Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

L'onglet Administration du Tableau de bord  

 

 

Cette page du Tableau de bord est réservée à l'administrateur du programme. En effet, elle comporte un certain nombre d'outils de vérification et de mise à jour qui nécessitent une vraie connaissance de leur utilisation.

Par ailleurs, 9 boxes vous permettent d'obtenir en un clin d'œil l'état de votre activité.

 

Cette page bénéficie d'un menu spécifique  :

 

 

Les trois premiers articles (Préférences, Enseignes et Profil utilisateur) sont des raccourcis pour des procédures détaillées dans le chapitre Les Préférences générales de ce mode d'emploi.

 

 

 

 

:

 

Il suffit de cliquer sur l'une de ces boxes pour voir apparaître, en-dessous, la liste des éléments correspondants (ces listes sont détaillées plus bas).

Pour chacune de ces boxes, vous avez la possibilité de modifier la couleur du fond ainsi que la couleur du texte. Pour ce faire, cliquez sur la flèche situé en bas et à droite de chaque box. Un pop-up menu apparaît :

 

 

En sélectionnant Couleur texte ou Couleur fond, une fenêtre de sélection de couleurs apparaît :

 

 

Vous pouvez choisir l'une des couleurs proposées dans cette palette ou en définir une de votre choix. Pour cela, cliquez sur le bouton Définir les couleurs personnalisées. La palette s'agrandit alors :

 

 

Vous pouvez alors sélectionner la couleur de votre choix dans l'arc-en-ciel ou bien la définir grâce aux zones de saisie proposées.

 

Nota bene. Les couleurs de ces boxes (fond et texte) sont également modifiables dans votre profil utilisateur. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au chapitre Le profil Utilisateur de ce mode d'emploi.

 

L'emplacement de chacune de ces boxes se montre également modifiables par vos soins. Pour en changer l'ordre, sélectionnez la box que vous souhaitez déplacer en gardant la touche Alt de votre clavier enfoncée, puis sans lâcher le bouton, glissez-la jusqu'à la box dont vous souhaitez prendre la place. Relâchez le bouton de la souris : les deux boxes ont échangé leur place. A l'instar des couleurs, vous pouvez également modifier l'emplacement des boxes dans vos préférences. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au chapitre Le profil Utilisateur de ce mode d'emploi.

 

Chaque box permet d'afficher une liste correspondant à son intitulé. N'oubliez pas que la liste qui s'affiche en-dessous des boxes est entièrement paramétrable par vos soins (à l'exception de la box Dernières activités) puisqu'elle est le reflet du formatage TdeB de chaque table. Le cas échéant, reportez-vous au paragraphe Modifier la présentation des colonnes du chapitre Les Liste de ce mode d'emploi.

Chaque box présente des données spécifiques. En voici le détail :

 

Box Emails non lus :

Cette box ne comporte que trois articles dans le pop-up menu déclenché par un clic sur la flèche située en bas et à droite, qui permettent de modifier les couleurs du fond ou du texte (voir ci-dessus) : 

En cliquant sur cette box, tous les emails non lus apparaissent dans la liste :

 

La première colonne comporte le signe qui précise qu'il n'a pas été répondu à cet email.

Juste à-côté, le symbole indique que ce message n'a pas encore été lu. Si vous cliquez sur la ligne de cet email, le programme considérera cet email comme lu. Le symbole passera alors au vert : .

Nota bene. Vous pouvez forcer le statut d'un email à non lu en cliquant sur la ligne correspondante tout en maintenant enfoncée la touche Alt de votre clavier.

Un double-clic sur l'une de ces lignes fait apparaître l'email correspondant dans une nouvelle fenêtre. 

Vous pouvez également utiliser le clic droit de la souris pour faire apparaître un pop-up menu :

Pour connaître le détail d'une fiche Email, reportez-vous au chapitre Emails de ce mode d'emploi.

L'article Afficher la liste fait apparaître cet email en mode liste. Pour connaître le fonctionnement des listes, reportez-vous au  chapitre Les Listes de ce mode d'emploi. Pour obtenir la description des colonnes qui composent cette liste d'emails, reportez-vous au chapitre L'onglet Emails du tableau de bord de ce mode d'emploi.

