Version 3.5

Lemniscat - La gestion facile des PME

 


 

 

Les emails  

 

 

 

Lemniscat dispose d'un programme complet de gestion de vos emails. Vous pouvez y recevoir les emails d'un nombre illimité de boîtes aux lettres pourvu que vous en ayez effectué le paramétrage dans les préférences générales de Lemniscat.

 

 

Pour connaître la procédure de relevé des emails, reportez-vous au chapitre L'onglet Emails du Tableau de bord de ce mode d'emploi. Vous pouvez également sélectionner l'article Recevoir ses emails dans le menu Emails qui s'est ajouté à la barre de menu du Tableau de Bord.

 

 

 

 

 

 

 

Pour créer un email, vous devez vous placer sur L'onglet Emails du Tableau de bord.

Dans le menu Sélection, sélectionnez l'article Créer un email (vous pouvez également utiliser le menu contextuel avec le bouton droit de la souris) : 

Vous pouvez également utiliser le menu Emails qui s'est ajouté à la barre de menus :

Une fiche Email vierge s'ouvre en pleine page, qui se compose d'un certain nombre de champs détaillés ci-dessous.

 

Les champs de la fiche Email.

Choisir une BAL : ce premier champ dindique l'adresse email de la boîte email (que vous avez créée dans les préférences générales du programme) qui sera utilisée pour l'envoi de l'email. Par défaut, Lemniscat sélectionne la première boîte aux lettres emails que vous avez paramétrée dans les préférences générales. Si vous souhaitez en choisir une autre, cliquez sur ce champ Choisir une BAL.

Par ailleurs, si vous avez déterminé un modèle-type pour cette boîte email, il s'affichera automatiquement dans la zone de texte.

Destinataire/Adresse email  : si vous envoyez cet email à une personne référencée dans Lemniscat (client, fournisseur, collaborateur, contact), saisissez ici les premières lettres de son nom ou son code ou son adresse email. Au fur et à mesure de votre saisie, Lemniscat procédera à une recherche successivement dans les tables ( fichiers) Clients - Fournisseur - Collaborateur - Contact . Si la personne que vous cherchez se trouve dans la liste, cliquez sur son nom (vous pouvez également circuler dans cette liste avec les touches Flèches du clavier puis valider votre choix en enfonçant la touche Retour chariot ou Entrée. Attention ! Cette recherche ne s'effectue que pour les destinataires possédant effectivement une adresse email notée dans leur fiche.

Cela dit, rien ne vous interdit de noter n'importe quelle adresse email dans cette zone même si elle n'appartient pas à quelqu'un référencé dans la base de données.

Copie à : vous avez la possibilité d'envoyer une copie de votre message en notant une autre adresse email dans ce champ.

Email lié : afin d'ordonner votre boîte aux lettres, il est loisible de systématiquement lier un email à un client, à un fournisseur, à une commande, à un devis, etc. Ainsi, sur le Tableau de bord, quand vous sélectionnerez l'un de ces fichiers dans la recherche des emails, ceux-ci seront naturellement regroupés en dossiers. Pour lier un email, sélectionnez dans le menu déroulant le fichier auquel appartient l'email :

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Si vous avez sélectionné Commande, Devis, etc. , vous pouvez saisir le nom du client de cette commande, de ce devis ou bien le code de la commande ou du devis par exemple. Si le client saisi possède plusieurs commandes (ou devis...), le programme vous proposera une liste de commandes (ou de devis...) dans laquelle vous pourrez sélectionner celui de votre choix.

Si vous n'indiquez rien dans cette zone de saisie, l'email n'en sera pas moins rangé dans le dossier choisi (client, commande, devis, fournisseur, etc.).

Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez l'article correspondant dans le pop-up menu. Lemniscat vous demande alors de donner un nom à ce nouveau dossier.

Pour effacer un dossier créé par vous, sélectionnez-le dans la liste tout en gardant la touche Majuscule de votre clavier enfoncée. Après confirmation de votre part, le dossier sera effacé et tous les courriers appartenant à ce dossier en seront automatiquement déliés.

Si vous souhaitez modifier le nom d'un dossier préalablement créé, vous pourrez le faire au niveau du Tableau de bord en cliquant du bouton droit sur son intitulé (cf. le chapitre L'onglet Emails du Tableau de bord de ce mode d'emploi).

Il ne vous reste plus qu'à utiliser le traitement de texte intégré pour rédiger votre email en vous aidant, au besoin, des modèles de texte préalablement créés. Pour en savoir davantage sur la création de modèles, reportez-vous au chapitre les Modèles de texte dans ce mode d'emploi. 

