Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

L'onglet Emails du Tableau de bord  

 

 

 

L'onglet Email  du Tableau de bord regroupe la gestion des emails et des modèles de textes. Vous pouvez y ajouter, modifier ou supprimer autant d'éléments que vous le souhaitez. Pour en savoir davantage sur les courriers, reportez-vous au chapitre La Fiche Email de ce mode d'emploi.

Emails et modèles présentent un tronc commun d'utilisation décrit ci-dessous. Mais présentent néanmoins quelques spécificités détaillées dans les paragraphes suivants :

Emails et modèles de texte bénéficient des commandes du menu Sélection pour créer, afficher, rechercher des fiches. Pour en connaître le fonctionnement, reportez-vous au chapitre Le menu Sélection de ce mode d'emploi.

 

Nota bene. Le menu contextuel, accessible grâce au bouton droit de la souris, présente des commandes propres à chaque fichier (Email ou Modèle de texte) auxquelles il ajoute les articles du menu Sélection.

 

Chaque colonne peut servi de base à un tri croissant ou décroissant en cliquant sur sa têtière.

Vous pouvez également intervertir momentanément deux colonnes en glissant le têtière source sur la têtière destinataire.

Le bouton lance une requête vers la boîte email paramétrée dans les préférences générales afin d'en relever les emails.

Le bouton lance une requête vers la boîte email de commande paramétrée dans les préférences générales afin d'en relever les emails.

 

Cette page Emails bénéficie d'un menu spécifique qui affiche un certain nombre de commandes qui vous permettent de créer des fiches, d'en rechercher, etc.

  • Recevoir ses emails : commande strictement identique à l'usage du bouton . Lance une requête vers l'une des boîtes aux lettres (BAL) créées dans les préférences générales du programme.

  • Liste emails : affiche dans une fenêtre indépendante la liste des emails. Pour en savoir davantage sur les listes, reportez-vous au chapitre Le menu Listes de ce mode d'emploi.

  • Créer emails : crée et affiche une nouvelle fiche Email en pleine page (équivalent au raccourci-clavier Ctrl-n). Pour en savoir davantage sur cette fiche Email, reportez-vous au chapitre La fiche Email de ce mode d'emploi.

  • Associer à : affecte la ou les fiche(s) sélectionnée(s) à un dossier (y compris ceux que vous auriez pu créer).

  • Chercher emails : permet une recherche simple dans la table (fichier) des emails. Cf. le chapitre Les recherches de ce mode d'emploi.

  • Rechercher emails : permet une recherche multicritère dans la totalité du fichier Email. Pour en savoir davantage sur les recherches multicritères, reportez-vous au chapitre Les recherches de ce mode d'emploi.

Nota bene. Chaque utilisateur ne peut voir que ses propres emails. Seul l'administrateur peut afficher tous les emails.

A la gauche de cette page Emails, une liste hiérarchique présente les dossiers auxquels sont éventuellement liés les emails et vous permet des recherches rapides :

Pour chacun de ces dossiers de cette liste hiérarchique, Lemniscat recherche tous les emails qui sont liés au dossier sélectionné.

Vous pouvez créer autant de dossiers supplémentaires que vous le souhaitez (cf. le chapitre La fiche Emails de ce mode d'emploi).

Nota bene. Si vous souhaitez modifier le nom d'un dossier que vous avez préalablement créé ou le supprimer, cliquez sur son intitulé avec le bouton droit de la souris afin de faire apparaître un pop-up menu.

  Cette liste affiche tous les emails correspondant à l'utilisateur (sauf pour l'administrateur qui peut voir tous les emails).

A la gauche de cette liste, deux colonnes :

Le rectangle rouge vous indique que l'email n'a pas été lu. Il passe au vert dès que vous aurez cliqué sur la ligne.

Nota bene. Vous pouvez forcer le passage au statut non lu, et faire repasser le rectangle au rouge, en cliquant sur la ligne tout en gardant enfoncée la touche Alt de votre clavier..

 

A l'extrême gauche, plusieurs icônes vous précisent le type de l'email :

: cet email a été supprimé mais pas définitivement. Pour cela, vous devez aller dans le dossier Supprimé puis le sélectionner et le supprimer à nouveau.

: il s'agit d'un accusé de réception que vous auriez envoyé en réponse à un email reçu.

: email reçu et auquel vous avez répondu

: email reçu auquel il n'a pas été répondu

: email envoyé

: brouillon (email en cours de rédaction et non envoyé)

: commande internet parvenue via email

 

 

 

 

Double-clic sur une ligne : ouvre en pleine page la fiche Email correspondante. 

Menu contextuel :

Voir la fiche ouvre en pleine page la fiche Email correspondante. (Si vous avez cliqué sur le nom d'un client, d'un fournisseur..., Voir la fiche permet d'ouvrir la fiche de ce client, fournisseur, et non celle de l'email.)

Afficher la liste ouvre dans une fenêtre indépendante la liste des emails.

Si le clic contextuel est effectué sur le nom du destinataire (ou sur son code), le pop-up menu s'enrichit des commandes suivante :

Courrier ouvre en pleine page un nouveau courrier avec les coordonnées du destinataire sélectionné (si une adresse est notée dans sa fiche).

Email ouvre en pleine page un nouvel email avec les coordonnées du destinataire sélectionné (si une adresse email est notée dans sa fiche).

 

Accuser réception : s'il s'agit d'un email reçu, cet article crée automatiquement l'accusé de réception tel que défini dans les modèles de texte,  àet vous présente la fiche Email correspondante dans une nouvelle fenêtre 

Répondre : ouvre une copie de l'email reçu afin de pouvoir y répondre.