 

 

 

Box Devis créés :

Cette box permet d'afficher la liste des devis créés le jour-même ou bien au cours de la semaine, du mois ou de l'année écoulés.

Un double-clic sur l'une de ces lignes fait apparaître le devis correspondant dans une nouvelle fenêtre. Notez cependant qu'un clic droit sur les colonnes Code collaborateur ou Nom collaborateur, vous permettra d'obtenir la fiche du collaborateur dans une nouvelle fenêtre. Idem pour les colonnes Code client ou Société qui feront apparaître dans une nouvelle fenêtre la fiche Client correspondante. .

Le même principe prévaut pour les boxes Commandes client, Factures client, Commandes fournisseur, Bons de réceptions fournisseur et Locations.

 

 

Box dernières activités :

 

Cette box permet d'afficher tous les devis, commandes et factures modifiés au cours d'une certaine période. Un double-clic sur l'une de ces lignes fait apparaître le devis, la commande ou la facture correspondant dans une nouvelle fenêtre. Notez bien que si vous utilisez le clic droit  sur les colonnes Code client ou Nom du client, Code fournisseur ou Fournisseur, c'est la fiche du client ou du fournisseur qui apparaîtra dans une nouvelle fenêtre.

 

Box graphique :

 

Cette box permet d'afficher un graphique qui trace les commandes (en bleu), les devis (en jaune) ou les factures (en violet) créés au cours de l'année sélectionnée dans le pop-up menu. Notez que différents types d'affichage sont possibles pour ce graphique (colonnes empilées, aires, secteurs...).

 

 

 

 

MAJ Cdes client : met à jour la valeur du champ En commande client des fiches Produit selon les commandes en cours.

MAJ Cdes fournisseur : idem mais pour le champ En commande fournisseur de la fiche Produit.

MAJ extension garantie : recalcule le prix de l'extension de garantie de chaque produit en tenant compte du taux paramétré dans les Préférences générales  selon la règle suivante : Prix de vente TTC*([Paramètres]Extension de garantie/100).

MAJ points fidélités : recalcule les points fidélité de chaque client en fonction des commandes, factures et avoirs.

MAJ prix composants : met à jour le prix d'achat de chaque composant en fonction de son dernier prix d'achat puis recalcule le prix d'achat des produits composés (uniquement pour les produits non bloqués).

MAJ stock produit : met à jour la valeur des champs Stock réel, Stock théorique et Valeur du stock de toutes les fiches Produit.

MAJ stats clients : met à jour, pour chaque client, les champs suivants : Date 1re facture, montant HT1re facture, Date dernière facture, CA HT année en cours, précédente et moins 2, le nombre de factures pour ces trois années, la référence du produit le plus cher acheté, l'origine de la 1re facture. Ces statistiques sont affichées dans la fiche Client  et sur le Tableau de bord (onglet Client): 

Cette mise à jour peut durer un certain temps (dépendant du nombre de clients enregistrés dans la base...) et bloquer temporairement un grand nombre de fiches. Il est donc préférable de lancer cette procédure lorsque aucun utilisateur n'est connecté (mode Serveur).

 

Saisie inventaire : permet de mettre à jour les stocks après inventaire. En sélectionnant cet article du menu, vous déclenchez l'ouverture d'une nouvelle fenêtre à l'écran.

Par défaut, aucun produit n'est listé. Un menu déroulant vous permet de procéder à votre recherche :

Une fois votre choix effectué dans ce menu, Lemniscat liste les produits en ajoutant une ligne supplémentaire par stock le cas échéant (si vous avez créé plusieurs sotcks). Dans cette liste, seule la colonne Quantité est saisissable. Cliquez dans la zone pour modifier le stock souhaité puis enfoncez la touche Tabulation de votre clavier pour passer à la ligne suivante.