 

En bas et à gauche de la fiche, un certain nombre de cases à cocher apparaît selon le cas :

Accuser réception : voir ci-dessous Le bouton Traitement.

Supprimé : contrairement à toutes les autres fiches de la base de données, les emails vous laissent une deuxième chance en cas de suppression. En effet, quand vous supprimez un email, il est dans un premier temps transféré dans le dossier Supprimé. Il ne sera donc définitivement effacé que si vous ouvrez le dossier Supprimé et que vous effacez à nouveau le ou les emails. Cette boîte à cocher n'en reste pas moins cochable par vous pour un résultat identique à une suppression réalisée sur le Tableau de bord par exemple (autrement dit, cet email sera rangé dans le dossier Supprimé).

Commande : si cet email provient de votre boîte email Commande (si vous utilisez la gestion d'une vente par correspondance !), cette case sera cochée afin de vous indiquer qu'il s'agit bien d'une commande client et non d'un email auquel il faudrait, le cas échéant, répondre. Cette case reste néanmoins modifiable par vos soins, vous permettant  de déclarer une commande comme ne l'étant pas et inversement. La coche de cette case n'entraîne qu'un seul événement : la possibilité de traiter l'email comme une commande (cf. ci-dessous le paragraphe La boîte email Commande).

Envoyé : si c'est vous qui avez envoyé cet email, cette case est cochée. Cette boîte à cocher n'est donc pas modifiable par vos soins, elle est gérée par Lemniscat.

Reçu : idem ci-dessus si ce n'est qu'il s'agit d'un email reçu et non envoyé.

Lu : cette case est librement cochable par vos soins. A noter cependant que tout email est considéré comme lu à partir du moment où vous l'avez sélectionné dans la liste affichée sur le Tableau de bord. Mais rien ne vous interdit de la cocher ou de la décocher à votre gré. Pour en savoir davantage à cet égard, reportez-vous au chapitre L'Onglet Emails du Tableau de bord de ce mode d'emploi.

Traité : cette case à cocher vous permet de noter que cet email a été traité. Il s'agit donc d'une boîte à cocher librement saisissable.

 

 

 

 

 

 

Le bouton Traitement  

Au bas de cette fiche Email, à coté des boutons Annuler, OK et Supprimer, un bouton Traitement vous propose un pop-up menu si vous cliquez dessus :

Voir en TTX / Voir en HTML : quand vous recevez un email, Lemniscat le reçoit au format standard (HTML) mais également au format Texte, ce qui peut être utile quand l'email reçu a été mal codé par l'expéditeur, le rendant illisible au format HTML. Ces deux articles vous permettent donc de passer d'un mode d'affichage à l'autre, à volonté.

Accuser réception : cet article du menu n'est accessible que pour les emails reçus, afin de vous permettre d'accuser rapidement la réception de l'email sans avoir à "vraiment répondre".: Si vous sélectionnez cet article, Lemniscat procédera à une copie de l'email reçu puis insérera le texte de l'accusé de réception que vous aurez créé dans les modèles-types et sélectionné dans les préférences générales.

Il suffit alors de cliquer sur le bouton Envoyer l'accusé de réception pour que celui-ci soit envoyé à l'expéditeur du message.

Attention ! Cet accusé de réception ne transforme pas l'email reçu en email répondu (envoyé). Il s'agit simplement d'un moyen d'accuser réception en vous réservant le moment d'y répondre ultérieurement.

Nota bene. Cette opération est totalement réversible. L'article Accuser réception s'étant transformé en Annuler accusé de réception, il vous suffit de sélectionner cet article  pour voir réapparaître votre email tel que vous l'avez reçu.

Répondre : cet article n'est accessible que pour les emails reçus (évidemment...). Il vous permet de répondre à l'email reçu en effectuant une copie de cet email originel dans votre réponse. Notez bien qu'en répondant à un email, vous ne conservez pas dans le nouvel email de réponse les éventuelles pièces jointes à l'email originel. Si vous souhaitez conserver les pièces jointes dans votre réponse, utilisez l'article Transférer décrit ci-dessous.

Transférer : cet article permet de copier l'email reçu (pièces jointes comprises) dans un nouvel email que vous pouvez dès lors envoyer au destinataire de votre choix. Cela implique donc que le nouvel email ne conservera pas les données de l'expéditeur originel telles qu'elles étaient notées dans l'email reçu.