Transférer : copie l'intégralité de l'email reçu (y compris les pièces jointes) afin de le transférer au destinataire de votre choix.

Traiter commande : s'il s'agit d'une commande VPC de votre site internet, cet article la traite automatiquement selon vos paramétrages (cf. le chapitre La capture de commandes dans les Préférences générales).

 

Restaurer : si vous avez sélectionné dans la listeun email préalablement supprimé (avec l'icône ), vous pouvez le "désupprimer" en choisissant cet article du menu contextuel. Ce qui le ramènera à sa place initiale : reçu, envoyé, etc..

Cette liste d'emails bénéficie par ailleurs des commandes du menu Sélection pour créer, afficher, rechercher des fiches. Pour en connaître le fonctionnement, reportez-vous au chapitre Le menu Sélection de ce mode d'emploi.

Nota bene. Le menu contextuel, accessible grâce au bouton droit de la souris, ajoute à ses commandes propres celles du menu Sélection.

 

Si l'email affiché comporte des pièces jointes, leur liste s'affichera à gauche de l'écran. Un simple clic sur l'intitulé de l'une de ces pièces jointes l'affiche dans la zone de l'email (dans la mesure où vous disposez, dans votre machine, de l'application capable d'ouvrir un tel document (Word, Excel, Acrobat reader, etc.). Un nouveau clic sur cet intitulé d'email rebascule l'affichage sur le texte de l'email.

 

 

 

 

La zone de recherche  

Comme la plupart des pages du Tableau de bord, la liste des emails comporte une zone de recherche. Vous n'êtes pas obligé de saisir la totalité du titre de l'email ou du code ou du nom du client que vous recherchez. Lemniscat place systématiquement un caractère joker à la fin qui permet une recherche sur les fiches commençant par ce que vous avez saisi.

Cette zone de saisie se double d'un menu déroulant qui comporte plusieurs périmètres de recherche et auxquels on accède en cliquant sur l'intitulé situé à sa gauche.

Pour chacun de ces articles, Lemniscat effectue une recherche ciblée :

  • Chercher dans sélection : si une liste d'emails est déjà affichée, vous pouvez procéder à une recherche à l'intérieur de cette liste.
  • Titre - Nom - Contenu : recherche tous les emails dont le titre, le nom ou le code du destinataire ou encore un mot à l'intérieur du corps de l'email correspond à votre saisie. 
  • Clients : recherche tous les emails adressés à des clients (ou qui sont liés à un client)
  • Collaborateurs, Contacts, Fournisseurs : idem ci-dessus pour chacune des tables (fichiers) concernées.
  •  
  • Si vous saisissez une date selon le format JJ/MM/AA, la recherche aboutira à la sélection des tous les emails dont la date d'envoi et/ou la date de réception correspondent à ce jour.
  • Modèles de courrier : affiche la liste de tous les modèles puis autorise une recherche par titre, groupe, ou contenu. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous au paragraphe Les modèles de texte ci-dessous.

 

Comme pour toutes les recherches simples, Lemniscat ajoute un joker à la fin de votre saisie. Ainsi, si vous saisissez Mart, Lemniscat estime que vous recherchez tous les clients dont le nom commence par Mart. Pour en savoir plus sur les recherches, reportez-vous au chapitre Recherches de ce mode d'emploi.

Nota bene. La recherche ne se déclenche qu'à partir du deuxième caractère saisi dans la zone de recherche.

A mesure de votre saisie dans la zone de recherche, Lemniscat affiche les emails qui y correspondent. Il suffit alors de cliquer sur l'un des noms de la liste pour voir apparaître, sous la liste, une représentation de l'email sélectionné.

 

 

 

 

 

 

Cette liste affiche tous les modèles de texte créés dans la base (pour rappel : les emails et les courriers partagent les mêmes modèles de texte)..

Zone de recherche : recherche tous les modèles dont le titre, le groupe ou un mot à l'intérieur du corps du texte correspond à votre saisie.  

Nota bene. La saisie du joker @ seul entraîne l'affichage de tous les modèles de texte.

Comme pour toutes les recherches simples, Lemniscat ajoute un joker à la fin de votre saisie. Ainsi, si vous saisissez Assu, Lemniscat estime que vous recherchez tous les modèles dont le titre commence par Assu. Pour en savoir plus sur les recherches, reportez-vous au chapitre Recherches de ce mode d'emploi.

Nota bene. La recherche se déclenche dès le premier caractère saisi dans la zone.

A mesure de votre saisie dans la zone de recherche, Lemniscat affiche les modèles de textes qui y correspondent. Il suffit alors de cliquer sur l'un des noms de la liste pour voir apparaître, sous la liste, une représentation du modèle de texte sélectionné.

Double-clic sur une ligne : ouvre en pleine page la fiche Modèle de texte correspondante. 

Menu contextuel :

Voir la fiche ouvre en pleine page la fiche Modèle de texte correspondante.

Modifier le champ permet de modifier le titre ou le groupe du modèle sélectionné. Attention : le choix Annuler dans la demande de saisie qui s'ouvre à l'écran entraîne l'effacement du groupe précédemment saisi pour ce modèle.

Cette liste de modèles bénéficie par ailleurs des commandes du menu Sélection pour créer, afficher, rechercher des fiches. Pour en connaître le fonctionnement, reportez-vous au chapitre Le menu Sélection de ce mode d'emploi.

Nota bene. Le menu contextuel, accessible grâce au bouton droit de la souris, ajoute à ses commandes propres celles du menu Sélection.