Votre saisie n'est pas, pour l'instant, validée. Vous pouvez donc modifier et remodifier à votre aise ces quantités. En cas de besoin, un double-clic sur une ligne ouvre dans une nouvelle fenêtre la fiche Produit correspondante à des fins de visualisation (n'y modifiez pas les stocks, votre inventaire deviendrait faux !).

Vous pouvez également trier les colonnes comme bon vous semble en cliquant sur la têtière du champ à trier puis revenir au tri initial grâce au dernier article du menu déroulant décrit ci-dessus.

 

Il est également possible de sauvegarder sa saisie (toujours pas validée...) à l'aide du bouton Archiver. Il vous sera demandé un titre à ce document qui sera stocké sur le disque dur. Vous pourrez à tout moment le récupérer en cliquant sur le bouton Restituer qui listera tous les archivages contenus dans le dossier Exports de Lemniscat.

Si vous souhaitez supprimer l'un de ces archivages, vous pouvez le faire directement en supprimant le document dans le dossier Exports ou bien, en gardant la touche Majuscule enfoncée tout en sélectionnant l'archivage à supprimer. Après confirmation de votre part, celui-ci sera définitivement détruit (sans passer par la corbeille et... sans toucher 20 000 francs...).

Nota bene. En dépit de cette possibilité d'archivage de votre saisie, comprenez que si vous continuez à travailler sur la base de données et à en modifier les stocks, votre archivage n'en tiendra pas compte. L'archivage reflète l'état des stocks (éventuellement modifié par vous) à un moment M et ne tient pas compte des changements futurs dans les stocks. Donc, une fois votre inventaire saisi, ne tardez pas trop à le mettre à jour...

 

Mettre à jour : ce bouton transpose votre saisie dans les faits et met à jour les stocks des produits de façon définitive.

 

 

 

 

Intégrité commandes : recherche toutes les commandes dont le total hors taxe ne correspond pas à la somme des lignes de la commande puis affiche, dans une nouvelle fenêtre, les commandes "douteuses" trouvées à des fins de vérification manuelle.

Intégrité factures : idem mais, cette fois, pour les factures.

Vérification prix produits : vérifie qu'aucun produit n'a de prix d'achat HT supérieur à son prix de vente HT.

Intégrité produit maître : vérifie puis réaffecte les déclinaisons avec leur produit maître respectif..

Vérification photo : recherche puis présente en liste dans une nouvelle fenêtre tous les produits qui n'ont pas de photos stockées dans le dossier GED_Lemniscat.

Vérification enseigne : Lemniscat est multi-enseigne (il peut donc gérer, sur un même poste, plusieurs enseignes). Afin de vérifier la cohérence des données, notamment lors d'un passage en multi-enseigne, cette procédure passe en revue toutes les fiches de la base et vérifie leur appartenance réelle à une enseigne.

 

 

 

 

 

Assistant d'import

Import clients : Lemniscat vous donne la possibilité d'importer un fichier Clients externe. Il vous demande de sélectionner sur votre disque dur le fichier contenant ces données puis affiche un assistant d'importation. Cet assistant se présente de manière identique à celui d'exportation détaillé dans le chapitre Le formatage des exportations de ce mode d'emploi.

Pour faire simple, vos données sont présentées en colonnes et il suffit d'indiquer pour chacune de ces colonnes à quel champ elle appartient.

Import produits : idem ci-dessus mais pour la table (fichier) Produits.

Import fournisseurs : idem ci-dessus mais pour la table (fichier) Fournisseurs

Import Banques, CP-Villes, Codes douanes, Prénoms, Typages : idem pour chacune de ces tables (visibles dans l'onglet Autres fichiers du Tableau de bord.

 

Test URLs : teste le lien internet de chaque produit (non bloqué) afin d'en vérifier la validité. Les produits comportant un lien défectueux sont présentés dans une nouvelle fenêtre à des fins de vérification manuelle.

Préférences base : ouvre les préférences du "moteur" de Lemniscat avec, un point essentiel, celui de la sauvegarde automatique de vos données.

Au centre de la fenêtre, un menu déroulant qui vous permet de choisir votre type de sauvegarde :

  • Jamais : la fonction de sauvegarde périodique est inactivée.