 

 

 

 

 

 

A l'instar des courriers, les emails bénéficient des modèles de texte. Il suffit de sélectionner l'un de ces modèles dans le menu déroulant prévu à cet effet pour qu'une copie du modèle sélectionné s'inscrive dans la page.

Attention ! Contrairement à l'insertion d'un modèle dans un courrier, un insertion dans l'email n'efface pas le texte déjà présent dans l'email (le texte du modèle s'insérera à l'endroit du curseur). Si vous souhaitez que le texte du modèle remplace le texte existant dans l'email, sélectionnez au préalable le texte de votre email (ctrl-A) avant de sélectionner un modèle.

Notez que le premier rang de la liste correspond aux groupes de modèles que vous avez créés. Puis, pour chacun d'eux, un sous-menu liste les modèles correspondants.

En cas de besoin, sachez que vous avez la possibilité de modifier l'un de ces modèles sans quitter l'email que vous êtes en train de rédiger. Pour afficher un modèle à des fins de visualisation/modification, enfoncez la touche Ctrl de votre clavier avant de le sélectionner dans la liste. Le modèle s'affichera alors en pleine page. Si vous quittez ce modèle en cliquant sur le bouton OK, son texte s'insérera dans votre email. Si vous utilisez le bouton Annuler, cette insertion ne se fera pas.

 

 

 

 

 

 

Qu'il s'agisse de pièces jointes reçues avec un email ou de pièces jointes que vous souhaitez envoyer avec votre email, leur fonctionnement reste identique.

En cliquant sur l'intitulé Pièces jointes, un pop-up menu apparaît :

 Si vous sélectionnez cet unique article, Lemniscat ouvre une fenêtre d'ajout de document standard :

Sélectionnez le document que vous souhaitez joindre à votre email puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Le nom du document s'ajoute immédiatement à la liste des pièces jointes :

Un simple clic sur l'une des pièces jointes l'affiche dans la zone de l'email (dans la mesure où vous disposez, dans votre machine, de l'application capable d'ouvrir un tel document (Word, Excel, Acrobat reader, etc.). Un nouveau clic sur l'intitulé de cet email rebascule l'affichage sur le texte de l'email.

 

Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur  l'intitulé de ce document dans la liste, Lemniscat fera apparaître un pop-up menu :

Tracer : ouvre à l'écran le dossier qui contient cette pièce jointe.

Visualiser : affiche le contenu de la pièce jointe dans la page Email. Attention ! Le contenu du document ne peut être visualisé dans la page Email que dans le mesure où vous disposez du programme adéquat : Acrobat Reader pour un document PDF, Word pour un document Word, Excel pour un document Excel, etc. Faute de quoi, Lemniscat vous proposera de rechercher Lemniscat correspondant à ce document... en pure perte.

Désolidariser : après confirmation de votre part,  Lemniscat vous proposera de briser le lien entre votre email et cette pièce jointe.

Autrement dit, la pièce jointe ne sera plus liée à l'émail mais ne sera, en aucun cas, effacée du disque dur.

Nota bene. Vous avez la possibilité de solidariser en une seule manipulation toutes les pièces jointes d'un email en cliquant sur la première ligne de la liste des pièces jointes (pièces jointes écrit en gras), ce qui fera apparaître un pop-up menu : Désolidariser toutes les pièces jointes..

 

 

 

 

 

 

A l'intention des utilisateurs qui gèrent des ventes par correspondance, Lemniscat comporte tous les éléments nécessaires à cette VPC (ou VAD - vente à distance). Afin de pouvoir s'adapter à pratiquement tous les cas de figure, une deuxième boîte aux lettres (BAL) d'emails est spécifiquement prévue et gérée indépendamment de la ou des adresses emails que vous pouvez détenir par ailleurs.

Si vous avez créé une adresse email spécifique aux commandes VPC dans les préférences générales de Lemniscat, vous pourrez gérer ces commandes de façon différente d'un email standard. En effet, Lemniscat vous propose des outils de reconnaissances des commandes qui vous permettent de les gérer automatiquement (création automatique des fiches Client et Commande).

Cette adresse email de commande doit donc, impérativement, être différente de celles créées pour vos emails standard.

Nota bene. La boîte Email commande ne peut que recevoir des emails et non en envoyer. Lemniscat propose tous les automatismes nécessaires pour pouvoir répondre à une commande en utilisant l'une des boîtes email standard..

Pour connaître le principe de traitement automatisé des commandes VPC, reportez-vous au chapitre L'onglet Exports du Tableau de bord de ce mode d'emploi.