-cliquez sur une cellule vide, Lemniscat estimera que vous souhaitez créer une nouvelle annotation et la créera automatiquement. De la même façon, vous pouvez utiliser le bouton droit de la souris pour sélectionner une cellule vide. Un menu apparaît alors :

L'article Créer permet alors de créer une nouvelle annotation d'agenda au jour et à l'heure sélectionnés. L'article Annuler referme simplement le menu déroulant sans entraîner d'autres actions.

Nota bene. Le semainier affiche l'agenda de l'utilisateur sélectionné dans le calendrier du Tableau de bord (version réseau uniquement).

 

 

 

 

 

Communiquer avec les autres utilisateurs  

Si vous utilisez Lemniscat en mode multiposte (version non gratuite), vous avez la possibilité d'envoyer des messages express à un autre utilisateur. Pour cela, cliquez avec le bouton droit de la souris sur  votre nom d'utilisateur juste au-dessus du calendrier :

Un pop-up menu apparaît avec la liste de tous les utilisateurs du programme.

Sélectionnez dans cette liste le nom du collaborateur auquel vous souhaitez adresser un message. Une fenêtre de saisie s'ouvre afin de vous permettre d'écrire votre message.

Dès que vous aurez cliqué sur le bouton OK pour valider votre saisie, le message sera envoyé à son destinataire. Qui verra s'afficher à l'écran, quelle que soit l'action qu'il mène sur Lemniscat, la fenêtre suivante :

Il pourra alors répondre à l'expéditeur du message ou tout simplement faire disparaître la fenêtre en cliquant sur le bouton OK.

Par ailleurs, l'administrateur a la possibilité de déconnecter à distance le poste d'un collaborateur. ATTENTION ! Cette manœuvre entraîne la fermeture immédiate, sans avertissement, du programme de l'utilisateur sélectionné.

Si vous avez cliqué sur le bouton Le déconnecter, une confirmation vous sera alors demandée.

A l'instant même où vous aurez cliqué sur le bouton Oui, Lemniscat du collaborateur sélectionné se fermera sans égard pour son éventuel saisie en cours.

 

 

 

 

 

 

Modifier la taille des caractères de la page  

Chaque page du Tableau de bord dispose d'un curseur de variation de la taille des caractères affichés. Ce curseur se situe en-dessous du calendrier :

En glissant ce curseur vers la droite, vous augmentez la taille des caractères de la page. A l'inverse, en le glissant vers la gauche, vous diminuez la taille des caractères. Ce variateur permet d'afficher les corps 8 - 9 - 10 - 11 - 12 - 14 - 18 - 24. Notez que ce réglage est propre à chaque utilisateur du programme et est conservé en mémoire d'une session de travail à l'autre.

 

 

 

 

 

Modifier l'affichage des onglets du Tableau de bord.

Parmi les onglets du Tableau de bord que vous a autorisés l'administrateur, certains ne vous sont peut-être pas utiles, en tout cas au quotidien. Vous pouvez donc de façon simple, et rapide, en décider l'affichage ou non en cliquant avec le bouton droit de la souris n'importe où sur la barre d'onglets. Un pop-up menu apparaît :

En sélectionnant l'un des articles de ce menu, vous décidez l'affichage (une coche apparaît) ou la dissimulation de l'onglet correspondant.

Nota bene. N'apparaissent dans cette liste que les onglets autorisés par l'administrateur. La coche ou la décoche d'élément dans ce menu n'interfère en rien avec les autorisations décidées par l'administrateur.

 

 

Modifier le thème à la volée.

Les thèmes permettent de modifier les couleurs et apparences du programme. Ils sont paramétrables dans votre profil utilisateur. Mais il est également possible d'en changer à la volée en cliquant sur n'importe quel zone libre du Tableau de bord avec le bouton droit. Apparaît alors un pop-up menu qui liste tous les thèmes fournis avec Lemniscat plus ceux que vous auriez éventuellement créée.

Cette modification ne vaut que pour votre session de travail et le thème reviendra à celui choisi dans votre profil utilisateur au prochain démarrage de Lemniscat.

Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe L'onglet Thème du chapitre Profil utilisateur.

Nota bene. Les thèmes que vous avez éventuellement créés ne sont accessibles que si vous avez activé la GED des préférences générales.

 

 

 

Sélectionner une autre enseigne.

Si vous avez créé plusieurs enseignes, vous pouvez passer d'une enseigne à l'autre en cliquant en haut et à gauche du Tableau de bord où apparaît le nom de l'enseigne en cours et en sélectionnant l'enseigne souhaitée :

Dès lors qu'une enseigne est sélectionnée dans cette liste, l'intégralité de Lemniscat comprend que vous travaillez sur cette enseigne. Par conséquent, toute nouvelle commande, facture, etc. appartiendra à cette enseigne.

Le choix Complet vous permet de sélectionner l'ensemble des données de toutes vos enseignes, ce qui peut être particulièrement utile pour visualiser des statistiques, des chiffres d'affaires, etc. Bien entendu, en mode Complet, vous ne pouvez pas créer de nouvelles commandes, factures, devis, etc. Pour ce faire, il faudra sélectionner une enseigne.

Nota bene. Seuls les membres des groupes Administration et Haut niveau ont accès à ce menu déroulant qui permet de changer d'enseigne à la volée