  • Toutes les heures : programme une sauvegarde automatique par heure, à partir de la prochaine heure.

  • Tous les jours : programme une sauvegarde automatique par jour. Une zone de saisie vous permet d'indiquer l’heure à laquelle la sauvegarde doit être déclenchée.

  • Toutes les semaines : programme une sauvegarde automatique par semaine. Deux zones de saisie supplémentaires vous permettent d'indiquer le jour et l'heure de la sauvegarde.

  • Tous les mois : programme une sauvegarde automatique par mois. Deux zones de saisie supplémentaires vous permettent d'indiquer le jour du mois et l'heure de la sauvegarde.

  • Personnalisée : permet de configurer des sauvegardes périodiques sur-mesure. Lorsque vous sélectionnez cette, plusieurs zones de saisie supplémentaires apparaissent :

  • Toutes les N heure(s) : permet de programmer des sauvegardes sur une base horaire. Vous pouvez saisir une valeur comprise entre 1 et 24.

  • Tous les N jour(s) à N : permet de programmer des sauvegardes sur une base journalière. Saisissez par exemple 1 si vous souhaitez une sauvegarde quotidienne. Lorsque vous cochez cette option, vous devez indiquer l’heure à laquelle la sauvegarde doit être déclenchée.

  • Toutes les N semaine(s), jour à N : permet de programmer des sauvegardes sur une base hebdomadaire. Saisissez 1 si vous souhaitez une sauvegarde hebdomadaire. Lorsque vous cochez cette option, vous devez indiquer le ou les jour(s) de la semaine et l’heure à laquelle chaque sauvegarde doit être déclenchée. Vous pouvez cocher un ou plusieurs jour(s) de la semaine. Par exemple, vous pouvez utiliser cette option pour définir deux sauvegardes hebdomadaires : une le mercredi et une le vendredi.

  • Tous les N mois, N jour à N heure: permet de programmer des sauvegardes sur une base mensuelle. Saisissez 1 si vous souhaitez une sauvegarde mensuelle. Lorsque vous cochez cette option, vous devez indiquer le jour de chaque mois auquel la sauvegarde doit être déclenchée, ainsi que l’heure de déclenchement.

L’onglet Sauvegarde/Configuration des Propriétés de la base permet de désigner les fichiers à sauvegarder, l’emplacement des fichiers de sauvegarde et le fichier d’historique.

  • Fichier de données : fichier de données de la base. Lorsque cette option est cochée, le fichier d’historique courant de la base, s’il existe, est sauvegardé en même temps que les données.

  • Fichier de structure : fichier de structure de la base. Dans le cas de bases monoposte, cette option permet de sauvegarder le fichier .exe (ce qui n'a guère d'intérêt sauf pour les éventuels ajouts aux énumérations).

  • Fichier de structure utilisateur (facultatif) : fichier de structure utilisateur de la base, contenant les formulaires utilisateurs personnalisés (le cas échéant).

  • Fichiers joints : cette zone permet de désigner un ensemble de fichiers et/ou de dossiers à sauvegarder en même temps que la base. Ces fichiers peuvent être de tout type (documents ou modèles de texte, étiquettes, états, images, etc.).

  • Vous pouvez désigner soit des fichiers individuels, soit des dossiers dont le contenu sera intégralement sauvegardé. Chaque élément joint est listé avec son chemin d’accès complet dans la zone Fichiers joints.

  • Supprimer : retire de la liste des fichiers joints l’élément sélectionné.

  • Ajouter dossier... : affiche une boîte de dialogue permettant de sélectionner un dossier à joindre à la sauvegarde. En cas de restitution, le dossier sera récupéré avec sa structure interne. Vous pouvez désigner tout dossier ou volume connecté au poste, à l’exception du dossier contenant les fichiers de la base.

  • Ajouter fichier... : affiche une boîte de dialogue permettant de sélectionner un fichier à joindre à la sauvegarde. Il n'est pas possible de désigner un fichier de la base comme fichier joint.

  • Emplacement des fichiers de sauvegarde : cette zone permet de visualiser et de modifier l’emplacement dans lequel seront stockés les fichiers de sauvegarde ainsi que les fichiers de sauvegarde du fichier d’historique (le cas échéant).

    Pour visualiser l’emplacement des fichiers, cliquez dans la zone afin d’afficher leur chemin d’accès sous forme de pop up menu.

    Pour modifier l’emplacement auquel ces fichiers devront être enregistrés, cliquez sur le bouton [...] Une boîte de dialogue de sélection de dossier apparaît, vous permettant de désigner un dossier ou un volume devant accueillir les sauvegardes. Les zones Espace utilisé et Espace libre sont automatiquement mises à jour et indiquent l’espace disque disponible sur le volume du dossier sélectionné.

    Gestion du fichier d'historique : L’option Utiliser le fichier d’historique indique, lorsqu’elle est cochée, que la base exploite un fichier d’historique. Son chemin d’accès est précisé au-dessous de l’option. Lorsque cette option est cochée, il n’est pas possible d’ouvrir la base sans fichier d’historique. L’activation d’un nouveau fichier d’historique nécessite que les données de la base soient auparavant sauvegardées. Lorsque vous cochez cette option, au moment où vous validez la fenêtre des Propriétés de la base, une boîte de dialogue d’alerte vous informe qu’une sauvegarde est nécessaire

    Conserver uniquement les N derniers fichiers de sauvegarde : ce paramètre permet d’activer et de configurer le mécanisme de suppression des fichiers de sauvegarde les plus anciens, afin d’éviter tout risque de saturation du disque dur.

    Le principe de fonctionnement est le suivant : après avoir terminé la sauvegarde courante, Lemniscat efface l’archive la plus ancienne si celle-ci est localisée au même endroit que l’archive à sauvegarder et porte le même nom (vous pouvez, pour des raisons d’économie de place, demander que l’archive la plus ancienne soit effacée avant la sauvegarde).

    Si, par exemple, le nombre de jeux est fixé à 3, les trois premières sauvegardes créent successivement les archives MaBase-0001, MaBase-0002 et MaBase-0003. Lors de la quatrième sauvegarde, l’archive MaBase-0004 est créée alors que l’archive MaBase-0001 est supprimée. Par défaut, le mécanisme de suppression des jeux est activé et Lemniscat conserve 3 jeux de sauvegarde.

    Pour ne pas activer le mécanisme, désélectionnez l’option.

    Nota bene. Ce paramètre concerne à la fois les jeux de sauvegarde de la base et les jeux de sauvegarde de l’historique.

    Sauvegarder uniquement si le fichier de données a été modifié : lorsque cette option est cochée, Lemniscat déclenche les sauvegardes périodiques uniquement si des données ont été ajoutées, modifiées ou supprimées dans la base depuis la dernière sauvegarde. Dans le cas contraire, la sauvegarde prévue est annulée et reportée à l’échéance suivante.

    Nota bene. Ce paramètre concerne à la fois les sauvegardes de la base et les sauvegardes de l’historique.

    Effacer la sauvegarde la plus ancienne avant sauvegarde / après sauvegarde : cette option n’est utilisée que si l’option Conserver uniquement les N derniers fichiers de sauvegarde est cochée. Elle vous permet de spécifier si Lemniscat doit commencer par effacer l’archive la plus ancienne avant d’effectuer une sauvegarde (option Avant) ou si l’effacement doit être effectué après la sauvegarde (option Après). Pour que ce mécanisme fonctionne, l’archive la plus ancienne ne doit pas avoir été renommée ou déplacée.

    Si la sauvegarde échoue : cette option permet de définir le mécanisme de prise en charge des échecs des sauvegardes (sauvegarde impossible). Lorsqu’une sauvegarde est impossible, Lemniscat permet d’effectuer une nouvelle tentative.

    Nota bene. Lemniscat considère qu’une sauvegarde a échoué si la base n’était pas en fonctionnement au moment théorique de la sauvegarde automatique périodique.

    Réessayer à la nouvelle date et heure programmée : cette option n’a de sens que dans le cadre de sauvegardes automatiques périodiques. Elle revient à annuler la sauvegarde ayant échoué.

    Réessayer dans N seconde(s), minute(s) ou heure(s) : lorsque cette option est cochée, une nouvelle tentative de sauvegarde est effectuée à l’issue du délai défini. Ce mécanisme permet d’anticiper certaines circonstances bloquant la sauvegarde. Vous pouvez fixer un délai en secondes, minutes ou heures à l’aide du menu correspondant. Si la nouvelle tentative échoue également, une erreur est générée et l’échec est inscrit dans les zones de statut de la dernière sauvegarde et dans le Journal des sauvegardes.

    Annuler l’opération au bout de N tentatives : ce paramètre permet de définir le nombre de fois que le module de sauvegarde réessaiera de lancer la sauvegarde en cas d’échec. Si, à l’issue du nombre d’essais défini, la sauvegarde n’a pas pu être effectuée, elle est annulée et une erreur est signalée :Le nombre maximal de tentatives de sauvegarde est atteint, la sauvegarde automatique est temporairement désactivée. Dans ce cas, aucune nouvelle sauvegarde automatique ne sera lancée tant que l’application n’aura pas été redémarrée ou qu’une sauvegarde manuelle n’aura été effectuée avec succès. Ce paramètre est utile notamment pour éviter qu’en cas d’impossibilité prolongée de la sauvegarde (nécessitant une intervention humaine), l’application n’effectue inutilement de nombreuses tentatives au détriment de ses performances.

 

Archives

Cette zone permet de définir les options de génération des archives. Ces options s’appliquent aux fichiers de sauvegarde principaux et aux fichiers de sauvegarde de l’historique.

  • Taille du segment (Mo) : Lemniscat vous permet de segmenter les archives, c’est-à-dire de les découper en morceaux de taille fixe. Ce fonctionnement permet par exemple de stocker une sauvegarde sur plusieurs volumes (DVD, Clefs USB, etc.). Au moment de la restitution, Lemniscat fusionnera automatiquement les segments. Chaque segment est appelé MaBase[xxxx-yyyy].4BK, où xxxx représente le numéro de la sauvegarde et yyyy celui du segment. Par exemple, les trois segments de la sixième sauvegarde de la base MaBase seront appelés MaBase[0006-0001].4BK, MaBase[0006-0002].4BK et MaBase[0006-0003].4BK. Le menu Taille du segment est une combo box permettant de définir la taille en Mo de chaque segment de sauvegarde. Vous pouvez choisir une des tailles prédéfinies ou saisir une taille spécifique entre 0 et 2048. Si vous passez 0, aucune segmentation n’est effectuée (équivaut à la valeur Aucune).

  • Taux de compression : par défaut, les sauvegardes sont compressées . Ce principe permet d’économiser de la place sur le disque. En contrepartie, la phase de compression des fichiers peut ralentir sensiblement les sauvegardes dans le cas de la manipulation de gros volumes de données. L’option Taux de compression vous permet d’ajuster la compression :

    • Aucun : aucune compression n’est appliquée. La sauvegarde peut être sensiblement plus rapide mais les fichiers d’archives sont plus volumineux sur le disque.

    • Normal (par défaut) : cette option constitue un compromis vitesse de sauvegarde/taille des archives.

    • Elevé : le taux de compression maximal est appliqué aux archives. Les fichiers d’archives prennent le moins de place possible sur le disque mais la sauvegarde peut être sensiblement ralentie.

  • Taux d’entrelacement et Taux de redondance : Lemniscat peut générer des archives à l’aide d’algorithmes spécifiques, basés sur des mécanismes d’optimisation (entrelacement) et de sécurisation (redondance). Vous pouvez paramétrer ces mécanismes en fonction de vos besoins. Les menus associés à ces options vous permettent de choisir un taux Faible, Moyen, Elevé ou Aucun (défaut).

    • Taux d’entrelacement : l’entrelacement consiste à stocker les données dans des secteurs non contigus afin de limiter les risques en cas d’endommagement des secteurs. Plus le taux est élevé, plus la sécurité est élevée ; en contrepartie, le traitement des données consomme davantage de mémoire.

    • Taux de redondance : la redondance permet de sécuriser les données présentes dans un fichier en répétant plusieurs fois les mêmes informations. Plus le taux est élevé, plus le fichier est sécurisé, mais plus le stockage est lent et la taille du fichier importante.

 

Restitution automatique

Vous pouvez paramétrer des mécanismes automatiques à mettre en oeuvre lors de l'ouverture d'une base de données ayant été endommagée.

  • Restituer la dernière sauvegarde si la base est endommagée : lorsque cette option est cochée, Lemniscat déclenche automatiquement la restitution du fichier de données de la dernière sauvegarde valide de la base s’il détecte une anomalie (fichier corrompu par exemple) lors du lancement de la base. Aucune intervention de l’utilisateur n’est requise ; l’opération est cependant consignée dans le Journal des sauvegardes.  

  • Nota bene. En cas de restitution automatique, seul le fichier de données est restitué. Si vous souhaitez récupérer les fichiers joints ou le fichier de structure, vous devez effectuer une restitution manuelle.

  • Intégrer le dernier historique si la base est incomplète : lorsque cette option est cochée, Lemniscat intègre automatiquement l’historique lors de l’ouverture ou de la restitution de la base de données.

  • Lors de l’ouverture de la base, l’historique courant est automatiquement intégré si Lemniscat détecte que des opérations stockées dans l’historique ne sont pas présentes dans les données. Cette situation se produit par exemple lorsqu’une panne de courant a lieu alors que des opérations non encore écrites sur le disque se trouvaient dans le cache de données.

  • Lors de la restitution de la base, si le fichier d’historique courant ou un fichier de sauvegarde d’historique ayant le même numéro que le fichier de sauvegarde est stocké dans le même dossier, Lemniscat examine son contenu. S’il contient des opérations non présentes dans le fichier de données, Lemniscat l’intègre automatiquement.

  • Aucune boîte de dialogue n’est présentée à l’utilisateur, l’opération est entièrement automatique. Le but est de faciliter au maximum la remise en route de l’exploitation. L’opération est consignée dans le Journal des sauvegardes.

Centre de sécurité.

Ce centre de sécurité et de maintenance (CSM) rassemble tous les outils nécessaires au contrôle, à l’analyse, à la maintenance, à la sauvegarde et au compactage des fichiers de votre programme.

Nota bene. Ce CSM n'est opérationnel que si vous êtes en version monoposte. Dans le cas d'une installation en réseau, il se montre disponible sur le poste serveur.

 

  • La page Informations.

L’onglet Programme affiche le nom, la version et l’emplacement du programme

 

L’onglet Table liste toutes les tables de la base (y compris les tables invisibles) ainsi que leurs caractéristiques : pour chaque table, numéro et nom ainsi que le nombre total d’enregistrements, de champs et d’index.

Les onglets Données et Structure fournissent des informations sur le remplissage et l’occupation des fichiers de données et de structure de la base. Des fichiers trop fragmentés réduisent les performances du disque dur et donc de la base. Si le taux d’occupation est trop faible, Lemniscat vous le signale par une icône d’avertissement (qui apparaît dans le bouton Informations et dans l’onglet du type de fichier correspondant) et indique qu’un compactage est requis.

  • La page Analyse d'activités : cette page permet de visualiser le contenu du fichier d’historique courant. Cette fonction est utile pour analyser l’utilisation d’une base de données ou détecter la ou les opération(s) à l’origine d’erreurs ou de dysfonctionnements. Dans le cadre d’une base de données exploitée en client-serveur, elle permet de vérifier les opérations effectuées par chaque poste client.

  • La page Vérification :  elle permet de vérifier l’intégrité des données et de la structure. La vérification peut porter sur les enregistrements et/ou les index ainsi que sur les objets du développement (méthodes, formulaires...).

  • La page Sauvegarde :  permet de visualiser les paramètres de sauvegarde de la base et de lancer une sauvegarde manuelle.

  • La page Compactage : permet d’accéder aux fonctions de compactage du fichier de données et de structure.

    Le compactage d'un fichier répond à deux types de besoins :

    • Réduction de taille et optimisation des fichiers : les fichiers peuvent comporter des emplacements inutilisés (des “trous”). En effet, lorsque vous supprimez des enregistrements, l’emplacement qu’ils occupaient précédemment dans le fichier devient vacant. Lemniscat réutilise ces emplacements vides lorsque c’est possible, mais la taille des données étant variable, les suppressions ou modifications successives génèrent inévitablement des espaces inutilisables pour Lemniscat.

    • Le rapport entre la taille du fichier de données et l’espace réellement utilisé pour les données est le taux d’occupation des données. Un taux trop faible peut entraîner, outre un gaspillage de place, une dégradation des performances de la base. La fonction de compactage permet de réorganiser et d’optimiser le stockage des données afin de faire disparaître les “trous”.

    • Les zones Informations résument les données relatives à la fragmentation des fichiers et suggèrent les opérations à effectuer. Les onglets de la page Informations du CSM indiquent la fragmentation courante des fichiers de la base.

    • Réenregistrement intégral des données en appliquant le formatage courant défini dans le fichier de structure. Ce principe est utile lorsque les données d'une même table ont été stockées dans différents formats, par exemple après un changement dans la structure de la base.

    La page Retour arrière : permet d’accéder à la fonction de retour en arrière parmi les opérations effectuées dans le fichier de données. Elle s’apparente à une fonction d’annulation multiniveaux. Elle est utile notamment lorsqu’un enregistrement a été supprimé par erreur dans la base de données. Pour que cette fonction soit accessible, il est impératif que la base travaille avec un fichier d’historique. Pour effectuer un retour en arrière parmi les opérations, vous devez sélectionner la ligne située après laquelle toutes les opérations doivent être annulées. L’opération de la ligne sélectionnée sera la dernière conservée. Si par exemple vous souhaitez annuler une suppression, sélectionnez l’opération située juste avant la suppression. 

    Cliquez ensuite sur le bouton Revenir en arrière. Lemniscat vous demande de confirmer l’opération.

    Si vous cliquez sur OK, les données sont alors restituées dans l’état exact où elles se trouvaient au moment de l’action sélectionnée. Le menu situé en bas de la fenêtre vous permet de sélectionner le fichier d’historique à utiliser lorsque vous appliquez la fonction de retour en arrière à une base restituée. Dans ce cas, vous devez désigner le fichier d’historique correspondant à l’archive.

    Le principe mis en oeuvre pour la fonction de retour arrière est le suivant : lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Revenir en arrière, Lemniscat referme la base de données courante et restitue la dernière sauvegarde des données de la base. La base restituée est ensuite ouverte et Lemniscat intègre les opérations de l’historique jusqu’à l’opération sélectionnée. Si la base n’avait pas encore été sauvegardée, Lemniscat repart d’un fichier de données vierge.

    La page Restitution :  permet de restituer manuellement une archive de la base de données courante. Cette page propose plusieurs options permettant de contrôler la restitution des bases. La liste située dans la partie gauche de la fenêtre affiche les sauvegardes existantes de la base. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Parcourir... situé sous la zone afin d’ouvrir tout autre fichier d’archive provenant d’un autre emplacement. Il est alors ajouté à la liste des archives.

    Lorsque vous sélectionnez une sauvegarde dans cette liste, la partie droite de la fenêtre affiche les informations relatives à cette sauvegarde.

    La page Réparation : permet de réparer le fichier de données ou le fichier de structure lorsqu’il a été endommagé. Généralement, vous n’utiliserez ces fonctions qu’à la demande des techniciens d’Lemniscat, lorsque des anomalies auront été détectées à l’ouverture de la base ou à la suite d’une vérification

     

Pour en savoir plus sur ce centre de sécurité et de maintenance, consultez l'aide en ligne de 4D.